Kokius dokumentus išduoda personalo skyrius. Įmonės personalo skyriaus sugeneruoti privalomi personalo dokumentai. Kursai, padėsiantys pagerinti dokumentų tvarkymą
Apskaitos dokumentų grupė atlieka personalo apskaitos funkciją ir yra asmens duomenų, gautų pirminės registracijos metu ir vėliau apdorojant reikalingą informaciją apie personalo sudėtį ir judėjimą, saugykla.
Vertinant registravimo ir įgaliojimų apie darbuotojus kaupimo apskaitos dokumentuose seką, galima išskirti du pogrupius:
1) pirminiai apskaitos dokumentai;
2) išvestiniai (antriniai) apskaitos dokumentai.
Pirminiai buhalteriniai dokumentai yra pirminė informacija ir yra pildomi pagal asmens dokumentus, kuriuos darbuotojai pateikia kreipiantis dėl darbo.
Į juos įeina: asmens byla, personalo apskaitos žiniaraštis, priedas prie asmens personalo apskaitos žiniaraščio.
Privatus verslas.
Asmens byla – dokumentų rinkinys, kuriame yra darbuotojo asmens duomenys ir kita su jo darbo veikla susijusi informacija.
Asmens byla nėra privaloma kaip personalo dokumentų dalis.
Paprastai asmens bylos saugomos įvairiose valstybės įstaigose, o privačiame verslo sektoriuje - darbuotojų vadovaujantiems darbuotojams, specialistams, materialiai atsakingiems asmenims. Darbdavys šiuolaikinio personalo dokumentų tvarkymo sąlygomis turi teisę savarankiškai nuspręsti dėl asmens bylų steigimo būtinumo. Tuo pačiu, nepriklausomai nuo darbdavio pasirinkimo, visi reikalingi asmens duomenys kiekvienam darbuotojui atsispindi asmens kortelėje (vieninga forma Nr. T-2).
Darbo su asmens bylomis tvarkos įstatymų leidėjas nereglamentuoja, dėl to darbdaviai savarankiškai sprendžia jų formavimo ir priežiūros klausimus.
Išimtis – valstybės tarnautojų asmens bylos.
Federalinių valstybės tarnautojų asmens bylų tvarkymą reglamentuoja Rusijos Federacijos prezidento 1998 m. birželio 1 d. dekretas Nr. 640 „Dėl asmenų, einančių Rusijos Federacijos valstybines pareigas, asmens bylų tvarkymo tvarkos paskyrimo tvarka. ir federalinės valstybės tarnybos viešąsias pareigas“.
Rusijos Federacijos valstybės tarnautojų asmens bylų tvarkymą reglamentuoja Rusijos Federacijos prezidento 2005 m. gegužės 30 d. dekretas Nr. 609 „Dėl Rusijos Federacijos valstybės tarnautojo asmens duomenų reglamento patvirtinimo“. ir jo asmens bylos tvarkymas“.
Asmens byla surašoma po įsakymo priimti į darbą išdavimo. Iš pradžių dokumentai, surašantys priėmimo į darbą tvarką, sugrupuojami į asmens bylą, o vėliau – visi pagrindiniai dokumentai, atsirandantys darbuotojo darbo pas šį darbdavį laikotarpiu.
Remiantis personalo dokumentų tvarkymo norminių aktų analize ir visų pirma 2000 m. spalio 6 d. Federalinio archyvo patvirtinto „Organizacijų veikloje generuojamų standartinių valdymo dokumentų sąrašo, nurodant jų saugojimo terminus“, 337 punktu, 2000 m. darytina išvada, kad asmens byloje yra šie dokumentai:
Ø asmens byloje turimų dokumentų vidinė inventorizacija;
Ø anketa arba asmens lapas apie personalo įrašus;
Ø CV arba CV;
Ø išsilavinimą patvirtinančių dokumentų kopijos;
Ø patvirtinimo į pareigas dokumentų kopijos (įstatymų numatytais atvejais);
Ø paraiška dėl darbo;
Ø asmeninio lapo apie personalo apskaitą papildymas;
Ø įsakymų dėl įdarbinimo, perkėlimo, atleidimo iš darbo kopijas (ar išrašus iš jų);
Ø pažymas ir kitus su šiuo darbuotoju susijusius dokumentus.
Pagal 6.2.10. Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2005 m. lapkričio 8 d. įsakymas Nr. 536 „Dėl standartinio darbo federalinėse vykdomosiose institucijose instrukcijos“ asmens bylose esantys dokumentai turi būti išdėstyti chronologine tvarka, kai jie gaunami.
Asmens byloje turimų dokumentų vidiniame inventoriuje turi būti nurodyta informacija apie bylos dokumentų eilės numerius, jų rodykles, datas, antraštes ir bylos lapų, kuriuose yra kiekvienas dokumentas, numerius. Asmens bylos ir jos vidaus inventoriaus lapai numeruojami atskirai.
Vidinę asmens bylos dokumentų inventorizaciją pasirašo rengėjas, nurodydamas parašo iškodavimą, vietą ir inventoriaus surašymo datą.
Asmeniniame personalo apskaitos žiniaraštyje pateikiama biografinė informacija apie darbuotoją, jo išsilavinimą, ankstesnius darbus nuo karjeros pradžios, šeimyninę padėtį ir kt.
Pats darbuotojas, kreipdamasis į darbą, ranka užpildo asmens lapą. Ją pildant naudojami šie dokumentai:
Ø pasas;
Ø darbo knyga;
Ø karinis ID;
Ø išsilavinimą patvirtinantis dokumentas (diplomas, pažymėjimas, pažymėjimas, pažymėjimas, pažymėjimas), Aukštosios atestacijos komisijos (HAK) dokumentai apie mokslo laipsnio suteikimą ir akademinio vardo suteikimą (diplomas ir pažymėjimas);
Ø esamų išradimų dokumentai.
„Klausimynas“ – dokumentas panašus į „Asmens apskaitos žiniaraštį“, kuris kartais naudojamas kreipiantis dėl darbo. Skirtingai nei asmeniniame lape, anketą pasirašo ne tik priimamas į darbą, bet ir personalo tarnybos specialistas.
Kartais samdomo darbuotojo prašoma pateikti „Autobiografiją“ arba „CV“.
Formuojant asmens bylą, į ją dedamos visuomenei reikšmingus faktus patvirtinančių dokumentų kopijos (dokumentai apie išsilavinimą - pažymėjimas, diplomas, pažymėjimas, vaiko gimimo liudijimas, ištuokos liudijimas ir kt.). Reikia atsiminti, kad be dokumentų kopijų, būtina pasirūpinti ir atitinkamų dokumentų originalais.
Patvirtinimo pareigoms dokumentų kopijos dedamos į vadovų asmens bylas (bendrovės valdybos ar steigėjų susirinkimo protokolo kopija, visuotinio akcininkų susirinkimo protokolo kopija).
Jei kreipiantis dėl darbo buvo pateikti atsiliepimai ar rekomendaciniai raštai, darbuotojas surašė prašymą priimti į darbą, tada jie taip pat yra įtraukiami į darbuotojo asmens bylą.
Su darbuotoju sudarytos darbo sutartys gali būti asmens bylos dokumentų dalis arba formuojamos į atskiras bylas.
Asmens byloje gali būti tokie dokumentai kaip išradimų sąrašai, moksliniai darbai ir kt.
Asmens apskaitos žiniaraščio priedas yra antraeilis dokumentas asmens apskaitos žiniaraščio atžvilgiu, jame fiksuojami tik pokyčiai, įvykę darbuotojo darbinėje veikloje ir asmeniniame gyvenime. Šiame dokumente yra: visas darbuotojo vardas ir pavardė bei skyriai, skirti atlikti pakeitimus ir papildymus. Paprastai toks dokumentas sudaromas lentelės pavidalu.
Pirmoje skiltyje įrašoma informacija apie darbą, apie perkėlimus, pareigų pavadinimo pasikeitimus, struktūrinį padalinį ir pan., nurodant personalo įsakymo datą ir numerį.
Antroje dalyje pateikiami duomenys apie darbuotojo profesinio ir asmeninio gyvenimo pokyčius (pavyzdžiui, pasikeitusią šeiminę padėtį, nuolatinės registracijos vietą), išsilavinimą, kvalifikacijos kėlimą, užsienio kalbų mokėjimą ir panašiai.
Asmens duomenų pakeitimai ir papildymai atliekami pagal personalo užsakymus ir darbuotojų pateiktus dokumentus (santuokos liudijimus, diplomus ir pan.). Žodinis darbuotojo pareiškimas nėra pagrindas šiems pakeitimams daryti. Nauji dokumentai su atliktais pakeitimais ir papildymais patalpinami į asmens bylą kartu su anksčiau pateiktais.
Organizacijų personalo paslaugų praktikoje į asmens bylą įprasta įtraukti įsakymų (ar jų išrašus) dėl perkėlimo į kitą darbą, atleidimo, paskatinimo, drausminių nuobaudų skyrimo ir panaikinimo, pavardžių pakeitimo ir kt. . Tačiau visa ši informacija yra „Asmens apskaitos žiniaraščio priede“. Atsižvelgiant į tai, galima rekomenduoti šių dokumentų neįtraukti į asmens bylą.
Pažymos apie sveikatą, iš gyvenamosios vietos, aplinkkelių lapai ir panašiai negali būti įtraukiami į asmens bylas, nes informacija iš jų perkeliama į „Asmens personalo registracijos lapo priedą“. Jei reikia, jos formuojamos į savarankiškas bylas ir saugomos trejus metus.
Reikia turėti omenyje, kad pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso (toliau – Rusijos Federacijos darbo kodeksas) 65 str., kreipiantis dėl darbo draudžiama reikalauti iš atvykusio asmens dokumentų. kurių nenumato įstatymas.
Visi dokumentai, susiję su asmens byla, tokie, kokie jie yra, yra sutalpinti į aplanką. Bylos lapai sunumeruojami bylos formavimo procese. Į asmens bylą patalpinus naują dokumentą, duomenys apie jį iš pradžių įrašomi į bylos inventorizaciją, po to dokumento lapai sunumeruojami ir tik po to įforminamas dokumentas.
Asmens bylos, taip pat nuolatinio saugojimo bylų viršeliai surašomi ir surašomi pagal GOST 17914-72 „Dylų viršeliai ilgalaikiam saugojimui“ nustatytą formą. Tipai, veislės, techniniai reikalavimai“ (įvestas SSRS valstybinio standartų komiteto 1972 m. liepos 17 d. dekretu Nr. 1411).
Asmens bylos viršelyje pilnai nurodoma: organizacijos pavadinimas, bylos pavadinimas, darbuotojo pavardė, vardas, tėvavardis vardininko raide, bylos rodyklė, eilės numeris. Pridedamas bylos numeris (paprastai personalo numeris).
Šiuo numeriu registruojama asmens byla „Asmeninių reikalų apskaitos knygoje (žurnalas), kurioje yra šie stulpeliai: eilės numeris, pavardė, vardas, darbuotojo patronimas, bylos įregistravimo data ir išregistravimo data.
Asmens bylos saugomos seife, metalinėse spintose ar specialiose patalpose, leidžiančiose jas laikyti kaip griežtos atskaitomybės dokumentus, atskirai nuo darbo knygelių. Atsakomybė už jų saugojimą tenka personalo dokumentaciją tvarkantiems asmenims.
Dirbant su dokumentais, kurie yra asmens bylų dalis, reikia turėti omenyje, kad jie yra susiję su darbuotojo asmens duomenimis, saugomais pagal galiojančius įstatymus.
Siekiant apriboti neteisėtą prieigą prie darbuotojų asmens duomenų, visas asmens bylų registravimo, formavimo, tvarkymo ir saugojimo operacijas turi atlikti vienas personalo skyriaus darbuotojas, asmeniškai atsakingas už bylose esančių dokumentų saugą. ir prieiga prie kitų darbuotojų bylų. Asmens bylų formavimo ir tvarkymo dokumentus jam pasirašant perdavimo žurnale perduoda darbuotojas, atsakingas už darbo santykių su darbuotoju dokumentavimo procesą.
Darbdavio įsakymu turėtų būti nustatyta darbuotojų asmens bylų išdavimo, supažindinimo su asmens bylomis tvarka ir asmenų, kuriems leidžiama naudotis asmens bylomis, ratas, tai galima padaryti ir Darbuotojų asmens duomenų nuostatuose. Dokumento išėmimo iš asmens bylos atveju daromas įrašas į bylos inventorizaciją, nurodant tokio veiksmo priežastį (įsakymą, vedėjo leidimą) ir naują dokumento buvimo vietą. Pagal 3.2.3. SSRS Vyriausiosios archyvų administracijos 1988 m. gegužės 25 d. įsakymas Nr. 33 „Valstybinė valdymo dokumentinės paramos sistema. Pagrindinės nuostatos. Bendrieji reikalavimai dokumentams ir dokumentacijos aptarnavimo paslaugoms“, daroma paimamo dokumento kopija, kuri paduota vietoje paimto dokumento. Ženklas inventoriuje ir kopija patvirtinta personalo skyriaus darbuotojo parašu.
