Главная Материалы

Авансовый отчет образец заполнения. Авансовый отчет: что можно принять к учету, образец заполнения, основные проводки. Ниже приводятся сведения о сотруднике

Бухгалтерский документ, подтверждающий расходование денежных средств, выдаваемых сотруднику авансом, значится как авансовый отчет – бланк, состоящий из двух сторон: лицевой и оборотной.

Форму бланка заполняет подотчетное лицо, прикрепив к отчету документы, подтверждающие расходы.

Бухгалтер, получив комплект документов, проверяет их и фиксирует в бланке авансового отчета в местах, отведенных для заполнения бухгалтерам.

Отчет следует подписать у руководителя, списать подотчетные суммы

В последующем отчет располагают в альбоме унифицированных форм, учитывая в качестве кассовых операций, приведенных к единой форме № АО-1.

Авансовые средства выдаются сотрудникам на предприятии, если планируются представительские или хозяйственные расходы.

Для выдачи определенной суммы денег требуется приказ руководителя о подотчетных лицах, где указан список лиц и причины для выдачи.

Подотчетное лицо – это сотрудники, которым полагается сумма для будущих расходов под отчет.

Есть определенные сроки, в которые лицо обязано составить авансовый отчет об израсходованных средствах.

Cоставление авансового отчета,примеры

Пишем авансовый отчет на примере отправления сотрудника в командировку.

Бухгалтерия и отдел кадров собирают и оформляют необходимые документы по командировке:

подтверждение направления сотрудника в командировку,
служебное задание.
С подотчетным лицом рекомендуется составить договор о материальной ответственности, если это утверждено в Учетной политике организации.

При предъявлении приказа и при наличии расходного кассового ордера, подотчетному лицу выдаются средства из кассы. При определенных растратах, сотрудник обязательно сохраняет подтверждающие документы.

После возвращения сотрудника из командировки, ему необходимо в этот же день составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию.

Бухгалтер, проверив отчет, переводит его в специальную программу и производит списание, подтверждает обоснованность растрат.

Если имеется неизрасходованная сумма, сотрудник вносит остаток средств в кассу, или, в обратном случае, средства могут быть перерасходованы, тогда подотчетному лицу делают возврат.

Читайте также Заявление на перерывы для кормления ребенка

При имеющихся недостачах с прошлого авансового отчета у сотрудника, следующий аванс запрещен к выдаче.

Сотрудник не имеет право передавать аванс другому лицу

Все документы должны быть оформлены в соответствии требованиям, установленным законодательством (Федеральный закон “О бухгалтерском учете”), чтобы избежать претензий налоговых органов, последующих штрафов.

Бланки авансового отчета заполняются только по унифицированной форме № АО-1, их можно скачать из официальных источников в интернете.

Инструкции по заполнению авансового отчета, примеры

Имеется несколько способов заполнения: с помощью специальных бухгалтерских программ или электронного файла в формате (Еxcel), который можно скачать из интернета. Одна часть оформляется подотчетным лицом, а другая – бухгалтером.

На первой странице формы отчета сотрудник обязан указать требуемые реквизиты:

наименование фирмы,
дату составления отчета,
должность и инициалы.

Цели, на которые были выданы средства, указываются в графе назначение аванса.

На оборотной стороне указывается весь список оправдательных документов. Необходимые колонки для заполнения – с 1 по 6.

Последовательность указания перечня осуществляется по порядку, в том числе и в самом отчете с указанием документов.

Проводки в авансовом отчете: последовательно указываются суммы расхода по каждой операции, дебет счета, субсчета.

После указания всех итоговых сумм, форма подписывается и расшифровывается. На лицевой стороне вписываются суммы в графу «израсходовано», те, что обозначаются на предыдущей стороне в графе «итого».

После приема документа на проверку авансового отчета, бухгалтер должен составить расписку о получении и отдать подотчетному лицу.

Читайте также Уведомление налоговой инспекции об отсутствии оснований для представления налоговой декларации по ЕН

Бухгалтер сверяет проводки и принятые суммы, номера счетов, по которым ведется дебет расходов, и указывает их на обратной стороне формы.

Если были выявлены перерасход средств или остатки, из ранее полученного или нынешнего авансового платежа и по операциям их учета, тогда бухгалтер проставляет отметки на первой странице формы отчета.

