Cum să completați corect jurnalul de trafic al scrisorii de transport. Reguli de completare a registrului de scrisori de parcurs

Da, poti. Formularele unificate sunt obligatorii doar pentru organizațiile de transport auto. Alte companii au dreptul de a dezvolta în mod independent formulare borderouri. Înregistrați în contabilitate foile de parcurs nestandard

Documentul elaborat de companie trebuie să îndeplinească cerințele pentru documentele primare. În plus, formularul „propriu” al foii de parcurs trebuie să includă toate detaliile obligatorii prevăzute de ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 18 septembrie 2008 nr. 152. În special, acestea sunt informații despre șofer și date despre vehiculul.

Adăugăm că, pentru a evita disputele cu autoritățile fiscale, este mai sigur să scrieți o rută - indicați o anumită destinație și locul de plecare.

Ce documente privind combustibilul și lubrifianții (cu excepția foii de parcurs) va solicita Serviciul Fiscal Federal?

Inspectorii pot cere documente conform cărora compania raționalizează costurile. Șeful companiei, prin ordinul său, trebuie să aprobe separat ratele de consum de combustibil de vară și de iarnă. Pentru a face acest lucru, se efectuează curse de control ale mașinilor (în condiții date). Rezultatul lor este întocmit printr-un act de sosire de control sub orice formă.

De asemenea, o comisie este numită printr-un ordin separat, care va efectua în mod constant măsurători de control ale consumului de combustibil în transport.

Este necesar un jurnal de călătorie?

Nu, nu este necesar. Dar dacă compania dumneavoastră are o mulțime de vehicule oficiale, este mai bine să păstrați un astfel de document. Acest lucru vă va permite să controlați mișcarea foilor de parcurs și livrarea lor către departamentul de contabilitate. Formularul standard al jurnalului contabil (formularul nr. 8) a fost aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78. Dar compania își poate dezvolta propria formă.

Există documente care pot înlocui borderourile?

Costul combustibilului și al lubrifianților poate fi confirmat nu numai prin borderouri, ci și prin orice alte documente care vă permit să determinați în mod fiabil traseul parcurs cu transportul. De exemplu, lucrări completate pe baza datelor de la dispozitivele de măsurare și control pentru circulația mașinilor. Un astfel de dispozitiv poate fi echipament cu sistem de navigație prin satelit încorporat (scrisoare din 16 iunie 2011 nr. 03-03-06/1/354).

De ce trebuie să țin cont de TVA când cumpăr benzină în numerar?

Pentru a deduce TVA, veți avea nevoie de o chitanță de numerar și o factură. Totodată, benzinăria va emite o factură doar dacă contabilul (angajatul care cumpără combustibil) are împuternicire pentru a primi bunuri și materiale. Atunci când nu există împuternicire, factura nu va fi emisă. În acest caz, vezi dacă TVA este menționat pe chitanță. Dacă nu, combustibilul poate fi contabilizat la prețul de achiziție. Adică, anulați întreaga sumă care se reflectă în cec drept cheltuieli. Dacă este indicat TVA, atunci este mai bine să nu deduceți această taxă și să nu o atribuiți cheltuielilor. Aceasta este cea mai sigură opțiune.

Modificările în designul foilor de parcurs în 2017, precum și un exemplu de completare a unei foi de parcurs, am luat în considerare în consultările noastre separate. În acest articol vom vorbi despre registrul de circulație a foilor de parcurs.

Cine ar trebui să țină un jurnal de călătorie

Organizațiile și întreprinzătorii individuali care prestează servicii de transport sunt obligați să înregistreze foile de parcurs emise în registrul foilor de parcurs (clauza 1, articolul 1, clauza 1, articolul 6 din Legea federală din 8 noiembrie 2007 nr. 259-FZ, clauza 17 din Ordinul Ministerul Transporturilor din 18 septembrie .2008 Nr. 152).

Restul persoanelor care folosesc vehicule pot ține un registru de scrisori de parcurs la propria discreție. Utilizarea unui astfel de jurnal va face posibilă controlul oportunității emiterii foilor de parcurs și, în consecință, anularea carburanților și lubrifianților utilizați de vehicule, informații despre utilizarea cărora au fost reflectate în borderourile corespunzătoare.

Formular de jurnal de călătorie

Jurnalul pentru înregistrarea circulației foilor de parcurs (formularul nr. 8) a fost aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 28 noiembrie 1997 nr. 78.

Jurnal de contabilitate a scrisorii de transport (formularul 8): descărcare în Excel

Se indică faptul că acest jurnal este menținut pentru a controla circulația foilor de parcurs emise șoferului și livrarea foilor de parcurs procesate către departamentul de contabilitate.

Organizația și antreprenorul individual, dacă este necesar, pot dezvolta singuri forma jurnalului.

Registrul scrisorii de transport: umplere eșantion

Să dăm un exemplu de completare a registrului de circulație a foilor de parcurs pe exemplul formularului aprobat

Jurnalul de borderoi este document primar iar termenul de valabilitate al acestuia este de cel puțin 5 ani. Exemplu de jurnal Să trecem la documente și exemple. Pentru a începe, puteți descărca formularul jurnalului pentru circulația foilor de parcurs nr. 8. Algoritmul de completare a jurnalului este simplu și se rezumă la următoarele: informațiile despre toate foile de parcurs emise de organizație sunt introduse în registru pentru emiterea foilor de parcurs. Fără excepții de la acest caz nu e disponibil nu e asigurat nu e prevazut. Jurnalul este numerotat consecutiv și se păstrează în ordine cronologică. După ce revista este complet umplută, aceasta este cusată, sigilată și semnată de cap. Menținerea în formă electronică Nu există interdicții în legislație privind ținerea unui jurnal al circulației documentelor de parcurs în formă electronică. Puteți păstra un jurnal electronic în orice mod convenabil: în Excel, 1C, program cloud etc.