Asmeniniai dalykai neišduotasį darbuotojų, kuriems jie likviduoti, rankas. Darbuotojas turi teisę personalo tarnybos patalpose susipažinti tik su savo asmens byla. Susipažinimo su asmens byla faktas taip pat užfiksuotas bylos inventoriuje.
Dirbant su asmens byla, išduota laikinai naudoti, draudžiama daryti bet kokius anksčiau padarytų įrašų taisymus, joje daryti naujus įrašus, ištraukti dokumentus iš asmens bylos ar talpinti joje naujus ir atskleisti joje esančią konfidencialią informaciją. Asmeninių bylų pakeitimus atlieka tik už jų priežiūrą atsakingi asmenys.
Grąžinant bylą atidžiai tikrinamas dokumentų saugumas, ar nėra pažeidimų, ar nėra kitų dokumentų į bylą ar dokumentų pakeitimo.
Personalo biure saugomos tik dirbančių darbuotojų asmens bylos. Asmens bylos gali būti išdėstytos skaitine tvarka arba abėcėlės tvarka pagal darbuotojų vardus ir pavardes.
Atleidus darbuotoją, jo asmens byla išimama iš aplanko ir tvarkoma, kad būtų galima perkelti į archyvinę saugyklą. Atleistų darbuotojų asmens bylos pagal 2000 m. spalio 6 d. Federalinio archyvo patvirtintą „Organizacijų veikloje sugeneruotų standartinių valdymo dokumentų sąrašą, nurodant saugojimo terminus“, saugomi 75 metus. Vadovų asmens bylos saugomos nuolat. Sandėliavimui naudojami rakinami metaliniai seifai ir spintelės, užtikrinančios visišką dokumentų saugumą.
Darbuotojo asmeninė kortelė.
Asmens kortelė (forma Nr. T-2) pildoma visų kategorijų darbuotojams, įskaitant laikinuosius ir sezoninius, pagrindinius ir ne visą darbo dieną dirbančius darbuotojus. Asmens kortelė yra pagrindinis personalo apskaitos dokumentas.
Jis vykdomas per visą darbuotojo darbo su šiuo darbdaviu laikotarpį, pradedant nuo priėmimo į darbą, ir baigiamas tik atleidus. Darbuotojams, samdomiems pagal civilines sutartis, asmens kortelės neišsaugomos.
Asmens kortelė Nr.T-2 priklauso privalomų personalo dokumentų grupei. Asmens kortelės forma yra suvienodinta ir nurodo darbo ir jo apmokėjimo pirminės apskaitos dokumentų sistemą, patvirtintą Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 2004 m. sausio 5 d. dekretu Nr. 1 „Dėl patvirtinimo“ vieningos pirminės apskaitos dokumentacijos darbo ir jo apmokėjimo apskaitai formos“.
Dėl tam tikrų darbo veiklos sričių specifikos Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 2004 m. sausio 5 d. nutarimu Nr. 1 „Dėl darbo ir jo apmokėjimo pirminės apskaitos dokumentų vieningų formų patvirtinimo“ patvirtinti du daugiau apskaitos formų: Nr. T-2GS (MS) ir Nr. T -keturi.
Valstybės (savivaldybės) darbuotojo asmens kortelė (forma Nr. T-2GS (MS)) naudojama valstybės (savivaldybės) valstybės tarnybos pareigas einantiems asmenims įrašyti. Vykdoma vietoj formos Nr. T-2, panašaus turinio.
Mokslo, mokslo ir pedagogikos darbuotojo registracijos kortelė (forma Nr. T-4) pildoma lygiagrečiai su forma Nr. T-2 mokslo, mokslinių tyrimų, mokslo ir gamybinėse organizacijose, švietimo ir kitose įstaigose bei organizacijose, veikiančiose Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. švietimo, mokslo ir technologijų sritis mokslo darbuotojų sąskaita. Jis pildomas remiantis atitinkamais dokumentais (mokslų daktaro ir kandidato diplomais, docento ir profesoriaus pažymėjimais ir kt.), taip pat darbuotojo pateikta informacija apie save.
Asmeninės kortelės reikšmė slypi tame, kad pametus darbo knygelę ji yra vienintelis dokumentas, tiesiogiai patvirtinantis darbuotojo darbo patirtį.
Nepainiokite asmens kortelės Nr. T-2 su tokiais dokumentais, kaip, pavyzdžiui, asmens personalo apskaitos lapas ar anketa, kurie yra asmens bylos dalis. Šiuos dokumentus pildo pats darbuotojas, jie surašomi bet kokia forma ir gali nebūti, jei darbdavys neturi patvirtintos asmens bylų tvarkymo tvarkos.
Asmens kortelę pildo tik personalo aptarnavimo specialistas visiems asmenims, priimtiems į darbą pagal įsakymą (instrukciją) (forma Nr. T-1 arba Nr. T-1a). Asmeninės kortelės saugomos seife, formuojant atskirą kartoteką abėcėlės tvarka pagal darbuotojų pavardes.
Pildant asmens kortelę, naudojama informacija iš šių dokumentų, kuriuos darbuotojas pateikia kreipiantis dėl darbo (pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 65 straipsnį):
Pasai;
išsilavinimo dokumentas, dėl kvalifikacijos ar specialių žinių prieinamumo – kreipiantis dėl darbo, kuriam reikia specialių žinių ar specialaus išsilavinimo;
Darbo knyga (dirbantiems ne visą darbo dieną - darbo knygos kopijos);
Valstybinio pensijų draudimo pažymėjimas;
Registracijos mokesčių inspekcijoje pažymėjimai;
Karinės registracijos dokumentai (atliekamiems atlikti karo tarnybą).
Pildant asmeninę kortelę, naudojama ir papildoma informacija, kurią darbuotojas praneša apie save.
Pastaba!
Tam tikrais atvejais, atsižvelgdamas į darbo specifiką, darbdavys, sudarant darbo sutartį, gali reikalauti (darbuotojo sutikimu) pateikti papildomus dokumentus. Tuo pačiu metu papildomų dokumentų sąrašo darbdavys nenustato savarankiškai, o būtinybę juos pateikti turi tiesiogiai nustatyti norminis aktas: Rusijos Federacijos darbo kodeksas, kiti federaliniai įstatymai, prezidento dekretai. Rusijos Federacija ir Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretai.
Visais kitais atvejais draudžiama reikalauti iš besikreipiančio į darbą asmens, be įstatymų numatytų, bet kokių papildomų dokumentų.
Tokie papildomi dokumentai, kaip taisyklė, yra: vaiko gimimo liudijimas, santuokos liudijimas, moters nėštumo liudijimas, dokumentai apie neįgalumą, buvimą radiacijos poveikio zonoje dėl avarijos Černobylio atominėje elektrinėje ir kt.
Bet darbdavys neturi teisės reikalauti, kad stojantis į darbą asmuo pateiktų šiuos dokumentus be reikalo. Kartu šių dokumentų pateikimas atitinka paties darbuotojo interesus, nes priešingu atveju darbdavys negalės suteikti darbuotojui įstatymų reikalaujamų lengvatų ir garantijų.
Vieninga asmens kortelės Nr. T-2 forma susideda iš keturių lapų ir susideda iš šių skyrių:
I. „Bendra informacija“;
II. „Informacija apie karinę registraciją“;
III. „Įdarbinimas ir perkėlimai į kitą darbą“;
IV. „Patvirtinimas“;
V. „Profesinis tobulėjimas“;
VI „Profesinis perkvalifikavimas“;
VII. „Apdovanojimai (paskatinimas), garbės vardai“;
VIII. „Atostogos“;
IX. „Socialinės išmokos, į kurias darbuotojas turi teisę pagal įstatymus“;
X. „Papildoma informacija“;
XI. „Darbo sutarties nutraukimo (atleidimo) pagrindas“.
I skirsnyje „Bendroji informacija“, nurodant informaciją apie darbuotoją, reikia vadovautis šiomis taisyklėmis:
1. Pavardė, vardas, tėvavardis nurodomi remiantis pase ir užrašomi visiškai ir įskaitomai.
Tuo pačiu metu informacijos kodavimo zonos taip pat turi būti užpildytos pagal visos Rusijos klasifikatorius: OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR.
Pastaba.
OKATO - "Visos Rusijos administracinio-teritorinio suskirstymo objektų klasifikatorius" OK 019-95, patvirtintas 1995 m. liepos 31 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu Nr. 413;
OKIN - „Visos Rusijos informacijos apie gyventojus klasifikatorius. OK 018-95“, patvirtintas 1995 m. liepos 31 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu Nr. 412;
OKSO - „Visos Rusijos švietimo specialybių klasifikatorius. OK 009-2003“, patvirtintas 2003 m. rugsėjo 30 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu Nr. 276-st;
OKPDTR – 1994 m. gruodžio 26 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretas Nr. 367 „Dėl visos Rusijos darbuotojų, darbuotojų pareigybių ir darbo užmokesčio kategorijų klasifikatoriaus OK 016-94 patvirtinimo ir įgyvendinimo“.
2. Gimimo data ir vieta nustatoma pagal pasą ar kitą asmens dokumentą, įrašoma visa apimtimi, pvz.: „1964 m. gruodžio 12 d.“. Atitinkamai kodas nurodomas taip: 1964-12-12.
3. Pilietybė įrašoma nesumažinant. Pilietybės įrašas ir jo kodavimas atliekamas pagal OKIN, jie gali būti tokie:
Rusijos Federacijos pilietis - 1;
Rusijos Federacijos ir užsienio valstybės pilietis - 2 (dvigubos pilietybės atveju nurodoma, kurios valstybės pilietybė yra);
užsienio pilietis (kuri valstybė nurodyta) - 3;
asmuo be pilietybės - 4.
4. Kalbos mokėjimo laipsnis pildant formos Nr.T-2 I skilties 5 punktą „Užsienio kalbos mokėjimas“ nurodomas taip: „Kalbu laisvai“ (OKIN kodas – 3), „Skaitau ir galiu pasiaiškinti“ (OKIN kodas – 2) , „Skaitau ir verčiau su žodynu“ (OKIN kodas – 1).
5. Visa informacija apie išsilavinimą (kvalifikaciją, kryptį ar specialybę) nustatoma remiantis išsilavinimo dokumentu.
Išsilavinimas įrašomas ir koduojamas pagal OKIN ir OKSO.
Pagal OKIN išsilavinimas koduojamas taip:
Pradinis (bendrasis) išsilavinimas - 02;
pagrindinis bendrasis išsilavinimas - 03;
vidurinis (užbaigtas) bendrasis išsilavinimas - 07;
· pirminis profesinis išsilavinimas - 10;
vidurinis profesinis išsilavinimas - 11;
· nebaigtas aukštasis išsilavinimas - 15;
aukštasis išsilavinimas - 18;
Antrosios pakopos išsilavinimas – 19.
Baigusieji tris aukštosios mokyklos kursus priskiriami asmenims, turintiems nebaigtą (nebaigtą) aukštąjį profesinį išsilavinimą.
Du stulpelių blokai, skirti pildyti informaciją apie ugdymą, formoje Nr.T-2 skirti informacijai apie antrosios ugdymo įstaigos pabaigą nurodyti.
6. Profesija (pagrindinė) nurodoma visa, remiantis etatų sąrašu ir įsakymu (instrukcija) dėl priėmimo į darbą. Kita profesija – pagal antrojo išsilavinimo, specialybės įgijimą patvirtinančius dokumentus. Užkoduota pagal visos Rusijos darbuotojų profesijų, darbuotojų pareigybių ir darbo užmokesčio kategorijų klasifikatorių OK-016-94, patvirtintą 1994 m. gruodžio 26 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu Nr. 367 „Dėl priėmimo“. ir visos Rusijos darbuotojų profesijų, darbuotojų pareigybių ir darbo užmokesčio kategorijų klasifikatoriaus OK-016-94 (toliau - OKPDTR) įgyvendinimas.
7. Darbo stažas (bendrasis, nepertraukiamas, suteikiantis teisę į stažo išmoką, suteikiantis teisę į kitas šio darbdavio nustatytas išmokas) apskaičiuojamas pagal įrašus darbuotojo darbo knygelėje ir (ar) kitus dokumentus. patvirtinantis atitinkamą darbo stažą, nurodytą dienomis, mėnesiais, metais.
8. Santuokos būsena įrašoma ir užkoduojama pagal šias galimas reikšmes pagal OKIN:
Niekada nebuvo (nebuvo) vedęs - 1;
yra registruotoje santuokoje - 2;
· yra neregistruotoje santuokoje - 3;
našlė (našlė) - 4;
išsiskyręs (išsiskyręs) - 5;
išsklaidytas (išsklaidytas) - 6.
9. Šeimos sudėtyje nurodomi tik šeimos nariai, nurodant santykio laipsnį.