В случае расходования средств на хозяйственные нужды, рекомендуется заполнять отдельный авансовый отчет

Документы на иностранном языке необходимо перевести на русский язык, в соответствии с положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

После всех необходимых формальностей и проверок бухгалтера, авансовый отчет передается на утверждение руководителю организации.

Руководитель прописывает на лицевой части формы должность, ставит подпись с расшифровкой и дату утверждения. Только после этого отчет будет принят к учету.

Несоблюдение сроков сдачи авансового отчета

В случае не предоставления авансового отчета в срок, устанавливается нарушение по кассовой дисциплине.

Чтобы рассмотреть возможные случаи несоблюдения сроков предоставления авансового отчета, можно обратиться за помощью к статье 15.1 КоАП РФ.

Следует учесть, что ответственность за авансовый отчет не устанавливается, но нарушение фиксируется. Поэтому организация может не ожидать штрафных санкций от налоговых органов.

Контролировать выделенные средства для расходов – задача, поставленная для организации, так как это сугубо внутренний контроль руководства.

В случае невозврата суммы подотчетным лицом, организация имеет право списать их с заработной платы сотрудника, только имеются ограничения по суммам удержания (ст. 137 ТК РФ). Если сотрудник не соглашается с мерами работодателя, ситуация разрешается через суд.

Так как директор – ответственное лицо за все денежные средства кассы, долг по невозврату подотчетных средств может числиться не за сотрудником, а за директором. И тогда бухгалтер теряется: что делать с тем авансом, по которому директор не дал отчета?

Авансовый отчет – бухгалтерский документ, подтверждающий расход наличных средств, выданных в качестве аванса с кассы предприятия, на нужды, связанные с осуществлением юридическим лицом производственно-хозяйственной деятельности.

Авансовый отчет: трансформация

В своей первоначальной форме АО-1, в числе прочих первичных документов бухгалтерского учета , был утвержден постановлением № 55 от 01.08.2001 года. В 2013 году введенная в действие вышеуказанным постановлением форма объявлена не обязательной к применению, и субъектам хозяйственной деятельности разрешено разрабатывать и использовать бланки собственного образца, которые, однако, должны содержать обязательные установочные данные, перечень которых имеется в нормах Закона «О бухгалтерском учете» (ч. 2 ст. 9). Тем не менее, несмотря на возможность формировать документ по своему усмотрению, подавляющей частью субъектов финансовой деятельности и сегодня используется в документообороте унифицированная форма АО 1.

В первоначальном варианте бланк авансового отчета форма АО-1 word-формата можно скачать ниже.

Нормативные документы, регулирующие обращение авансового отчета

Указанием ЦБР за № 3210-У от 11.03.14 года, а также некоторыми нормами Положения о командировках, устанавливается принцип составления, сдачи ответственным лицом, последующий учет и хранение авансовых отчетов.

Концепция работы с АО-1

Чтобы авансовый отчет по форме N АО-1, мог быть принят к последующему учету как финансовый документ, подтверждающий затраты по хозяйственной деятельности, должен быть соблюден ряд требований и условий по основным критериям работы с документом.

Формирование и сдача авансового отчета: кто?

Лицом, которое в соответствии с нормами Указания № 3210-У, может быть допущено к формированию и сдаче отчета об авансовых выплатах, может являться:

штатный работник предприятия,
физическое лицо, которое находится с предприятием в отношениях, регулируемых условиями договора подряда или об оказании услуг (приравниваются к штатным работникам, что обусловлено письмом ЦБР № 29-Р-Р-6/7859 от 02.10.14 г.),

которому ранее из кассы предприятия были выданы подотчет наличные деньги.

Выдача денег подотчет: кому?

Законодательные нормы не устанавливают строгий перечень лиц, уполномоченных получать в кассе наличные средства подотчет. Эта функция оставлена на усмотрение собственника, и оформляется внутренним приказом.

Для оптимизации внутренней системы учета и отчетности, собственник условиями ЛНА (приказ по предприятию, распоряжение, инструкция) правомочен предусматривать круг лиц, которыми может быть составлена и сдана форма ОА-1 – авансовый отчет по затратам средств на различные виды хозяйственных нужд.

Выдача средств под отчет осуществляется по заявлению (служебной записке) работника, которое визируется руководителем, и является основанием для издания приказа о выдаче авансовой суммы, выписки расходного кассового ордера и выдачи наличных средств.

Следует учитывать, что к работе с документом могут привлекаться работники, не имеющие навыков обращения с документами по подотчетным выплатам, поэтому на авансовый отчет форма АО-1 образец заполнения должен находиться в открытом доступе – на доске с образцами документов.

Сроки: в течение какого времени подотчетное лицо обязано сформировать и сдать АО-1?

Сдать АО-1 об израсходованной сумме, прилагаемые к нему подтверждающие финансовые документы, а также остаток авансовой суммы (если таковой имеется) работник обязан не позднее, чем через 3 рабочих дня:

с момента окончания срока подотчетного периода,
с первого выхододня после окончания командировки (если в расходном ордере указано назначение авансовой выплаты – «командировочные расходы»).

Проверка и утверждение АО-1: в какие сроки?

После того, как подотчетное лицо подготовит и сдаст отчет, он должен быть проверен и утвержден в сроки, установленные внутренним нормативным актом предприятия, который издается и утверждается в начале каждого финансового года.

Для формирования отчета работник может получить бланк у кассира или в бухгалтерии (если на предприятии используется произвольный стандарт АО-1) либо может, если на предприятии применяется унифицированная форма АО-1, скачать бланк в конце статьи, и заполнить его по установленной форме.

После сдачи АО-1, документ проходит проверку и утверждается руководителем. На основании утвержденного отчета с работником должен быть произведен окончательный кассовый расчет – возврат остатка или выплата перерасходованной суммы, если таковая признана руководителем объективной.

Данные, отражаемые в отчете

Работником, получавшим ранее по РКО деньги подотчет, заполняется произвольная или унифицированная форма АО-1 авансовый отчет, в которой должны быть отражены:

сумма, выданная работнику из кассы;
общая сумма фактических затраченных средств;
сумма остатка или перерасхода.

При несовпадении суммы аванса и израсходованных средств бланк в разделе проводок заполняется следующим образом:

О выдаче суммы, составившей перерасход, в случае если она будет утверждена руководителем предприятия, в бланке авансового отчета делается соответствующая запись:

Лицам, отчитывающимся по авансовым выплатам, следует помнить, что без предоставления документов, подтверждающих затраты, авансовый отчет не может быть принят к проверке и утверждению, поэтому финансовые документы (товарный либо кассовый чек , счет-фактура и проч.), подтверждающие расходы выданных средств, являются обязательным приложением к АО-1. Перечень прилагаемых документов указывается в специальной графе, на обороте бланка.

Для учета затрат, которые совершил сотрудник компании в период командировки. Он применяется также в случаях расходования средств компании ее сотрудниками.

Авансовый отчет имеет унифицированную форму под номером АО-1. Несмотря на то, что законодательство разрешает юридическим лицам использовать собственноручно разработанные бланки, использование бланка по унифицированной сумме представляется более предпочтительным.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Руководитель компании должен подписать приказ, в котором указываются лица, имеющие право получать подотчетные суммы. До недавнего времени это могли быть только сотрудники компании, имеющие трудовые договоры с данной компанией.

С 2019 года подотчетные средства разрешено выдавать лицам, с которыми организация заключила гражданско-правовой договор. В приказе должны быть указаны цели, на которые могут быть израсходованы выданные суммы, их величина и период.

Если сотрудник компании направляется в служебную поездку, то денежные средства он может получить на основании приказа о командировке или командировочного удостоверения.

Сотрудник, получивший средства на расходы в период командировки либо иные цели, должен передать авансовый отчет в бухгалтерскую службу в трехдневный срок после истечения периода, указанного в приказе руководителя компании. Так как этот документ является основанием для отражения затрат, то к нему должны быть приобщены документы, свидетельствующие о целевом характере использования подотчетных сумм.

Особенности

Для отчета об использовании полученной суммы сотрудник должен заполнить авансовый отчет. Данный бланк необходимо заполнить с двух сторон. Правильность заполнения проверяет бухгалтер компании. После этого он передается на утверждение руководителю.

Законодательством предусмотрено, что данный первичный документ оформляется в одном экземпляре.

Необходимо отметить, что изменился номер авансового отчета в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). До 2019 года он имел номер формы 0504049, который в дальнейшем был изменен Приказом Минфина России № 52н от 30.03.2015г. В 2019 году авансовый отчет имеет новый номер ОКУД 0504505.

В бланке авансового отчета присутствует отрывная часть, которая передается после проверки бухгалтером на корректность его заполнения сотрудником компании и заполнения им своих граф бланка.