Šiuo metu galiojančiuose teisės aktuose nėra bendros „šeimos“ sąvokos, tačiau, remiantis Rusijos Federacijos šeimos kodekso 2 straipsnio ir Rusijos Federacijos civilinio kodekso 1142 straipsnio normų analize, šeimos ratas. nariais gali būti: sutuoktiniai, tėvai ir vaikai (įskaitant įtėvius ir įvaikius).
10. Paso duomenys nurodomi griežtai laikantis paso.
11. Gyvenamoji vieta (pagal pasą) nurodoma pagal pasą, faktinė - pagal darbuotoją. Gyvenamosios vietos kodą nustato OKATO.
Dokumentai, kurių pagrindu pildomas II skyrius „Informacija apie karinę registraciją“, yra šie:
karinis pažymėjimas (arba laikinasis pažymėjimas, išduotas vietoj karinio pažymėjimo) - piliečiams, kurie yra rezerve;
· piliečio, šaukiamo į karo tarnybą, pažymėjimas - piliečiams, privalomiems šaukti į karo tarnybą.
Pagal paraiškos teikimo ir pirminės apskaitos dokumentų formų pildymo instrukcijas, skirtas apskaityti darbo ir jo mokėjimo piliečiams rezerve:
3 pastraipa „Sudėtis (profilis)“ – pildoma be santrumpos (pvz., „komanda“, „medicina“ arba „kariai“, „jūreiviai“ ir panašiai);
4 punktas „Visas VUS kodo žymėjimas“ – įrašomas visas žymėjimas (šeši skaitmenys, pavyzdžiui, „021101“ arba šeši skaitmenys ir abėcėlė, pavyzdžiui, „113194A“);
5 dalis „Tinku karinei tarnybai kategorija“ – rašoma raidėmis: A (tinka karo tarnybai), B (tinka karo tarnybai su nedideliais apribojimais), C (ribotai tinkama karo tarnybai) arba G (laikinai netinkama karo tarnybai). ). Jei atitinkamose karinio pažymėjimo dalyse nėra įrašų, pažymima „A“ kategorija:
7 punkte „Jis yra registruotas kariuomenėje“ užpildoma (paprastu pieštuku):
a) eilutė - tais atvejais, kai yra mobilizacijos įsakymas ir (ar) antspaudas apie mobilizacijos įsakymų išdavimą ir atėmimą;
b) eilutė - piliečiams, rezervuotiems organizacijai mobilizacijos ir karo laikotarpiui.
Piliečiams, privalomiems šaukti į karo tarnybą:
2 dalis „Karinis laipsnis“ – daromas įrašas „taikomas šaukimas“;
5 dalis „Tinku karinei tarnybai kategorija“ – rašoma raidėmis: A (tinka karo tarnybai), B (tinka karo tarnybai su nedideliais apribojimais), C (ribotai tinkama karo tarnybai), D (laikinai netinkama karo tarnybai). ) arba D (netinka karinei tarnybai). Jis pildomas remiantis įrašu piliečio, šaukiamo į karo tarnybą, pažymėjime.
Instrukcijoje konkrečiai nenurodytų punktų pildymas atliekamas remiantis išvardintų dokumentų informacija.
Piliečio, sulaukusio amžiaus ribą būti atsargoje arba piliečio, pripažinto netinkamu karo tarnybai dėl sveikatos, asmens kortelės II skyriaus 8 punkte laisvoje eilutėje daromas įrašas „pašalintas“. iš karinės registracijos dėl amžiaus“ arba „pašalintas iš karinės registracijos dėl valstybės sveikatos“.
Užpildęs II skiltį „Informacija apie karinę įskaitą“, antrojo lapo Nr.T-2 apačioje, personalo pareigūnas turi patvirtinti nurodytus duomenis savo asmeniniu parašu, nurodydamas pareigas ir parašo dekodavimą. Darbuotojas taip pat pasirašo antrame formos Nr. T-2 puslapyje ir užrašo jos užpildymo datą. Eilutė, kurioje yra darbuotojo asmeninis parašas, yra parašo pavyzdys, pagal kurį jam bus mokamas darbo užmokestis.
Pastaba!
Pasikeitus informacijai apie darbuotoją, į jo asmens kortelę įrašomi atitinkami asmens duomenys (pavyzdžiui, pasikeitusi šeiminė padėtis, gyvenamoji vieta, išsilavinimas, kvalifikacijos kėlimas, užsienio kalbų mokėjimas ir kt.), kuriuos patvirtina Darbuotojas. personalo pareigūno parašas. Pakeitimai ir papildymai atliekami pagal personalo įsakymus ir darbuotojų pateiktus dokumentus (santuokos liudijimus, diplomus ir pan.). Žodinis darbuotojo pareiškimas nėra pagrindas atlikti šiuos pakeitimus, išskyrus neesminius duomenis (pavyzdžiui, dėl telefono numerio).
Svarbiausia informacija yra III skirsnyje „Įdarbinimas ir perkėlimas į kitą darbą“ ir XI „Darbo sutarties nutraukimo (atleidimo) pagrindas“.
Įrašai šiuose skyriuose daromi pagal įsakymą (instrukciją) dėl priėmimo į darbą (formos Nr. T-1 ir T-1a) ir įsakymą (instrukciją) dėl perkėlimo į kitą darbą (forma Nr. T-5) ir 2012 m. įsakymas (nurodymas) dėl darbo sutarties su darbuotoju nutraukimo (nutraukimo) (formos Nr. T-8, T-8a).
Šią informaciją reikia pildyti ypač atsargiai, nes dažnai tai yra pagrindas patvirtinti darbuotojo darbo patirtį.
Skiltyje „Įdarbinimas ir perkėlimas į kitą darbą“ įrašo informaciją, kaip darbuotojas dirba organizacijoje ir turi atitikti įrašus darbo knygelėje, pakartodamas datą, įsakymo priimti į darbą, perkėlimą į darbą numerį, pareigybės, struktūrinio padalinio pavadinimas. Be to, kiekvieno asmens kortelės III skilties įrašo pabaigoje yra tvirtinamas darbuotojo parašas, kad jis yra susipažinęs su įrašu, padarytu jo darbo knygelėje.
Paskutinį XI asmens kortelės skyrių „Darbo sutarties nutraukimo (atleidimo) pagrindas“ užpildo personalo tarnybos darbuotojas, pasibaigus darbo santykiams su darbuotoju. Darbo sutarties nutraukimo (atleidimo) pagrindas yra atleidimo priežasties formuluotė pagal atitinkamą Rusijos Federacijos darbo kodekso straipsnį, visiškai pakartojant įrašą darbuotojo darbo knygoje. Atleidimo iš darbo data yra paskutinė darbuotojo darbo diena. Užsakymo rekvizitai (data ir numeris), kuris yra šios dalies užpildymo pagrindas, taip pat nurodomi griežtai laikantis įrašo darbo knygoje. Atleidimo iš darbo įrašai yra patvirtinti personalo tarnybos darbuotojo ir darbuotojo parašu.
Duomenys apie kvalifikacijos tobulinimą ir profesinį perkvalifikavimą fiksuojami remiantis darbuotojo pateiktais arba iš personalo mokymo skyriaus gautais dokumentais (pažyma, pažyma).
Pildant VII skyrių „Apdovanojimai (paskatinimai), garbės vardai“ būtina nurodyti darbuotojui taikomų skatinimo (pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 191 straipsnį ir vietinius teisės aktus) rūšis ir valstybinius apdovanojimus. turėtų būti išvardyti ir suteikti garbės vardai.
VIII skyrius. „Atostogos“ įrašo visų rūšių atostogas, suteiktos darbuotojui per darbo prie šio darbdavio laikotarpį. Įrašų darymo pagrindas yra įsakymai dėl atostogų suteikimo.
IX skirsnyje nurodytos socialinės išmokos, į kurias darbuotojas turi teisę pagal įstatymą.
Skiltyje „Papildoma informacija“ nemokamas eilutes galima pildyti duomenimis darbdavio nuožiūra. Pavyzdžiui, fiksuojami duomenys apie aukštojo ir vidurinio profesinio mokymo įstaigų neakivaizdinių (vakarinių), neakivaizdinių, eksterninių studijų skyrių studentus (nurodomas mokymo įstaigos pavadinimas, priėmimo į mokymo įstaigą ir jos baigimo datos). ) arba dirbantį neįgalų asmenį (remiantis Medicinos ir socialinių reikalų ekspertų komisijos (toliau – MNK) pažyma), invalidumo grupe, neįgalumo laipsniu ir jo nustatymo data, MSMK išvada dėl darbo sąlygų ir pobūdžio) .
Atleidžiamų darbuotojų asmeninės kortelės formuojamos į savarankišką bylą abėcėlės tvarka. Prieš pateikiant bylą archyvui, visos kortelės turi būti surašytos pagal Federalinio archyvo reikalavimus ir saugomos archyve 75 metus.
Antriniai apskaitos dokumentai išvestinės finansinės priemonės yra pagrįstos pirmine pirminių apskaitos dokumentų informacija. Pagrindiniai šio dokumentų pogrupio kūrimo tikslai yra šie:
Informacijos išsamumo, patikimumo ir dinamiškumo užtikrinimas dirbant su personalu;
Personalo dokumentų operatyvaus saugojimo užtikrinimas;
Veiksmingos personalo dokumentų paieškos užtikrinimas.
Antriniai apskaitos dokumentai yra: darbuotojo asmens kortelė (vienodos formos Nr. T-2, Nr. T-2GS (MS), Nr. T-4), darbo laiko apskaitos ir atsiskaitymų su personalu dokumentacija bei įvairios apskaitos registravimo formos. informacija.
Registracijos formos tvarkomos personalo įrašams įrašyti.
Yra šių tipų registracijos formos:
Registracijos ir kontrolės kortelės (RKK);
Registracijos žurnalai (knygos);
Ekrano formos (naudojant kompiuterines technologijas).
Kai kurių žurnalų ir knygų formas tvirtina oficialios institucijos. Pavyzdžiui, darbo knygelių ir jų įdėklų judėjimo apskaitos knygos forma patvirtinta 2003 m. spalio 10 d. Rusijos Federacijos darbo ministerijos potvarkiu Nr. 69 „Dėl pildymo instrukcijų patvirtinimo“. darbo knygos“. Tačiau dauguma formų sudaromos darbdavio nuožiūra.
2000 m. spalio 6 d. Federalinio archyvo patvirtintame „Organizacijų veikloje sugeneruotų standartinių valdymo dokumentų sąraše, nurodant saugojimo laikotarpius“, buvo nustatytos šios pagrindinės apskaitos formos ir jų saugojimo terminai:
| Straipsnio numeris | Dokumento tipas | Dokumentų saugojimo terminas<*> | Pastaba |
| PERSONALAS |
|||
| Darbuotojų priėmimas, perkėlimas (perkėlimas), atleidimas iš darbo |
|||
| Knygos, žurnalai, apskaitos kortelės: | Po atleidimo |
||
| a) darbuotojų priėmimas, perkėlimas (perkėlimas), atleidimas iš darbo | |||
| b) į komandiruotes išsiųsti darbuotojai | |||
| c) šauktiniai | |||
| d) atostogos | |||
| e) asmens bylos, asmens kortelės, darbo sutartys (sutartys), darbo sutartys | |||
| f) darbo knygų ir jų intarpų išdavimas | |||
| g) pažymų apie darbo užmokestį, stažą, darbo vietą išdavimą | |||
| h) kelionės pažymėjimų išdavimas | |||
Atsižvelgiant į darbo organizavimo vietos lygmeniu specifiką, taip pat galima sukurti:
Ne visą darbo dieną dirbančių darbuotojų registras;
Apdovanojimų ir nuobaudų žurnalas;
Įsakymų dėl studijų atostogų, neatlygintinų atostogų ir kt. registravimo žurnalas;
Nedarbingumo lapelių registras ir kt.
Vadovaujantis SSRS Vyriausiosios archyvų administracijos 1988 m. gegužės 25 d. įsakymu Nr. 33 „Valstybinė valdymo dokumentinės paramos sistema. Pagrindinės nuostatos. Bendrieji reikalavimai dokumentams ir dokumentacijos aptarnavimo paslaugoms“ visi dokumentai, kuriuos reikia registruoti, vykdyti ir naudoti informaciniais tikslais (administravimo, planavimo, atskaitomybės, apskaitos ir statistikos, apskaitos, finansų ir kt.), sukurti ir naudojami organizacijoje bei siunčiami kitiems asmenims. organizacijos; ateinančių iš aukštesnių, pavaldžių ir kitų organizacijų bei asmenų. Registruojantis turimi tiek tradiciniai spausdinti (ranka) dokumentai, tiek sukurti kompiuterine technika (mašininiu būdu skaitomi, mašinraščiai) (TSRS Vyriausiosios archyvų administracijos 1988 m. gegužės 25 d. įsakymo Nr. Reikalavimai dokumentams ir dokumentacijos palaikymui 3.2.1.2 p. paslaugos").