Общие правила составления бланка авансового отчёта

Федеральным законодательством установлено, что компания может самостоятельно разработать бланк авансового отчета. Главным условием при этом является наличие в документе обязательных реквизитов.

А именно:

номер авансового отчета;
дата авансового отчета;
наименование компании;
сумма аванса;
израсходованная сумма;
перечень приобщенных к авансовому отчету документов.

Юридические лица могут использовать форму АО-1, применение которой прошлые периоды было обязательным.

Авансовый отчет может быть оформлен традиционным способом, т.е. документально (от руки или на компьютере). Основным условием является наличие личных подписей должностных лиц.

Также он может быть представлен в электронном виде. Такой документ подписывается посредством цифровых подписей должностных лиц. Последний вариант возможен при наличии в компании системы электронного документооборота.

Руководитель, принимая решение о выдаче денежных средств, должен подписать соответствующий приказ. При заполнении бланка авансового отчета необходимо проверить, чтобы строка «Назначение аванса» повторяла формулировку, указанную в приказе руководителя компании.

Условия при отправлении в командировку

Коды проводки

В бухгалтерском учете затрат, произведенных сотрудником в период командировки, используются счета расчетов с персоналом, финансовые счета, счета учета затрат и т.д.

Если аванс на командировку выдается наличными средствами, то производится следующая запись: Дт сч. 71 Кт сч. 50. Данная запись производится на основании корректно оформленного расходного кассового ордера.

Если денежные средства перечисляются с расчетного счета организации на банковскую карточку сотрудника, то в бухгалтерском учете производится следующая запись: Дт сч. 71 Кт сч. 51. Для осуществления данной операции бухгалтер должен оформить платежное поручение для банка.

После прибытия должностного лица из служебной командировки, он должен представить оформленный авансовый отчет в бухгалтерскую службу.

На основании этого документа и приобщенных к нему подтверждающих документов могут быть произведены следующие записи:

Если у сотрудника осталась сумма неизрасходованного аванса, он должен вернуть ее компании. В случае возврата в кассу – Дт сч. 50 Кт сч. 71. В случае перечисления на расчетный счет – Дт 51Кт сч. 71.

Если выданной под отчет суммы оказалось недостаточно, то сотруднику компенсируются произведенные расходы: Дт сч. 71 Кт сч. 50 «Касса» или Дт сч. 71 Кт сч. 51.

Иногда возникают ситуации, когда сотрудник не может представить оправдательные документы. Например, вследствие их утери или невозможности представления из-за траты подотчетной суммы на личные нужды. В таком случае для отражения затрат используется счет 94.

В бухгалтерском учете производится запись: Дт сч. 94 Кт сч. 71 — отражена недостача денежных средств. В дальнейшем эта недостача удерживается из заработной платы сотрудника: Дт сч. 70 Кт сч. 94.

Сопроводительные документы

При документальном оформлении командировочных расходов бухгалтеру необходимо руководствоваться Постановлением № 749 от 13.10.2008г. В соответствии с данным постановлением сотруднику должно быть выдано командировочное удостоверение, форма которого установлена законодательно. Обязательными реквизитами командировочного удостоверения являются даты выбытия и прибытия сотрудника, заверенные печатью и подписями уполномоченных лиц.

Все расходы, произведенные в командировке, должны быть подтверждены билетами, чеками, квитанциями, которые сотрудник должен передать в бухгалтерскую службу вместе с авансовым отчетом и командировочным удостоверением. Кроме того, сотрудник должен составить отчет по командировке, который утверждается руководителем компании.

В целях минимизации претензий налоговиков все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Поэтому бухгалтер может отказать в принятии к учету некорректно оформленных документов.

Как правило, к авансовому отчету прилагаются кассовые и товарные чеки, иные бланки строгой отчетности. Данные документы целесообразно наклеить на лист бумаги формата А4, а для избегания утери данных вследствие быстрого выцветания чернил – сделать их ксерокопию. Это позволит компании подтвердить затраты, произведенные в период командировки, при проведении налоговой проверки.

Нюансы оформления

При направлении сотрудника в командировку за пределы Российской Федерации необходимо учитывать некоторые моменты. Так, сотруднику не выдается командировочное удостоверение. Связано это с тем, что даты прибытия и выбытия указываются в загранпаспорте сотрудника.

После принятия решения о зарубежной командировке, руководитель должен подписать соответствующий приказ, в котором указываются цель командировки, должность и фамилия должностного лица, направляемого в командировку, а также место назначения.

Размер суточных расходов компания может устанавливать самостоятельно. Как показывает практика, он остается на уровне суммы, которая не облагается НДФЛ.

Сотруднику оплачивается проезд до места назначения, данная сумма затрат должна быть подтверждена проездными документами, затраты на проживание на основании предоставленных квитанций и чеков, а также затраты на государственную пошлину, консультационные услуги и т.п.

На титульной стороне авансового отчета указывается наименование компании, наименование службы, в которой трудится сотрудник, отчитывающийся о тратах, его должность, цель, на которую были израсходованы подотчетные средства, номер и дата документа. Табличная часть используется для отражения данных о денежных средствах, которые были получены сотрудником ранее, о сумме полученного аванса и сумме затрат. Здесь же подводится итог, произошел ли перерасход денежных средств или осталась неизрасходованная сумма.

Оборотная сторона бланка авансового отчета предназначена для обобщения информации о первичных документах, свидетельствующих о целевом характере произведенных расходов. К ним относятся проездные документы, товарные чеки, накладные, акты выполненных работ, квитанции и т.п. Данные документы систематизируются, нумеруются в хронологическом порядке и приобщаются к авансовому отчету.

Оформив авансовый отчет сотрудник передает его бухгалтеру, который должен проверить целевой характер произведенных расходов, корректность приобщенных первичных документов. Бухгалтер также записывает счета, на которые будут отнесены затраты по данному отчету и размер этих затрат.

Проверенный авансовый отчет подписывают подотчетное лицо и бухгалтер и передают его на утверждение руководителю юридического лица.

Если у подотчетного лица осталась неизрасходованная сумма аванса, то он должен вернуть ее компании. Если же возник перерасход, то он должен его получить в кассе компании. В случае же имеющейся задолженности сотрудника по ранее выданным авансам, сумма перерасхода ему не выдается.

Как следует из вышеуказанного, заполнение авансового отчета – процесс довольно простой. Однако если у сотрудника организации возникли сложности, то он может обратиться в бухгалтерию для консультации по возникшим вопросам, либо скачать в любой информационно-правовой системе или сети Интернет образец заполнения данного отчета. Данный образец можно скачать бесплатно в ворде, а можно воспользоваться бланком, созданным посредством электронной таблицы excel.

Работа с бумагами в 1С

Если компания в целях бухгалтерского учета использует программу 1С, то бухгалтер может оформить авансовый отчет в программе, а затем распечатать его для подписи уполномоченными лицами. Для этого в ней предусмотрена соответствующая форма.

Форму авансового отчета можно создать непосредственно в журнале операций или воспользовавшись вкладкой «Касса» на главном меню. В открывшемся электронном документе необходимо заполнить шапку, присвоить номер и дату, выбрать сотрудника.

В электронной форме авансового отчета имеется несколько закладок. При заполнении закладки «Авансы» необходимо ввести документы, на основании которых сотрудник получил денежные средства. Например, расходный кассовый ордер или выдача билетов.

В закладке «Товары» необходимо заполнить информацию о товарах, которые были приобретены за счет подотчетных сумм. Закладка «Тара» используется для отражения сведений о таре, которую необходимо вернуть контрагенту.

В закладке «Оплата» отражается информация об оплатах поставщикам, которые были произведены подотчетным лицом.

Закладка «Прочее» используется для учета всех остальных затрат, которые не могут быть отражены в предыдущих закладках. Это могут быть командировочные затраты, различные общехозяйственные расходы, расходы на ГСМ и т.п.

На основании электронной формы «Авансовый отчет» в программе формируются бухгалтерские проводки. Данный документ может быть распечатан. В программе 1С предусмотрена форма АО-1.

Сдача в бухгалтерию

Сотрудник компании, получивший деньги, должен отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после завершения периода, указанного в приказе о выдаче средств. Данный период определяет руководитель организации. Это правило указано в п. 6.3 Указаний № 3210-У от 11.03.2014г.

Если сотрудник отсутствовал на рабочем месте в связи с очередным отпуском или временной нетрудоспособности, то представить авансовый отчет в бухгалтерию он обязан не позднее 3-х рабочих дней после выхода его на работу.

Если сотрудник был направлен в командировку, то авансовый отчет представляется в бухгалтерию в течение 3-х дней после прибытия (п. 26 Постановления № 749 от 13.10.2008г.).