Taip pat paaiškinama, kad:
« dokumentų registravimas - tai dokumento sukūrimo ar gavimo fakto fiksavimas, uždedant ant jo rodyklę, po to įrašant reikiamą informaciją apie dokumentą į registracijos formas».
Dokumentų rodyklė susideda iš eilės numerio registruotame dokumentų masyve, kuris, remiantis paieškos užduotimis, papildomas rodyklėmis pagal bylų nomenklatūrą, korespondentų, atlikėjų klasifikatorius ir kt.
Dokumento rodyklėje yra tokia (arba atvirkštinė) sudedamųjų dalių seka: serijos registracijos numeris, rodyklė pagal bylų nomenklatūrą, rodyklė pagal naudojamą klasifikatorių. Sudedamosios indekso dalys yra atskirtos viena nuo kitos pasviruoju brūkšniu.
Pastaba!
Pagrindinis apskaitos dokumentų tikslas – suteikti jiems juridinę galią ir dubliuoti informaciją.
Informacijos dubliavimas apskaitos formose padidina jos saugos lygį ir palengvina reikalingų dokumentų paiešką.
Dokumento su registracijos numeriu ir įregistravimo data apskaita suteikia jam juridinę galią (įrodinėjimo galią), kuri gali būti svarbi kilus darbo ginčui su darbuotoju.
Remiantis Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2005 m. lapkričio 8 d. įsakymo Nr. 536 „Dėl standartinių darbo federalinėse vykdomosiose institucijose nurodymų dėl biuro darbo instrukcijų“ dokumentų registravimo nuostatų analize, taikomos šios taisyklės. registruoti ir indeksuoti dokumentus galima:
1. Dokumentai registruojami vieną kartą: gaunami - gavimo dieną, sukurti - pasirašymo ar patvirtinimo dieną.
2. Perkeliant registruotą dokumentą iš vieno padalinio į kitą, jis neperregistruojamas.
3. Dokumentų registravimas vykdomas grupėse, atsižvelgiant į dokumento rūšies pavadinimą, autorių ir dokumento turinį (pavyzdžiui, įsakymai dėl pagrindinės veiklos, įsakymai dėl personalo, aktai, pasiūlymai, pareiškimai ir kt. registruojami atskirai).
4. Kiekvienos registruotos grupės dokumentams suteikiami eiliniai registracijos numeriai.
5. Dokumento registravimo vieta yra nustatyta raštinės darbo instrukcijoje ar kitame vietiniame norminiame akte.
6. Nustatyta tokia privaloma registracijos rekvizitų sudėtis: autorius (korespondentas), dokumento rūšies pavadinimas; dokumento data, dokumento rodyklė (gaunamų dokumentų dokumento gavimo data ir rodyklė), teksto ar jo santraukos pavadinimas, rezoliucija (vykdytojas, užsakymo turinys, autorius, data), dokumento pateikimo terminas, dokumento įvykdymo žyma (iš esmės sprendimo išdavimo trumpas įrašas, faktinio įvykdymo data ir atsiliepimo dokumento rodyklė) ir persiuntimas į bylą Nr.
Pastaba.
Pagal 3.2.1.4 pastraipą. SSRS Vyriausiosios archyvų administracijos 1988 m. gegužės 25 d. įsakymas Nr. 33 „Valstybinė valdymo dokumentinės paramos sistema. Pagrindinės nuostatos. Bendrieji dokumentų ir dokumentacijos aptarnavimo paslaugų reikalavimai, privalomų rekvizitų sudėtis, esant poreikiui, gali būti papildyta kitais rekvizitais: vykdytojais, vykdytojo kvitu už dokumento gavimą, vykdymo eigą, prašymus ir kt. Rekvizitų išdėstymo registracijos formose ir registracijos bei kontrolės kortelių kitos pusės naudojimo tvarką nustato darbdavys savarankiškai.
Užpildžius paskutinį apskaitos žurnalo (knygos) puslapį, ant jo viršelio užrašoma pabaigos data ir žurnalas (knyga) surašomas teikti archyvui. Pagrindinėms registracijos formoms, kaip jau minėjome, Federalinis archyvas nustatė saugojimo terminus, likusioms – darbdavys nustato savarankiškai.
Darbo laiko apskaitos ir atitinkamo atlygio už darbą apskaičiavimo procese formuojama darbo laiko apskaitos ir atsiskaitymų su personalu dokumentacijos grupė.
Šią dokumentų grupę sudaro vieningos formos, patvirtintos Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 2004 m. sausio 5 d. nutarimu Nr. 1 „Dėl darbo ir jo apmokėjimo pirminės apskaitos dokumentų vieningų formų patvirtinimo“. apsvarstykite juos išsamiau.
Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 91 straipsniu darbo laikas- tai laikas, per kurį darbuotojas, vadovaudamasis organizacijos vidaus darbo taisyklėmis ir darbo sutarties sąlygomis, privalo atlikti darbo pareigas, taip pat kiti laikotarpiai, kurie pagal LR Darbo kodeksą Rusijos Federacija, kiti federaliniai įstatymai ir kiti Rusijos Federacijos norminiai teisės aktai yra susiję su darbo laiku.
Įstatymų leidėjas darbdaviui nustato pareigą vesti kiekvieno darbuotojo faktiškai dirbto laiko apskaitą.
Darbo laiko panaudojimo apskaita reikalinga šiais tikslais:
Užtikrinti darbo drausmės kontrolę darbo laiko panaudojimo požiūriu (laikas atvykimas į darbą, vėluojančių ir nelankančių asmenų atpažinimas, personalo buvimo darbo vietose stebėjimas darbo valandomis, taip pat darbuotojų savalaikio išvykimo iš darbo fiksavimas). ;
faktiškai dirbtų valandų, prastovų, ligų, atostogų ir kitų darbo laiko panaudojimo formų apskaita, kuri yra darbo užmokesčio apskaičiavimo pagrindas;
· Statistinių ataskaitų apie darbą rengimas.
Kiekvieno darbuotojo faktiškai dirbtam ir (ar) nedirbtam laikui fiksuoti naudojama: Darbo laiko apskaitos žiniaraštis ir darbo užmokesčio apskaičiavimas (forma Nr. T-12) ir darbo laiko apskaitos žiniaraštis (forma Nr. T-13).
Šių dokumentų dizaino ypatumą lemia tai, kad tai yra pirminiai apskaitos dokumentai, kurių pagrindu ji tvarkoma.
Darbo valandų apskaitos dokumentų, surašytų pagal galiojančius teisės aktus, nebuvimas, taip pat bet kokių privalomų rekvizitų nebuvimas pirminiuose apskaitos dokumentuose gali būti kvalifikuojamas kaip nepagrįstas darbo sąnaudų įtraukimas į sąnaudų sudėtį. sumažina apmokestinamąją bazę, o tai lems organizacijos įtraukimą į atsakomybę, nustatytą Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 3 dalyje.
Tvarkant darbo laiko apskaitos žiniaraštį patartina vadovautis šiomis taisyklėmis:
· Darbo laiko panaudojimo apskaita gali būti vykdoma visai organizacijai arba atskirai struktūriniams padaliniams;
· Darbuotojo įtraukimas į Darbo laiko apskaitos žiniaraštį ir pašalinimas iš jo vykdomas atitinkamo darbdavio įsakymo (nurodymo) pagrindu;
· Darbo laiko apskaitos žiniaraštis surašomas vienu egzemplioriumi, pasirašytas struktūrinio padalinio vadovo, personalo tarnybos darbuotojo ir perduodamas buhalterijai.
· Pastabos Darbo laiko apskaitos žiniaraštyje dėl neatvykimo į darbą, ne visą darbo dieną ar ne įprasto darbo laiko darbuotojo ar darbdavio iniciatyva, sutrumpinimo ir kitų priežasčių daromos tik tinkamai įformintų dokumentų pagrindu. Tokie dokumentai yra nedarbingumo pažymėjimai, valstybinių ar visuomeninių pareigų įvykdymo pažymėjimai, rašytinis įspėjimas apie prastovą, pareiškimas dėl darbo ne visą darbo dieną, darbuotojo rašytinis sutikimas dirbti viršvalandinį darbą įstatymų nustatytais atvejais ir kiti dokumentai. .
Pildant formas Nr. T-12 ir Nr. T-13, naudojami šie simboliai:
Iš dalies apmokamos vaiko priežiūros atostogos
Vaiko priežiūros darbuotojui suteiktos nemokamos atostogos
Nemokamos atostogos, suteiktos darbuotojui administracijos leidimu
Įstatymo numatytais atvejais išeiti neatlygintinai
Laikinasis nedarbingumas (išskyrus „T“ kodu numatytus atvejus) ir atostogos ligoniams slaugyti bei karantinas, išduodamos nedarbingumo pažymėjimais.
Neapmokamas neįgalumas įstatymų numatytais atvejais (dėl buitinės traumos, slaugos ir karantino, išduotos gydymo įstaigų pažymomis ir pan.)
Darbuotojų ir darbuotojų darbo valandų sumažinimas prieš nustatytą darbo dienos trukmę įstatymų numatytais atvejais
Prastovos ne dėl darbuotojo kaltės
Visą dieną pravaikštos išsaugant darbo užmokestį įstatymų numatytais atvejais (valstybinių ar visuomeninių pareigų vykdymas, ekstremalių situacijų likvidavimas, stichinių nelaimių padarinių likvidavimas)
pravaikštos (neatvykimas į darbo vietą be pateisinamos priežasties visą darbo dieną (pamainą), neatsižvelgiant į jos trukmę, taip pat neatvykimas į darbo vietą be svarbios priežasties daugiau kaip keturias valandas iš eilės per darbo dieną (pamaina)), administracinis areštas už administracinius teisės pažeidimus, buvimas medicininės detoksikacijos centre, neteisėtais pripažinti streikai ir kitoks neatvykimas dėl nepateisinamų priežasčių)
Nedirbtos valandos dėl darbo ne visą darbo dieną administracijos iniciatyva
Savaitgaliais (savaitiniam poilsiui) ir valstybinių švenčių dienomis
Streikas (įstatymo nustatytomis sąlygomis ir tvarka)
Neatvykimas dėl nepaaiškinamų priežasčių (iki aplinkybių išsiaiškinimo)
Daugiau informacijos apie klausimus, susijusius su pirminių dokumentų įforminimu, rasite UAB „BKR-INTERCOM-AUDIT“ autorių knygoje „Pirminiai dokumentai“.
Daugiau informacijos apie klausimus, susijusius su personalo įrašų tvarkymu, rasite UAB „BKR-INTERCOM-AUDIT“ autorių knygoje „Personalų įrašų tvarkymas“.
Personalo dokumentų tvarkymas – tai visas kompleksas darbo santykių dokumentavimo procedūrų. Pagrindiniai bendravimo su darbuotojais momentai – įdarbinimas ir atleidimas, perkėlimas ir paskyrimas į komandiruotę, apdovanojimas ir drausminė nuobauda – yra lydimi tam tikrų formalumų. Visi samdomą darbą dirbantys darbdaviai privalo tvarkyti personalo apskaitą-2019: nauji reikalavimai šį procesą individualiems verslininkams ir labai mažoms įmonėms kiek supaprastina, tačiau visiškai nuo jo neatleidžia.
HR įrašus gali tvarkyti vienas personalo specialistas arba visas personalo skyrius. Viskas priklauso nuo įmonės dydžio ir jos struktūros sudėtingumo. Kuo didesnis personalas, tuo solidesnis dokumentų srautas, su kuriuo personalo pareigūnui tenka susitvarkyti, jam vienam sunkiau susitvarkyti. Reikia plėsti personalo skyrių. O mažose organizacijose, kur iš viso dirba 10-20 žmonių, visus su personalu susijusius klausimus gali spręsti tik vadovas. Idealiu atveju tam reikia atitinkamos kvalifikacijos, tačiau atliekant nedidelį darbo krūvį, net ir nuo nulio įvaldytų manekenų HR įrašų tvarkymas leidžia su tuo susidoroti normaliai.