Хранение документов

После того, как авансовый отчет был проверен, отражен в бухгалтерском учете и были произведены все расчеты с сотрудником компании, он передается на хранение.

Вопрос о сроке хранения возникает в связи с тем, что в федеральном законодательстве указано несколько сроков хранения документов для юридических лиц:

в соответствии со ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ первичная учетная документация должна храниться не менее пяти лет;
в соответствии с п. 8 ст. 23 НК РФ документы, на основании которых формируется налогооблагаемая база, должны храниться не менее четырех лет;
согласно п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие произведенные затраты и приведшие к образованию убытков, должны храниться в организации не менее десяти лет, в течение которых они могут уменьшать налогооблагаемую базу.

Авансовый отчет, как было указано выше, заполняют сотрудник компании, ответственный за полученные денежные средства, и бухгалтер. Бухгалтер должен тщательно проверить корректность предоставленной информации и предоставить сотруднику расписку о том, что авансовый отчет принят к учету. Расписка представляет собой отрывной бланк в форме АО-1, в котором указывается номер и дата отчета, должность и фамилия сотрудника, которому были выданы подотчетные суммы, размер принятых к учету затрат, количество приложений к авансовому отчету.

Если авансовый отчет оформлен некорректно, то бухгалтер имеет право не принимать его. В этом случае сотрудник компании становится должником по отношению к компании. Если он отказывается вернуть сумму перерасхода, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ руководитель может удержать эту сумму из заработной платы.

Авансовый отчет - первичный документ, который составляется для отчета работника о расходовании денег на покупку товаров, услуг, работ. Заполним авансовый отчет вместе: рассмотрим всю цепочку операций, итогом которой будет правильное составление авансового отчета. Скачать бланк авансового отчета можно будет в конце этой статьи.

Организация должна разработать и утвердить локальные нормативные акты, регулирующие порядок оборота наличных денежных средств, в том числе их выдачу подотчетным лицам. Такими документами являются:

положение о расчетах с подотчетными лицами, разработанное с учетом требований Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Порядок № 3210-У);
список работников, имеющих право на получение подотчетных средств, утвержденный руководителем организации;
приказы о служебных командировках;
заявление работника на выдачу подотчетных сумм (с указанием счета для перечисления денег в безналичном порядке).

Таким образом, подотчетные суммы выдаются только в определенном порядке на основании приказа директора компании и/или заявления работника.

Выдача подотчетных сумм

Общий порядок выдачи денежных средств под отчет установлен п. 6.3 Порядка № 3210-У. Следовательно, организация может выдать подотчетные денежные средства следующими способами:

наличными деньгами из кассы;
безналичным переводом на банковскую карту (см. Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Выдавать наличные деньги можно работникам, с которыми заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (см. Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Непосредственно перед выдачей денежных средств работнику бухгалтерии предприятия необходимо проверить наличие задолженности работника по раннее выданным авансам. Если такой информации нет (работник не отчитался по ранее выданным денежным средствам), он не имеет права получить другие подотчетные суммы (абз. 3 п. 6.3 Порядка № 3210-У).

Авансовый отчет

Форма авансового отчета 2019 года осталась без изменений. Не забудьте, что к авансовому отчету в обязательном порядке должны прилагаться оправдательные документы.

В законе не содержится требований об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. Одновременно с этим каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, что определено п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Организации имеют право выбора:

самостоятельно разрабатывать формы отчетов;
воспользоваться унифицированной формой № АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).

Скачать бланк авансового отчета по форме № АО-1 в формате таблицы Excel бесплатно можно в конце статьи, а пример заполнения показан на рисунке ниже.

Все применяемые первичные документы должны быть утверждены в учетной политике (закон № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, передать авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У) в бухгалтерию. Если авансовый отчет не составлен своевременно, то это нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заполнения

Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет (образец заполнения 2019 г. смотрите ниже). Для примера подойдет унифицированная форма АО-1 «Авансовый отчет».

Подотчетное лицо вносит данные в следующие поля.

Заполнение лицевой стороны формы № АО-1:

наименование организации, которая выдавала денежные средства под отчет;
дата составления;
структурное подразделение;
данные подотчетного лица: Ф.И.О., должность, таб. номер;
назначение аванса, например: командировочные расходы, хоз. нужды и др.;
в нижней части следует указать количество приложенных оправдательных документов.

Заполнение оборотной стороны формы № АО-1:

все реквизиты оправдательного документа(ов), подтверждающего произведенные расходы;
сумма произведенных расходов отражается в столбце «Сумма расхода по отчету».

Работник финансовой или бухгалтерской службы проверяет поля, заполненные подотчетным лицом, и дополнительно заполняет следующие поля:

номер;
сведения о выданных денежных средствах с разбивкой по суммам: предыдущие авансы (остаток или перерасход); выданные из кассы по текущим расходам (справочно с указанием валют);
«израсходовано» — следует указать утвержденную сумму;
«остаток/перерасход» — рассчитывается сумма оставшихся денежных средств;
«бухгалтерская запись» — должна содержать проводки, которые будут проведены по итогам утверждения отчета.

После проверки правильности заполнения документа, точности, а также целевого использования выданных средств бланк направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения авансового отчета на его оборотной стороне указываются суммы в столбце «Сумма расхода, принятая к учету» с указанием счетов бухгалтерского учета, на которые будут отнесены затраты подотчетного лица. Авансовый отчет, проводки по нему должны соответствовать записям, сделанным в регистрах бухгалтерского учета. Далее проводятся окончательные расчеты с подотчетным лицом.

Отрывную часть авансового отчета возвращают работнику. Этот корешок является доказательством предоставления отчетности по подотчетным средствам.

Образец заполнения АО-1

Оправдательные документы

Оправдательные документы можно условно разделить на две группы:

финансовые — подтверждают факт оплаты денежных средств и расходование подотчетных сумм по назначению;
товаросопроводительные — подтверждают факт получения материальных ценностей.

Все оправдательные документы должны содержать обязательные реквизиты: наименование контрагента, дата, содержание факта хозяйственной жизни, количество, стоимость, а также Ф.И.О., должность и подпись лица, составившего отчет.

Рассмотрим особенности заполнения различных видов оправдательных документов.

Кассовый чек и бланк строгой отчетности

Кассовым чеком или бланком строгой отчетности (далее — БСО) подтверждается фактическая оплата (то есть факт, что подотчетное лицо полученные деньги потратил). Бланки должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 4.7 54-ФЗ.

С учетом специфики деятельности или особенностей своего местонахождения контрагенты производят расчеты без применения ККТ (п. 2, 3, 5-7 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Обязательными реквизитами БСО являются:

название;
серия;
нумерация БСО;
дата оплаты и дата оформления БСО;
наименование поставщика услуг с указанием ИНН и адреса;
наименование и стоимость услуг;
должность, личная подпись и Ф.И.О. сотрудника поставщика;
печать (при наличии);
выходные сведения типографии, изготовившая бланк.

БСО должны содержать сведения о типографии (название, адрес, ИНН); в специальной строке типографским способом должны быть нанесены серия и номер бланка.

Товарный чек и накладные

Товарный чек не имеет унифицированной формы. Соответственно, каждая организация вправе разрабатывать бланки самостоятельно. Это касается и накладных. Необходимо проверить в бланке только наличие обязательных реквизитов.

Следует отметить, что эти документы являются товаросопроводительными и не содержат подтверждения оплаты, соответственно, не уменьшают размер подотчетных сумм, за исключением случаев, когда приобретение ТМЦ осуществляется у плательщиков ЕНВД, не использующих ККТ. В этом случае подтверждением затрат будет являться товарный чек (см. Письмо Минфина России от 19.01.2010 № 03-03-06/4/2, от 11.11.2009 № 03-01-15/10-499, от 06.11.2009 № 03-01-15/10-492, от 01.09.2009 № 03-01-15/9-436).

Счета-фактуры и УПД

Счет-фактура является налоговым документом, предоставляющим в данном случае возможность принять НДС к вычету из бюджета. Обратим внимание, что счета-фактуры физическим лицам, приобретающим товары (работы, услуги) за наличный расчет, выдаются только при наличии доверенности на получение данной формы (п. 7 ст. 168 НК).

Универсальный передаточный документ является одновременно налоговым и товаросопроводительным документом. По УПД можно одновременно принять ТМЦ и учесть к вычету из бюджета НДС.

Счет-фактура и УПД не являются документами, подтверждающими оплату материальных ценностей, соответственно, не уменьшают размер подотчетных сумм.

В 2019 году введены новые формы счета-фактуры и УПД!

Оправдательные документы по отдельным операциям

Отдельного рассмотрения требует порядок документального оформления командировочных и представительских расходов. Ниже отметим ключевые моменты для этих групп затрат.