Privalomi personalo dokumentai
SIT inspektoriai, prokuratūros inspektoriai, Pensijų fondo atstovai turi teisę prašyti dokumentų patikrinti... Net vieno privalomo dokumento nebuvimas sukelia rimtų problemų. Už tai gali būti atsakingas ir darbdavys, ir pareigūnas, atsakingas už personalo apskaitą organizacijoje: personalo apskaita visada turi būti tvarkinga, tai lemia darbo su personalu kokybę. Įsitikinkite, kad įmonė turi visus pagal darbo įstatymus reikalaujamus dokumentus.
|
Dokumento tipas |
Tikslas |
Tai numatanti taisyklė |
|
Vidaus darbo taisyklės |
Jose nustatyta darbuotojų priėmimo į darbą ir atleidimo iš darbo tvarka, darbo ir poilsio režimas, taikomos drausminės priemonės, šalių teisės ir pareigos ir kt. |
Art. 189 Rusijos Federacijos darbo kodeksas |
|
Atostogų grafikas |
Nustato kasmetinių mokamų atostogų suteikimo sąlygas |
Art. 123 Rusijos Federacijos darbo kodeksas |
|
personalas |
Tvirtina struktūrą, darbuotojų skaičių ir sudėtį, pareigybių pavadinimus |
Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 str |
|
Darbo apsaugos mokymo žurnalas |
Patvirtina, kad darbuotojai sėkmingai baigė DSS mokymus |
Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 212 straipsnis |
|
Darbo apsaugos instrukcijos |
Nustatyti saugos standartus darbo vietoje |
Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 212 straipsnis |
|
Laiko žiniaraštis |
Įrašomas darbuotojų faktiškai dirbtas laikas ir yra darbo užmokesčio apskaitos pagrindas |
2004-05-01 Rusijos valstybinio statistikos komiteto dekretas Nr |
|
Darbuotojų asmens duomenų nuostatai |
Reguliuoja asmens duomenų sudėtį, tvarkymo ir saugojimo tvarką, jų perdavimo trečiosioms šalims sąlygas, sutikimo tvarkyti gavimą. |
Art. 88 Rusijos Federacijos darbo kodeksas |
|
Darbo užmokesčio ir priedų nuostatai |
Tvirtina darbdavio pasirinktą apmokėjimo (įskaitant viršvalandžius) ir darbuotojų skatinimo sistemą |
Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 135 straipsnis |
|
Darbo knygelių ir įdėklų judėjimo apskaitos knyga |
Atspindi duomenis apie kvitą iš darbuotojų ir užpildytų darbo knygelių išdavimą |
|
|
Pajamų ir išlaidų knygelė darbo knygelių formų ir įdėklų į jas apskaitai |
Atspindi duomenis apie tuščių formų gavimą ir išlaidas |
2003-10-10 Rusijos darbo ministerijos dekretas Nr.69 |
Tai yra minimumas, kuriuo turėtų pasirūpinti personalo vadovas. Kai tik organizacijoje atsiranda darbuotojų, privalomas sąrašas papildomas individualaus pobūdžio dokumentais: darbo sutartimis, įsakymais dėl įdarbinimo, asmens kortelėmis. Jei įstatymai įpareigoja siųsti darbuotojus medicininėms apžiūroms, pradedamas tvarkyti apžiūrų registras, jei kai kurios pareigos yra susijusios su visa finansine atsakomybe, tai turėtų būti fiksuojama sudarant sutartis.
Kai kurie dokumentai, pavyzdžiui, vidaus darbo reglamentai (DWTR) arba nuostatai, reglamentuojantys tam tikrus santykių su personalu aspektus, yra rengiami vieną kartą ir taikomi metai iš metų. Pakeitimai atliekami tik pagal poreikį. Kiti tam tikru reguliarumu sudaromi iš naujo: atostogų grafikas – kasmet, darbo laiko apskaitos žiniaraštis – kas mėnesį, pamainų grafikas – ataskaitinio laikotarpio pabaigoje ir pan.
Kursai, padėsiantys pagerinti dokumentų tvarkymą
Papildomi personalo dokumentai
Tai reiškia, kad darbdavys nebus baudžiamas už jų neatvykimą, tačiau gali nukentėti darbo su personalu efektyvumas. Šiai kategorijai atstovauja kolektyvinė sutartis, darbuotojų atestavimo ir profesinio perkvalifikavimo nuostatai, darbo su archyvais taisyklės, individualūs dokumentai: įdarbinimo proceso metu pildomos anketos, darbuotojų prašymai, įsakymai dėl materialinės pagalbos suteikimo ir kt.
Patikslinkite juos pagal poreikį.
HR įrašų valdymas nuo nulio: žingsnis po žingsnio instrukcijos-2019 m
Taigi, jūs turite sukurti personalo įrašų tvarkymą nuo nulio. Kaip tai padaryti ir nuo ko pradėti? Net ir neturėdami solidžios darbo patirties, galite sutvarkyti bet kurios įmonės – veikiančios, reorganizuojamos ar tik besikuriančios – personalo reikalus. Nauja personalo įrašų tvarkymo instrukcija padės išvengti klaidų atliekant šią kruopščią užduotį.
1 veiksmas: išmokite žmogiškųjų išteklių pagrindus. Reikės specialios literatūros: žinynų, darbo teisės srities reglamentų su komentarais. Visada po ranka turėkite dabartinę Rusijos Federacijos darbo kodekso redakciją: joje rasite atsakymus į daugelį klausimų, susijusių su kasdieniu personalo darbu. Darbo teisės normų nežinojimas darbdaviui dažnai virsta baudomis.
2 veiksmas: sužinokite, kokias kompiuterio programas galite naudoti. Daugelis organizacijų diegia specializuotą programinę įrangą, kuri palengvina darbą su dokumentais ir optimizuoja įprastus žmogiškųjų išteklių procesus. Pavyzdžiui, faktiškai dirbtų valandų apskaita, atostogų planavimas, šabloninių įsakymų ir instrukcijų sudarymas.
3 žingsnis. Perskaitykite įmonės steigimo dokumentus. Personalo procesai turi būti sudaryti taip, kad nebūtų prieštaravimų chartijos ir kitų steigiamųjų dokumentų nuostatoms. Įstatuose nustatyta pirmųjų įmonės asmenų įdarbinimo ir darbo apmokėjimo tvarka, personalo patvirtinimo schema ir kiti svarbūs niuansai, kuriuos reikia žinoti.
4 veiksmas. Peržiūrėkite vietines taisykles. Pažiūrėkite, ar yra visi reikalingi dokumentai, ir būtinai patikrinkite, ar jie atitinka galiojančius teisės aktus. Jeigu kai kurių norminių aktų iš privalomojo sąrašo trūksta (arba jie yra, bet surašyti su klaidomis), įmonei gali būti skirta bauda.
Patarimai, kaip išvengti baudų:
- Sudarykite trūkstamų nuostatų ir taisyklių sąrašą.
- Trūkstamus dokumentus parengti savarankiškai arba pasitelkus kitų tarnybų ir skyrių specialistus.
- Derinti projektus su vadovybe ir tvirtinti užsakymus.
5 žingsnis. Sukurkite standartinę darbo sutarties formą, kurią vėliau panaudosite santykiams su darbuotojais įforminti. Dokumento turinys neturėtų prieštarauti Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 straipsniui. Į sutartį būtinai įtraukite visas būtinas sąlygas.
6 veiksmas. Sukurkite standartinių personalo procedūrų formų rinkinį. Tai apima atleidimą iš darbo, perkėlimą ir įdarbinimą, atostogas, komandiruotes, premijas ir kt. Šiandien komercinės struktūros turi pasirinkimą: naudoti vieningas užsakymų formas arba kurti savo formas. Jei pasirenkamas antrasis variantas, naujas formas patvirtinkite raštu.
7 veiksmas. Gaukite žurnalus. Šiame svarbiame punkte pateikiami visi personalo įrašų tvarkymo nurodymai. Be tuščių ir užpildytų darbo knygų formų apskaitos knygų, reikėtų vesti dar bent penkis žurnalus.
Tarp jų:
- Kontrolės ir priežiūros įstaigų atliktų patikrinimų apskaita.
- Pramoninių avarijų registravimas.
- Registruojantis instrukcijas. Įvadinė, darbo vietos ir priešgaisrinė sauga – kiekvienam tipui vedamas atskiras žurnalas.
Jei reikia, pradėkite kitus žurnalus. Įstatymai nereikalauja registruoti personalo įsakymų, darbuotojų išvykstančių į komandiruotes ar motinystės atostogų, gaunamos korespondencijos ir nedarbingumo pažymėjimų. Bet tai padeda personalo darbe.
8 veiksmas. Patikrinkite, ar tinkamai įforminti darbo santykiai su darbuotojais. Taip pat ir su generaliniu direktoriumi: deja, pirmieji įmonių asmenys dažnai įdarbinami su pažeidimais. Ypatingą dėmesį atkreipkite į sutartyse nurodytas sąlygas (galiojimo laikas, bandomasis laikotarpis įsidarbinti, atsakomybė ir kt.). Pašalinkite visus nustatytus trūkumus sudarant papildomus susitarimus prie darbo sutarčių.
9 žingsnis. Organizuokite darbą su darbo knygomis. Darbuotojas perkelia savo darbuotoją į personalo skyrių įdarbinimo etape. Nuo to momento iki jo savininko atleidimo dokumentą saugo darbdavys. Asmuo, atsakingas už darbo knygelių įforminimą, saugojimą ir išdavimą, skiriamas įmonės vadovo įsakymu. Šios pareigos, kaip ir visapusiškas personalo administravimas, dažniausiai patiki personalo pareigūnui.
Kad nei vadovybė, nei GIT neturėtų skundų dėl darbo knygų kokybės, vadovaukitės reikalavimais:
- Rusijos Federacijos darbo kodekso 66 straipsniai;
- instrukcijos, patvirtintos Rusijos darbo ministerijos 2003-10-10 dekretu Nr. 69;
- taisyklės, patvirtintos Rusijos Federacijos Vyriausybės 2003 m. balandžio 16 d. dekretu Nr. 225.
10 veiksmas. Gaukite asmenines korteles visiems darbuotojams.Įskaitant „sezoninius darbuotojus“, dirbančius namuose ir ne visą darbo dieną dirbančius darbuotojus. Išimtis yra rangovai pagal civilinės teisės sutartis, kurių kortelės nepaleidžiamos. Naudokite formą Nr. T-2 arba jos vietinį atitikmenį.
11 žingsnis. Organizuokite karinę registraciją. Mažose įmonėse, kuriose nėra atskiro karinės registracijos stalo, ši funkcija dažniausiai patiki personalo pareigūnui. Išduoti įsakymą paskirti asmenį, atsakingą už karinę registraciją, sudaryti metinį darbo planą ir derinti jį su karių registracijos ir šaukimo tarnyba, perkelti duomenis iš karinių bilietų ir kitų įdarbinimo metu pateiktų karinės registracijos dokumentų į darbuotojų asmens korteles. Kartu su planu ir įsakymu karių registravimo ir įdarbinimo tarnybai pateikti ataskaitą forma Nr. 6 ir organizacijos registracijos kortelę Nr. 18 forma (žr. Kultūros ministerijos raštus Nr. 125-01-16 / 24). 2003 m. lapkričio 3 d. ir 2015 m. Nr.).
12 veiksmas. Pateikite dokumentus su priimtinomis saugojimo sąlygomis. Griežtos atskaitomybės formos, pavyzdžiui, originalios darbo knygos ir jų intarpai (tiek užpildyti, tiek nauji) turėtų būti saugomi ne viešoje erdvėje. Pavyzdžiui, seife arba saugiai užrakintoje ugniai atsparioje spintelėje. Pasibaigus kalendoriniams metams, raštvedyboje užpildytus dokumentus perduoti į organizacijos archyvą. Įvairių kategorijų dokumentų archyvinio saugojimo terminų ieškokite sąraše, patvirtintame Rusijos kultūros ministerijos 2010-08-25 įsakymu Nr.558.
Laikui bėgant personalo dokumentacijos apimtis gerokai padidės. Būkite tam pasiruošę ir iš anksto apgalvokite užsakymų numeravimo logiką. Šiuo atveju nėra aiškių nurodymų, vadovaukitės sveiku protu. Jei užsakymų mažai, galima naudoti ištisinį numeravimą, jei daug – suskirstyti į grupes ir naudoti papildomus raidžių indeksus, kad nekiltų painiavos.
Suteikia dokumentams juridinę galią
* personalo dokumentų tvarkymo instrukcija
* personalo tarnybos bylų paruošimas perdavimui į organizacijos archyvą, saugojimo terminai
* darbdavio atsakomybė už personalo apskaitos tvarkymo reikalavimų pažeidimus
Pagrindinis personalo dokumentacijos tikslas – suteikti didesnį darbo santykių skaidrumą. Visa personalo dokumentacijos sistema nustato tam tikras taisykles, pagal kurias darbuotojams garantuojamas stabilumas, administracijai lengviau valdyti personalą. Tiksliausias teisių ir pareigų spektro reglamentavimas personalo dokumentų pagalba atitinka abiejų darbo santykių šalių interesus.
Vietinių taisyklių, kurios yra privalomos kiekvienam darbdaviui, pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso normų aiškinimą, sudėtis apima:
Darbuotojai (Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 straipsnis);
· Vidaus darbo taisyklės (Rusijos Federacijos darbo kodekso 56, 189, 190 straipsniai);
Dokumentai, nustatantys darbuotojų asmens duomenų tvarkymo tvarką, jų teises ir pareigas šioje srityje (Rusijos Federacijos darbo kodekso 86, 87, 88 straipsniai);
· Pamaininio darbo metu kiekviena darbuotojų grupė privalo dirbti nustatytomis darbo valandomis pagal pamainų grafiką (Rusijos Federacijos darbo kodekso 103 str.);
Atostogų grafikas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 123 straipsnis);
· Darbo apsaugos taisyklės ir instrukcijos. Darbdavys privalo užtikrinti saugias sąlygas ir darbo apsaugą, darbo apsaugos taisyklės ir instrukcijos turi būti parengtos ir pasirašytinai pateikiamos darbuotojams (Rusijos Federacijos darbo kodekso 212 straipsnis).