Командировочные расходы

После вступления в силу изменений, принятых Постановлением Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление № 749), бланки командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной в командировке работе не являются обязательными для заполнения. Организации вправе в локальном нормативном акте предусмотреть необходимость заполнения указанных форм.

Если организация примет решение не применять командировочные удостоверения, то для подтверждения суточных необходимо к авансовому отчету по командировке приложить бухгалтерскую справку произвольной формы. Форму справки следует утвердить в составе учетной политики.

Законодательство не ограничивает размер выплат в виде суточных работникам организации. Размер выплаты суточных следует утвердить приказом или указать в положении о командировочных расходах. Суточные освобождены от уплаты страховых взносов в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ, и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 2 ст. 422 НК). В том же размере суточные не включаются в доход работника при исчислении НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Не следует забывать, что при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, или направлении сотрудника в однодневную поездку, суточные не выплачиваются (п. 11 Постановления № 749).

Электронный билет

Авансовый отчет по командировке 2019 необходимо заполнить с учетом мнения Минфина, изложенного в письме № 03-03-06/1/35214 от 06.06.2017. В данном письме разъясняется, что если авиабилет приобретен в электронной форме, для целей налогообложения прибыли документальным подтверждением являются квитанция электронного билета и посадочный талон.

При этом посадочный талон должен подтверждать факт услуги воздушной перевозки подотчетному лицу. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт оказания подотчетному лицу услуги воздушной перевозки иным способом.

Учет сервисных услуг, оказываемых перевозчиками

Очень часто проездной билет повышенной комфортности включает стоимость сервисных услуг (набор питания, предметы первой необходимости и гигиены, включая постельные принадлежности, печатную продукцию и т. д.).

Минфин в письме № 03-03-РЗ/37488 от 16.06.2017 разъяснил, как учитывается стоимость дополнительных сервисных услуг.

Не облагается НДФЛ стоимость дополнительных услуг при проезде в вагонах повышенной комфортности (п. 3 ст. 217 НК).

Для целей налогообложения прибыли организаций стоимость дополнительных сервисных услуг учитывается полностью в составе прочих расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК).

А вот по НДС мнение обратное: если сумма дополнительных сборов и сервисных услуг сформирована с учетом стоимости услуг по предоставлению питания, сумма НДС вычету не подлежит (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Представительские расходы

Ни один из действующих нормативных актов не содержит указаний на объем и порядок оформления представительских расходов. Исходя из этого, организация должна самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике или специальном нормативном акте перечень оправдательных документов, которые подтверждают обоснованность и деловые цели представительских расходов, осуществляемых подотчетными лицами.

Для правильного отражения расходов по приему и обслуживанию российских и иностранных делегаций рекомендуем оформлять следующие документы (см. Письма Минфина № 03-03-06/4/26 от 22.03.2010 и № 03-03-06/1/807 от 13.11.2007):

приказ о назначении комиссии для проверки правомерности списания представительских расходов;
общая смета на прием делегации за подписью руководителя организации с указанием лица, ответственного за прием делегации и перечень расходов (детальный);
документ, указывающий: цель прибытия делегации (например, приглашение), программу встречи, состав делегации с указанием должностей как с приглашенной стороны, так и со стороны организации;
справка об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием что, кому и сколько вручено;
расчет о проведенном буфетном обслуживании: с указанием вида продуктов, цены, количества и общей суммы, за подписью ответственного лица и лица, которое занималось сервировкой стола.

К отчетам должны быть приложены документы, подтверждающие приобретение продуктов, сувениров и других товарно-материальных ценностей.

К затратам на представительские расходы относят расходы в сумме, не превышающей 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период. Не признаются представительскими расходами следующие затраты:

расходы на организацию развлечений;
расходы, связанные с отдыхом.

Датой признания представительских расходов, оформленных через подотчетное лицо, является дата утверждения руководителем организации авансового отчета.

Хранение авансовых отчетов

Для целей налогового учета документы необходимо хранить 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Следует учесть, что если получен убыток, то документы, подтверждающие расходы, должны храниться 10 лет (п. 4

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

ФАЙЛЫ

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет» .

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и , квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

сведения об организации, выдавшей деньги,
сотруднике, их получившем,
точная сумма средств,
цели, на которые они были предназначены.
здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО () – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

фамилия, имя, отчество работника,
номер и дата отчета,
размер выданных к расходованию средств (прописью),
а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.