Šie personalo dokumentai yra vieni iš tų, kuriuos pirmiausia tikrina federalinės darbo inspekcijos inspektoriai.
Pamainų grafikas Šv. Rusijos Federacijos darbo kodekso 103 str., Privalomas dirbant pamaininį darbą
Personalo dokumentacija
Jį sukuria personalo skyrius, vykdydamas savo pareigas dokumentuoti darbą su personalu. Personalo dokumentacija visada yra „pririšta“ prie konkretaus darbuotojo ir atspindi jo pareigų (profesijos) specifiką, įdarbinimo sąlygas, darbo rezultatus ir kt.Šio tipo dokumentai apima:
administraciniai dokumentai, darbuotojo darbo veiklą patvirtinantys dokumentai;
informacija – atsiskaitymo dokumentai;
oficiali vidinė korespondencija;
apskaitos ir dokumentų registravimo žurnalai (knygos).
Į kiekvieną iš šių grupių įtraukti dokumentai turi savo ypatybes. Jie skirti įvairiems tikslams, yra kuriami, tvirtinami ir įgyvendinami įvairiais būdais.
Administraciniai dokumentai
Darbo veiklą patvirtinantys dokumentai
Informacija ir atsiskaitymo dokumentai
Vidinė verslo korespondencija
Buhalterinės apskaitos ir registravimo žurnalas (knygos).
Personalo užsakymai:
Apie įdarbinimą
- dėl atleidimo
– apie vertimą
- apie kryptį į
verslo kelionė
- atostogų suteikimas
- apie paaukštinimą
- drausminės nuobaudos skyrimas
Užsakymai pagrindinei veiklai
Darbo knygos
- darbo sutartys ir jų pakeitimai
- personalo įsakymų kopijos
Asmeninės darbuotojų kortelės
- darbuotojų asmens bylos
- laiko apskaitos žiniaraštis
Darbuotojo pareiškimas
- biuro užrašai
- aiškinamasis
- atstovavimas
Darbo sutarčių registravimas
- įsakymų dėl darbuotojų priėmimo, perkėlimo ir atleidimo registravimas
- atostogų įsakymų registravimas
- darbuotojų komandiruočių užsakymų registravimas
- kelionės dokumentų registravimas
- aptarnavimo užduočių registravimas
- vietinių taisyklių registravimas
- darbo knygų ir įdėklų judėjimo apskaitos knyga
- įsakymų dėl skatinimo ir drausminių nuobaudų skyrimo registravimas
- informacijos apie personalą išdavimas
- nedarbingumo lapelių apskaita
Administraciniai dokumentai
Šio tipo vidaus dokumentai apima vadovo įsakymus ir įsakymus. Su jų pagalba organizacijos vadovas įgyvendina šios organizacijos įstatuose numatytus įgaliojimus valdyti organizaciją.Pirmojo įmonės pareigūno įsakymai skirstomi į dvi savarankiškas grupes.
Pirmoji grupė – įsakymai dėl pagrindinės organizacijos veiklos (gamybos klausimais, dėl etatų lentelės organizacijoje tvirtinimo, personalo apskaitos tvarkymo instrukcijos, atestavimo tvarka).
Antrasis - įsakymai dėl personalo (dėl priėmimo į darbą, atleidimo iš darbo, perkėlimo į kitą darbą, dėl atostogų suteikimo, dėl skatinimo ir drausminių nuobaudų).
Į pirmąją grupę įtraukti dokumentai apima visos organizacijos veiklą, su personalo tarnybos darbu jie susiję tik netiesiogiai.
Antrajai grupei priskiriami dokumentai, tiesiogiai susiję su darbuotojų darbo veikla.
Daugelis šių dokumentų tvarkomi pagal standartinę formą, patvirtintą Rusijos valstybinio statistikos komiteto.
Darbuotojo darbinę veiklą patvirtinantys dokumentai
Šie dokumentai apima:- darbo istorija,
- darbo sutartis,
- darbo pažymėjimas,
- Įsakymų įdarbinti ir atleisti iš darbo kopijos.
Šių dokumentų tikslas – kuo tiksliau atspindėti darbuotojo darbo patirtį. Faktas yra tas, kad stažas (bendrasis darbo ar draudimo) yra svarbus tiek būsimam darbuotojo pensijų skyrimui, tiek skiriant jam laikinojo nedarbingumo išmokas darbo laikotarpiu.
Remiantis kitų darbdavių įsakymų nuorašais, darbuotojo darbo knygelėje daromi įrašai apie darbą ne visą darbo dieną, taip pat išduodamas darbo knygos dublikatas.
Informacija ir atsiskaitymo dokumentai
Informacinius ir atsiskaitymo dokumentus personalo skyrius tvarko darbuotojų asmens duomenims fiksuoti, su jų darbo veikla susijusiai informacijai apsaugoti.Jie apima:
- darbuotojo asmens kortelė,
- personalas,
- darbo laiko apskaitos žiniaraštis,
– Asmeniniai dalykai.
Daugumos šių dokumentų forma taip pat yra suvienodinta.
Vidinė verslo korespondencija
Visiems personalo sprendimams dokumentuoti naudojamas vidinis susirašinėjimas organizacijoje. Pavyzdžiui, norint patraukti darbuotoją drausminėn atsakomybėn, būtina gauti darbuotojo paaiškinimus.
Jei kalbame apie darbuotojo skatinimą, jo tiesioginis vadovas organizacijos vadovui nusiunčia idėją apie darbuotojo skatinimą.
Vidinio tarnybinio susirašinėjimo pagalba taip pat vyksta oficialus pasikeitimas nuomonėmis tarp organizacijos pareigūnų, tarp pareigūnų ir organizacijos vadovybės.
Apskaitos ir kontrolės žurnalai
Organizacijose tvarkomi registracijos žurnalai (knygos) personalo dokumentacijai (personalo įsakymams, darbo knygoms, asmens byloms, asmens tapatybės kortelėms) įrašyti. Teisinga dokumento apskaita (su konkretaus numerio suteikimu ir pažyma įregistravimo datoje) suteikia jam juridinę galią (įrodinėjimo galią), kurios pagalba darbdavys gali užtikrintai laimėti darbo ginče su darbuotojas.
Personalo dokumentų registraciją tvarko Personalo skyrius ir naudoja šias registracijos formas arba jas tvarko kiti įgalioti asmenys:
- darbo sutarčių registras;
- įsakymų dėl darbuotojų priėmimo, perkėlimo ir atleidimo iš darbo registras;
- įsakymų dėl atostogų suteikimo registravimo žurnalas;
- darbuotojų komandiruočių įsakymų registravimo žurnalas;
- kelionės pažymėjimų registravimo žurnalas;
- aptarnavimo užduočių registras;
- vietinių taisyklių registras;
- darbo knygelių ir intarpų į jas judėjimo apskaitos knyga;
- pajamų ir išlaidų knygelė darbo knygelės apskaitos formoms ir įdėklas joje;
- įsakymų dėl skatinimo ir drausminių nuobaudų skyrimo registravimo žurnalas;
- Personalo pažymėjimų išdavimo žurnalas;
- nedarbingumo lapelių registras;
- nelaimingų atsitikimų darbe registras.
Kai kurių žurnalų ir knygų formas tvirtina oficialios institucijos, o kitas formas kuria pati organizacija.
Pavyzdžiui, darbo knygų ir įdėklų judėjimo apskaitos knygos forma buvo patvirtinta Rusijos darbo ministerijos 2003 m. spalio 10 d. Nr 69. Asmens reikalų registras ar medicininės apžiūros registras neturi rekomenduojamos formos, todėl jį savo nuožiūra kuria pati organizacija.
Ar reikalingi visi dokumentai?
Visi išvardyti vidiniai organizacijos dokumentai sąlygiškai suskirstyti į tris blokus:
- privaloma,
- Rekomenduojamas,
- priklausomai nuo organizacijos specifikos.
Reikalingi dokumentai turėtų vykdyti visos be išimties organizacijos, nepaisant jų organizacinės ir teisinės formos, veiklos apimties ir darbuotojų skaičiaus. Visi šie dokumentai tiesiogiai arba netiesiogiai įvardijami Darbo kodekse. Taigi būtinybė išlaikyti vidaus darbo reglamentus išplaukia iš 1999 m. Rusijos Federacijos darbo kodekso 189 ir 190 straipsniai, privaloma personalo lentelė - iš str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 str., o dokumentai dėl asmens duomenų apsaugos rengiami vadovaujantis Č. Rusijos Federacijos darbo kodekso 14 str.
Rekomenduojami dokumentai padeda optimizuoti darbą su personalu. Jie gali būti organizacijoje arba nebūti. Tai priklauso nuo generalinio direktoriaus ar žmogiškųjų išteklių vadovo sprendimo.
Pavyzdžiui, specialistų pareigybių aprašymai, padalinių nuostatai yra ne kiekvienoje įmonėje.
Konkretūs organizacijos dokumentai būtini tik tam tikroms įmonėms. Daugiausia tai taikoma organizacijoms, kuriose darbo sąlygos yra kenksmingos. Jei organizacijoje yra profesijų, kurios pagal įstatymus priskiriamos profesijoms su kenksmingomis darbo sąlygomis, tada šiai įmonei tampa privaloma parengti papildomus nurodymus. Pavyzdžiui, apie instruktavimą dirbant su pavojingais objektais arba apie periodines medicinines apžiūras.
Ką tiksliai reikia turėti organizacijos personalo dokumentacijoje? Įmonės personalo dokumentų sąrašas:
Reikalingų personalo dokumentų sąrašas
| dokumentas | Nuoroda į teisės aktus | Kokiais atvejais išduodamas |
| Bendrieji dokumentai | ||
| Vidaus darbo taisyklės | Art. 189 Rusijos Federacijos darbo kodeksas | Būtinai |
| personalas | Būtinai | |
| Darbo knygelių ir įdėklų judėjimo apskaitos knyga | 2003-10-10 Rusijos darbo ministerijos dekretas Nr.69 | Būtinai |
| Kiekvienos pareigybės pareigybių aprašymai pagal personalo lentelę | Vieningas tarifų ir kvalifikacijų katalogas | Privaloma, jei darbo pareigos nereglamentuotos darbo sutartyse |
| Darbuotojų asmens duomenų nuostatai | Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 86 straipsnis | Būtinai |
| Darbuotojų darbo apmokėjimo nuostatai | Rusijos Federacijos darbo kodekso VI skyrius | |
| Darbuotojų priedų ir materialinio skatinimo nuostatai | Rusijos Federacijos darbo kodekso VI skyrius | Privaloma, jei darbo užmokesčio klausimai nereglamentuoti darbo sutartyse |
| Darbo apsaugos reglamentas | Rusijos Federacijos darbo kodekso X skyrius | Nereikalinga |
| Darbų saugos instrukcijos pagal profesiją | Rusijos Federacijos darbo kodekso X skyrius | Būtinai |
| Instruktažų žurnalas (susipažinimas su instrukcijomis) | Rusijos Federacijos darbo kodekso X skyrius | Būtinai |
| Darbuotojų privalomos medicininės apžiūros žurnalas | Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 69 str | Asmenys iki aštuoniolikos metų, taip pat kiti asmenys Rusijos Federacijos darbo kodekso ir kitų federalinių įstatymų numatytais atvejais |
| Atostogų grafikas | Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 123 str., Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2004-05-01 nutarimas Nr. | Būtinai |
| Komercinės paslapties reglamentas | 2004 m. liepos 29 d. federalinis įstatymas Nr. 98-FZ „Dėl komercinių paslapčių“ | Privaloma, jei darbo sutartyje nurodyta, kad darbuotojas privalo saugoti komercines paslaptis |
| Kolektyvinė sutartis | Rusijos Federacijos darbo kodekso 7 skyrius | Neprivaloma, sudaryta šalių susitarimu |
| Individualūs dokumentai | ||
| Darbo sutartis | Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 16, 56, 67 straipsniai | Būtinai |
| Priėmimo į darbą tvarka | Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 68 str., Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2004-05-01 nutarimas Nr. | Būtinai |
| Darbuotojo asmeninė kortelė | 2004-05-01 Rusijos valstybinio statistikos komiteto dekretas Nr | Būtinai |
| Darbo istorija | Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 66 str., Rusijos Federacijos Vyriausybės 2003 m. balandžio 16 d. dekretas Nr. 225 „Dėl darbo knygelių“, Rusijos darbo ministerijos 2003 m. spalio 10 d. dekretas Nr. 69 | Būtinai |
| Sutartys dėl visiškos atsakomybės | 2 ir 4 priedai prie Rusijos darbo ministerijos 2003 m. gruodžio 31 d. dekreto Nr. 85 | Privalomas visiškos atsakomybės nustatymo atvejais |
| Įsakymas dėl atostogų suteikimo darbuotojui | 2004-05-01 Rusijos valstybinio statistikos komiteto dekretas Nr | Būtinai |
| Darbuotojo prašymas dėl nemokamų atostogų | Art. 128 Rusijos Federacijos darbo kodeksas | Būtinai |
| Darbo laiko apskaitos žiniaraštis ir darbo užmokestis | 2004-05-01 Rusijos valstybinio statistikos komiteto dekretas Nr | Būtinai |
| pamainos grafikas | Art. Rusijos Federacijos darbo kodekso 103 straipsnis | Reikalingas pamaininiam darbui |
Personalo dokumentacijos atkūrimas
Naujas personalo vadovas naujame darbe gali laukti daug netikėtumų, ir ne visi jie gali būti malonūs. Patikrinimui gali pasirodyti, kad organizacija neturi nė pusės dokumentų iš aukščiau pateikto sąrašo.Žinoma, visų šių dokumentų sukurti, įvykdyti ir įgyvendinti per vieną dieną beveik neįmanoma. Reikia pabrėžtišiame sąraše Svarbiausias ir prioritetines pareigas bei pradėti jų registraciją.
Pradėkite nuo personalo lentelės, atostogų grafiko sudarymo. Tegul tai vyksta net nesilaikant Rusijos Federacijos darbo kodekse nustatytų terminų.
Tada reikia patikrinti darbo sutarčių su darbuotojais prieinamumą, priėmimo ir perkėlimo įsakymų registravimo prieinamumą ir teisingumą, įrašus darbo knygelėse.
Tvarkyti darbo sutarčių registrus, įsakymų dėl darbuotojų priėmimo, perkėlimo, atleidimo į savo organizaciją registrą.
Paruoškite darbo knygą.
Tada turite sutvarkyti asmenines T-2 formos korteles.
Dokumentas datuojamas jo įforminimo laiku, tačiau dokumento tekste, pavyzdžiui, T-2 formos kortelėje, nurodoma tikroji (nagrinėjamu atveju ankstesnė) gavimo data, t.y. tiksliai data, kada darbuotojas buvo priimtas į darbą arba perkeltas į kitas pareigas. Nustatydami priėmimo ir perdavimo datas galite pasitelkti apskaitos pagalbą ir prašyti asmeninių darbuotojų sąskaitų, kad patikrintumėte ir patikslintumėte datas.
Labai svarbu nepradėti esamo darbo!
Surašyti naujai priimtų, perkeltų ar atleidžiamų darbuotojų dokumentus per Rusijos Federacijos darbo kodekso griežtai nustatytus terminus ir laikantis visų biuro darbo taisyklių.
Kitas žingsnis turėtų būti vietos taisyklių parengimas, vykdymas ir įgyvendinimas.
Atminkite, kad tai rimtas, labai atsakingas ir daug laiko reikalaujantis darbas, nes šiuose dokumentuose yra darbo teisės normos (Rusijos Federacijos darbo kodekso 8 straipsnis).
Kokybiškai parengti ir įgyvendinti pareigybių aprašymų neįmanoma net esant nedideliam darbuotojų kolektyvui per tris dienas.
Tvarkos įvedimas organizacijos personalo dokumentacijoje, būkite labai atsargūs naikindami personalo dokumentus.
Ypač tokiems personalo dokumentams kaip:
darbo sutartys, įsakymai dėl priėmimo, perkėlimo, atleidimo,
1-2 formos asmeninės kortelės, asmeninės darbuotojų sąskaitos,
asmens bylų ir registracijos formų – galiojimo laikas yra 75 metai.
Nepaimtos darbo knygelės ir darbo knygelių apskaitos knyga bei jų intarpai saugomi 50 metų.
Personalo dokumentų saugojimo terminus nustato 2000-06-10 Federalinio archyvo patvirtintas Organizacijų veikloje formuojamų standartinių valdymo dokumentų sąrašas, nurodant saugojimo terminus (su 2003-10-27 pakeitimais). ). Visi Sąraše išvardyti dokumentai turi būti archyvuojami.
Įmonės personalo apskaitos tvarkymą atlieka personalo skyriaus inspektorius, kitaip tariant, personalo inspektorius arba personalo pareigūnas. 1998 m. rugpjūčio 21 d. Darbo ministerijos dekrete buvo nurodytos jo kasdienės pareigos. Tuo pačiu metu specializuotoje vieningoje kvalifikacijų žinyne nurodoma apie 15 profesijų, kurios vadovaujasi personalo pareigūno pareigybės aprašymu. Jame aiškiai apibrėžtos sąveikos su personalu ribos, pagrindinės pareigos, reikalavimai ir funkcijos, taip pat dokumentacijos tvarkymo taisyklės ir procedūros. Nepaisant to, kad tai yra pagrindinė ir esminė jo užduotis, jis gali dalyvauti ir sprendžiant kitas darbuotojų valdymo užduotis. Viskas priklauso nuo reikalavimų, kuriuos specialistui kelia ta ar ta organizacija, kurioje jis atlieka savo darbą.
Reikalavimai personalo pareigūno pareigoms
Personalo pareigūną galima vadinti personalo skyriaus specialistu, personalo inspektoriumi, personalo skyriaus vedėju, taip pat vienu ar kitu laipsniu su šiuo vardu susieti dar keliolika profesijų. Tačiau nepaisant bendro dėmesio dirbant su personalo dokumentais, yra didelių skirtumų. Pažvelkime į juos.
Reikalavimai žmogiškųjų išteklių specialistui
Personalo skyriaus specialisto pareigybės aprašymą rengia personalo tarnybos vadovas. Ir tai patvirtina aukščiausioji organizacijos vadovybė. Jame aiškiai išdėstytos specialisto pareigos, įgaliojimai, funkcijos, nurodomi organizacijos vidaus nuostatai. Specialistu gali tapti asmuo, turintis pakankamą profesinį pasirengimą, vienerių metų darbo patirtį ir reikiamą išsilavinimą.
Kadangi ši specialybė suteikia prieigą prie konfidencialios informacijos, darbuotojas yra atsakingas už savo veiksmus. O tuo atveju, jei jo veiksmais buvo padaryta žala įmonei, jis bus atsakingas pagal galiojančius įstatymus.
Žmogiškųjų išteklių specialistas atlieka šias užduotis:
- Dokumentacijos registravimas priimant ar atleidžiant darbuotojus, perkeliant juos į kitus personalo padalinius pagal darbo kodeksą ir vadovų įsakymą.
- Visų lygių darbuotojų darbų apskaita ir bet kokių duomenų keitimas pagal dokumentinius standartus ir šių pakeitimų atlikimas personalo duomenų bazėse.
- Duomenų rinkimas sertifikavimui arba kvalifikacijos kėlimui.
- Skatinimo ir bausmės mechanizmo valdymas.
- Darbuotojų asmens bylų vedimas, asmeninės informacijos rinkimas.
- Darbo knygelių ir sutarčių ruošimas.
- Grafiko sudarymas ir jo vykdymo stebėjimas.
- Atostogų laikotarpių nustatymas ir jų įgyvendinimo stebėjimas.
- Archyvinės dokumentacijos tvarkymas.
Reikalavimai žmogiškųjų išteklių inspektoriui
Į darbo pareigas įeina:
- Darbuotojų priėmimo ir atleidimo, darbo keitimo dokumentacijos tvarkymas.
- Darbuotojų asmens bylų tvarkymas, pakeitimų ir papildomų duomenų tvarkymas.
- Darbo knygų registravimas ir jų saugojimas.
- Nedarbingumo atostogų, atostogų ir pašalpų mokėjimas. jų atitikties stebėjimas.
- Pensijų, darbo pašalpų ir kompensacijų apskaičiavimo dokumentų tvarkymas.
- Personalo duomenų pasikeitimų įvedimas į duomenų bazę.
- Galimų problemų komandoje ir darbuotojų kaitos priežasčių nustatymas.
- Darbas su archyvu.
Iš pirmo žvilgsnio skirtumų tarp specialybės „HR inspektorius“ ir profesijos „HR specialistas“ yra nedaug. Bet jie yra: į šias pareigas gali būti priimtas asmuo, turintis vidurinį išsilavinimą. Darbo stažas nėra vienas iš pagrindinių reikalavimų ir į jį galima visai neatsižvelgti.
Inspektoriaus pareigos apima personalo atranką į laisvas darbo vietas pagal keliamus profesinius reikalavimus.
Reikalavimai žmogiškųjų išteklių vadovui
Eiti vadovaujamas pareigas galima tik turint aukštąjį išsilavinimą ir ne mažesnę kaip trejų metų darbo panašiose pareigose patirtį. Asmuo į viršininko pareigas skiriamas aukščiausiojo vadovo įsakymu. Po to jis lieka tiesiogiai atskaitingas tik įmonės vadovui. Jos veikla vykdoma griežtai laikantis organizacijos vidaus įstatų, Darbo kodekso, civilinės teisės ir kitų teisinių dokumentų, remiantis pareigybės aprašymu.
Darbo pareigos:
- Organizacijos personalo politikos kūrimas ir laikymasis.
- Darbo personalo atnaujinimo poreikio stebėjimas.
- Personalo padalinių valdymas pagal turimus įgaliojimus.
- Sertifikavimo ir jo rezultatų analizės vykdymas.
- Esamų darbuotojų atleidimo, įdarbinimo ar perkėlimo į kitas pareigas mechanizmų tobulinimas.
- Personalo sąveikos sistemos tobulinimas.
- Personalo skyriaus pareigų vykdymo kontrolė.
- Apdovanojimų ir paskatų vykdymo stebėjimas.
- Darbo drausmės įtvirtinimo, darbuotojų tiesioginės darbo veiklos motyvacijos lygio didinimo priemonių įgyvendinimas.
Žmogiškųjų išteklių skyriaus vadovas rengia ir peržiūri vidinę informaciją, skirtą vyresniajai vadovybei. Taip pat jo kompetencijai priklauso vesti konsultacijas pagal savo pareigų nurodymus. Aukštą personalo skyriaus vadovo išsilavinimo lygį liudija Rusijos Federacijos teisinių dokumentų išmanymas, įvairūs personalo darbo vertinimo metodai, organizacijos struktūros supratimas, pildymo reikalavimų išmanymas ir tvarkymo dokumentacija, esami darbo standartai. Instrukcija, kurioje išdėstytos visos personalo skyriaus vedėjo, inspektoriaus ir specialisto pareigos dirbant su personalu, sudaroma pagal kiekvienos kategorijos pavyzdį. Ir pasirašo prašymo dėl darbo procese.
Norėdami pretenduoti į HR poziciją, turite:
- Pateikite visus reikalingus dokumentus, priklausomai nuo pasirinktų pareigų, įskaitant: reikiamo išsilavinimo diplomą, darbo stažą patvirtinančius dokumentus ir kt.
- Užpildyta paraiškos forma.
Pagal bendrą pareigybės aprašymo modelį personalo pareigūnas priklauso specialistams. Jo paskyrimas arba atleidimas iš pareigų vyksta organizacijos generalinio direktoriaus įsakymu tiesioginio vadovo teikimu.
Anksčiau straipsnyje mes apsvarstėme reikalavimus pretendentams į kiekvieną galimą poziciją. Priklausomai nuo kategorijos (inspektorius, specialistas ar vadovas), priimant į darbą, tiesioginis vadovas stebi jų atitiktį.
Tuo atveju, kai personalo pareigūnas laikinai negali eiti savo pareigų, jas atliks jį pavaduojantis asmuo.
Darbuotojas turėtų žinoti:
- Teisės ir teisės aktų dokumentai, bet kokiu būdu susiję su darbo procesu, darbuotojų asmens bylų tvarkymu ir tvarkymu, pensijų išdavimu, darbo knygelių tvarkymu ir darbo sutarčių sudarymu.
- Įmonės struktūra ir personalo sąveikos būdai joje.
- galiojančią darbo teisę.
- Darbo su personalu ir ataskaitų rengimo taisyklės.
- Darbuotojų asmens duomenų tvarkymo taisyklės.
- Pensijų išlaikymo, atostogų, pašalpų, kompensacijų ir kt.
Vadovaujantis įstatymais, vykdomi pačios organizacijos personalo skyriaus nuostatai, jos įstatai, vidaus nuostatai, vadovybės įsakymai ir pareigybės aprašymas, personalo pareigūno veikla.
Pagal esamas ir nustatytas pagrindines pareigas ir teises, nustatytas 1998 m. rugpjūčio 21 d. Darbo ministerijos potvarkyje, organizacija parengia einamų pareigų pareigybių aprašymus. Jame gali būti papildomų sąlygų dėl apdorojimo ar atostogų sąlygų, tvarkaraščio, papildomų reikalavimų ir kitų svarbių sąlygų.
Instrukcijas rengia aukščiausioji organizacijos vadovybė, jo pavaduotojai arba tiesioginiai personalo pareigūnų vadovai. Proceso metu jis suderinamas su teisininkais, pasirašomas ir įsigalioja.
Čia yra pavyzdinio pareigybės aprašymo, kuriuo remdamasi organizacija gali sudaryti savo versiją, pavyzdys:
Kaip matyti iš instrukcijos, personalo specialistas turėtų užsiimti ne tik darbuotojų atranka ir įdarbinimu, bet ir kita veikla.
Ne mažiau svarbus punktas, kuris turi būti nurodytas instrukcijose, yra darbuotojo teisės.
Ir ne mažiau svarbi dalis yra specialisto atsakomybė, nes jis vidutiniškai dirba su asmeniniais reikalais ir turi konfidencialią informaciją.
Žmogiškųjų išteklių specialisto teisės
Rengiant instrukcijas tai yra svarbus dalykas, kurio nereikėtų praleisti. Nepaisant to, kad Rusijos Federacijos teisės aktai nenumato parengto pareigybės aprašymo derinimo su personalo apsaugos atstovaujamomis institucijomis, siekiant išvengti darbuotojų teisių pažeidimo, paprastai tvirtinama su teisės skyriumi.
Personalo pareigūnas turi šias teises:
- Susipažinti su esama dokumentacija ir įmonės vadovų sprendimais, tiesiogiai susijusiais su jos veikla.
- Turėti prieigą prie informacijos, reikalingos jo darbo pareigoms atlikti.
- Teikti pasiūlymus dėl darbo ir sąlygų, tiesiogiai susijusių su jo veiklos vykdymu, gerinimo.
- Gauti kokybišką techninių ir informacinių sąlygų pareigoms atlikti organizavimą.
Žmogiškųjų išteklių specialisto atsakomybė
Personalo pareigūnas yra atsakingas pagal Rusijos įstatymus už savo tiesioginių pareigų pažeidimą:
- Neatliekant ar nekokybiškai atlikus savo tiesiogines pareigas.
- Pažeidus organizacijos nurodymus ir įsakymus, darbo taisykles ir deramos drausmės.
- Pažeidus komercines paslaptis arba atskleidus personalo asmens duomenis.
Įmonės vadovas arba personalo skyriaus vadovas, kurio užduotis yra reguliuoti personalo skyriaus veiklą, gali būti traukiamas atsakomybėn už:
- Trūksta formalizuotų sutarčių su darbuotojais.
- Trūksta asmeninių reikalų.
- Nėra atostogų grafiko.
- Darbo apsaugos dokumentų trūkumas.
Profesijos ypatumai, su kuriais susiduria personalo pareigūnas
Personalo pareigūnas, nepaisant plataus savo pareigų sąrašo, visų pirma užsiima dokumentų tvarkymu konkrečioje organizacijoje. Tai įsakymai, darbo sutartys, nuostatai, darbuotojų išrašai, karinė registracija, pensija, lengvatinė ir kt.
Kokiomis savybėmis pasižymi šios pareigos specialistas?
Tarp teigiamų dalykų yra:
- Darbo režimas. Retais atvejais gali įvykti apdorojimas. Iš esmės tai yra standartinis grafikas su nustatytomis įprastomis poilsio dienomis (šeštadienis ir sekmadienis), taip pat nedarbo dienomis švenčių dienomis. Dažniausiai dirbama nuo 9:00 iki 18:00, įskaitant pietų pertrauką.
- Stabilus socialinis paketas, į kurį įeina visi reikalingi mokėjimai.
Mažose organizacijose gali būti pažeistos darbuotojų teisės, gali nebūti socialinio paketo ar oficialios registracijos. Todėl kreipiantis dėl darbo pirmenybę reikia teikti tik patikimoms įmonėms, kurios rūpinasi savo darbuotojais.
- Darbas su popieriumi be didelio mobilumo.
- Galimybę tobulėti ir aukštą atlyginimą.
- Darbas biure.
Neigiami dalykai apima šiuos dalykus:
- Be neatidėliotinų pareigų, didelis kiekis papildomų, ne visada tiesiogiai susijusių su specialybe.
- Buvimas tarp darbuotojų ir viršininkų. Tai gali būti trūkumas, kai turite išspręsti neigiamas situacijas.
- Kai kuriems popierizmas biure atrodys kaip minusas.
- Monotoniškas.
- Galimi nesutarimai darbe su apskaita.
- Atsakomybė už priimto darbuotojo nesąžiningumą.
Personalo darbuotojas nuolat susiduria su naujais žmonėmis, turi turėti bendravimo įgūdžių, mokėti organizuoti žmones ir savo darbą, būti draugiškas ir tuo pačiu įvaldyti šiuolaikinius personalo vertinimo metodus. Jis turi turėti savitarpio supratimo įgūdžių ir savo darbą grįsti abipusiu bendradarbiavimu. Be to, savo darbe personalo pareigūnas nuolat susiduria su sąveika su trečiųjų šalių organizacijomis. Tokie kaip Pensijų fondas, Valstybinė darbo inspekcija ir kt.).
Šios srities specialisto kompetencija priklauso ir nuo jo gebėjimo naudotis įranga bei automatikos įrankiais.
Išvada
Apibendrinant galima teigti, kad personalo pareigūno profesija yra reikšminga ir svarbi šiuolaikiniame šiuolaikiniame pasaulyje. Jis užsiima ne tik personalo atranka įmonei, bet ir dideliu kiekiu dokumentacijos. Iš esmės šis darbas susijęs būtent su juo: archyvo, asmens bylų tvarkymas, darbuotojų priėmimo, atleidimo ir perkėlimo į kitas pareigas dokumentavimas, karinė registracija, pensijų, atostogų ir grafikų registravimas. Ši profesija tinka tiems, kurie mėgsta neaktyvų darbą jaukiame biure.
Nepaisant to, specialisto pareigybė personalo skyriuje reiškia šiuos įgūdžius: bendravimo įgūdžius, geranoriškumą, organizacinius įgūdžius, geras teisės aktų, vienaip ar kitaip susijusių su darbo biuro darbu, išmanymą.
Personalo skyriuje taip pat galima rinktis iš laisvų darbo vietų: inspektoriaus, specialisto ir vyr. Kiekvienas iš jų turi savo tam tikrų įgūdžių ir savybių lygį. Pavyzdžiui, viršininku gali tapti tik aukštąjį išsilavinimą turintis ir darbo panašiose pareigose patirties turintis pretendentas. Neturėdamas patirties gali tapti inspektoriumi, o tada kilti karjeros laiptais.
Kaip ir bet kuriai kitai specialybei, personalo pareigūnui yra nustatytas pareigybės aprašymo šablonas, kuriuo remdamosi įvairios organizacijos tvirtina savo. Kartu jose nurodomos papildomos sąlygos, priklausančios nuo įmonės detalumo, profesijai keliamų reikalavimų ir įsipareigojimų. Taip pat buvo išdėstytos visos darbuotojo teisės, atsakomybė ir bendradarbiavimo sąlygos.
Šiame vaizdo įraše galite susipažinti su personalo specialisto profesijos ypatumais ir, galbūt, išmokti sau kažko naujo, į kurį nebuvo atsižvelgta straipsnyje:
Kasdienes personalo pareigūno pareigas reglamentuoja Rusijos Federacijos darbo ministerija 1998-08-21 nutarimu, kuriame detaliai nurodytos specialisto atsakomybės sritys, pavaldumo ribos, teisinė bazė, reikalinga specialisto darbui. personalo skyriaus darbuotojas, dokumentacijos pateikimo ir tvarkymo tvarka. Vieningame kvalifikacijos žinyne apibrėžta 17 profesijų, kurios, eidamos tarnybines pareigas, vadovaujasi personalo darbuotojo pareigybės aprašymu. Skyriaus, reglamentuojančio darbuotojų veiklą, struktūrą atspindi atitinkamas reglamentas „Dėl Žmogiškųjų išteklių departamento“.
HR specialisto pareigos
Personalo skyriaus specialisto pareigybės aprašymas nustato darbo santykių tvarką, atsakomybės sritį, darbuotojui pavestas funkcijas, jam keliamus reikalavimus, reikiamą išsilavinimo lygį ir pavaldumą. Specialistui priskiriamas asmuo, turintis pakankamą profesinį pasirengimą, išsilavinimą ir ne mažesnę kaip 12 mėnesių patirtį.
Už instrukcijos rengimą ir turinį atsako personalo skyriaus vadovas, jį tvirtina įmonės vadovas. Jame atsispindi visos personalo skyriaus specialisto pareigos. Jų sudėtis, vykdymo taisyklės, įgaliojimai yra detalizuojami įmonės administraciniuose aktuose, vidaus taisyklėse, federaliniuose ir regioniniuose teisės aktuose. Jie apima šias užduotis:
- darbuotojų priėmimo ir atleidimo, personalo perkėlimo į kitus personalo padalinius dokumentavimas pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso normas ir vadovybės įsakymus;
- visų lygių darbuotojų – nuo direktoriaus iki budėtojo – veiklos ir asmens duomenų pasikeitimų apskaita pagal apskaitos dokumentų standartus įvedant informacinių duomenų bazių pakeitimus;
- duomenų rinkimas sertifikavimui ir kvalifikacijos kėlimui;
- atlygio ir nuobaudų mechanizmo sukūrimas;
- asmens bylų rengimas ir tvarkymas, asmens duomenų rinkimas ir tvarkymas;
- darbo knygelių registravimas - įrašų darymas, registravimas, apskaita ir saugojimas;
- darbo patirties formavimas;
- švenčių stebėjimas ir grafiko vykdymo kontrolė;
- savalaikis dokumentacijos archyvui parinkimas ir jos vykdymas;
Personalo specialisto veikla suteikia prieigą prie konfidencialių duomenų – asmens bylų, komercinių paslapčių. Jei dėl darbuotojo veiksmų organizacijai buvo padaryta turtinė ar finansinė žala, jis atsako įstatymų nustatyta tvarka.
Žmogiškųjų išteklių specialistas savo darbo pareigas gali atlikti viršvalandžius. Pagal str. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 152 straipsniu, viršvalandžių tarifą nustato įmonė.
Žmogiškųjų išteklių inspektoriaus pareigos
Kaip nurodyta Vieningame kvalifikacijų žinyne, į personalo inspektoriaus pareigas svarstomi pretendentai, turintys vidurinį išsilavinimą, profesinės patirties buvimas neturi reikšmės. Visa personalo inspektoriaus pareigų apimtis apibrėžta vidinėse instrukcijose. Tai apima šias verslo užduotis:
Be kanceliarinio darbo, personalo inspektoriaus pareigos apima ir darbuotojų atranką į laisvas darbo vietas pagal profesinius reikalavimus bei bendravimo įgūdžių lygį. Personalo pareigūnas talpina skelbimus spaudoje, interneto portaluose, pateikia prašymą užimtumo centrui, veda pokalbį. Jo užduotis – ne tik atrinkti profesionalą, bet surasti žmogų, kuris lengvai įsilies į kolektyvą ir netaptų konfliktų šaltiniu. Vadovybė gali numatyti inspektoriaus pareigą organizuoti pretendentų konkursą. Atrankos renginiai ir praėjimo kontrolė yra personalo pareigūno kompetencija.
Žmogiškųjų išteklių vadovo pareigos
Personalo pareigūnams gali vadovauti tik aukštojo mokslo diplomą turintis darbuotojas, ne trumpiau kaip 3 metus dirbęs panašias pareigas. Jo kandidatūrą nustato tik įmonės vadovas. Valdymo veikla vykdoma remiantis įmonės vidaus įstatais, griežtai laikantis Rusijos darbo ir civilinės teisės normų bei personalo darbuotojo pareigybės aprašymo. OK vadovas yra atskaitingas tik aukščiausiai įmonės vadovybei.
Žmogiškųjų išteklių vadovo pareigos yra šios:
- personalo politikos reglamentų rengimas;
- organizacijos personalo atnaujinimo poreikio įvertinimas;
- personalo valdymas pagal įgaliojimus ir kompetenciją;
- sertifikavimo metodinė ir informacinė pagalba, jos rezultatų organizavimas ir analizė;
- personalo perkėlimo, atleidimo ar įdarbinimo procesų derinimas;
- korekcinė veikla;
- nuolatinis personalo skyriaus specialistų pareigų vykdymo stebėjimas;
- užsakymų dėl apdovanojimo ir paaukštinimo vykdymo kontrolė.
Personalo pareigūno-viršininko pareigos apima darbo drausmės įtvirtinimo, kolektyvo motyvacijos didinimo priemonių įgyvendinimą. Vadovas užsiima direktoriui skirtos oficialios informacijos rengimu, tvirtinimu. Valdžios institucijų kompetencija – konsultuoti darbuotojus aktualiais personalo klausimais.
Rusijos Federacijos darbo ir civilinių įstatymų, darbuotojų vertinimo metodų, įmonės struktūros, dokumentų tvarkymo reikalavimų, priešgaisrinės saugos ir darbo apsaugos standartų išmanymas liudija OK vadovo profesinį lygį.
Instrukciją su personalo pareigūno – viršininko, inspektoriaus ar specialisto – pareigomis pasirašo pretendentas, kreipiantis į darbą. Dokumentas sudaromas kiekvienai darbuotojų kategorijai pagal standartinį modelį.