Jurnal online pentru un contabil

Legea din 06.12.2011 Nr.402-FZ în art. 9. Algoritmul acțiunilor:

• tăiați informațiile incorecte cu o singură linie;
• lângă corectare se face intrarea „Corectat”;
• este indicată o inscripție cu datele corecte;
• trebuie trecută data acțiunilor corective;
• fiecare caz de corectare trebuie confirmat prin semnătura olografă a funcționarului responsabil.

Formular auto-dezvoltat Dacă o întreprindere folosește șabloane auto-dezvoltate de documente pentru contabilizarea combustibilului și lubrifianților, aceste formulare trebuie să fie reflectate în două acte locale ale organizației:

• politica contabila;
• ordin pentru aprobarea formularului primar.

Informațiile despre organizație, numărul documentului și data întocmirii acestuia trebuie trecute în ordinul de aprobare a eșantionului de scrisoare de parcurs sau a registrului de bonuri.

Cum se înregistrează scrisoarea de transport?

Jurnalul de călătorie, completarea eșantionului Formularul jurnalului a fost aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78, dar este încă valabil și conține detaliile obligatorii necesare pentru controlul contabil și fiscal, precum și pentru calcularea ulterioară a salariilor pentru șoferi. Informațiile obligatorii includ:

• informatii despre numarul si data emiterii foii de parcurs;
• date despre șofer, numărul de personal al acestuia;
• numărul de garaj al vehiculului (de obicei atribuit de agențiile guvernamentale, companiile private nu, așa că este posibil să lăsați necompletat coloana corespunzătoare).

Înscrierile în formular sunt confirmate de trei angajați simultan:

• șoferul însuși;
• cel care a introdus informația (de exemplu, dispecerul);
• precum şi contabilul care a primit documentul.

Numirea și completarea registrului de scrisori de parcurs din formularul 8

Atenţie

Pentru a face acest lucru, se face o notă în scrisoarea de parcurs despre apartenența unei anumite mașini la un angajat. Forma jurnalului nr. 8 este unificată, linii sau blocuri nu pot fi șterse din acesta. Întreprinderilor li se permite să extindă lista de indicatori indicați în document.

Important

Este posibilă optimizarea sistemului de control al mișcării foilor de parcurs prin introducerea înregistrării electronice a formularelor. Automatizarea procedurii reduce timpul petrecut de angajați pentru a lucra cu documente și minimizează riscul scurgerilor de informații. Este posibila asigurarea operativitatii gestiunii electronice a documentelor in segmentul de contabilitate transport cu ajutorul unor programe specializate sau servicii de outsourcing.

BTW, organele fiscale, reprezentanții inspectoratului de muncă și ofițerii de poliție rutieră pot fi interesați de corectitudinea și integralitatea completării foilor de parcurs și de organizarea controlului asupra circulației acestora.

Completarea jurnalului de călătorie

Info

Numele complet al șoferului în numele căruia se eliberează voucherul;

• plăcuțe de înmatriculare pentru vehicule;
• semnătura șoferului care a primit formularul completat al foii de parcurs.

Dacă a existat o returnare a voucherului, atunci se face o înregistrare corespunzătoare în jurnal. Trebuie indicată data returnării, confirmată prin semnătura expeditorului responsabil. Formularul 8 trebuie să conțină semnăturile următorilor funcționari:

• un șofer care confirmă primirea unei scrisori de parcurs;
• un dispecer sau alt angajat autorizat care primește permise de la șoferi la sfârșitul turei;
• un contabil care, cu semnătura sa, trebuie să ateste corectitudinea completării documentului și faptul acceptării acestuia în contabilitate.

Formularul 8 sau propriul șablon de revistă poate fi tipărit și cusut de către angajații întreprinderii sau comandat de la o tipografie.

Registrul scrisorii de transport: formularul 8

Pentru situațiile cu călătorii de afaceri, principala cerință a autorităților de reglementare pentru emiterea unei scrisori de parcurs este capacitatea de a lua în considerare timpul de lucru și de a reflecta în mod obiectiv costurile cu combustibilul. TINE MINTE! Indicațiile vitezometrului trebuie introduse în borderourile înainte de a pleca la începutul schimbului și după terminarea lucrului. Valorile pentru sfârșitul zilei și pentru dimineața zilei următoare trebuie să se potrivească.


În funcție de formularul de document utilizat, un contabil poate anula combustibilul și lubrifianții în funcție de consumul real de combustibil sau conform standardelor stabilite. Caminele dă dreptul șoferilor să conducă un anumit vehicul în timpul programului de lucru. Formularul indică traseul de deplasare prevăzut, combustibilul rămas și datele vitezometrului.
În plus, ei introduc informații despre specificul activităților de muncă și ora începerii zilei de lucru și a sfârșitului acesteia. NOTĂ! Conturile de transport nu sunt completate când se utilizează combustibil și lubrifianți în instrumente.

Reguli de completare a registrului de scrisori de parcurs


Informațiile sunt introduse cu păstrarea cronologiei documentelor. Jurnalul de bord se caracterizează prin numerotare continuă. Cartea trebuie cusuta si certificata prin semnatura directorului intreprinderii. Semnătura este susținută de sigiliul organizației. Acest lucru este necesar pentru a asigura siguranța documentului și pentru a preveni încercările de a distruge foi individuale ale cărții.
Șeful instituției prin ordin numește o persoană care va fi responsabilă de ținerea jurnalului.

Care este procedura de completare a registrului de scrisori de parcurs?

Interdicția de a păstra jurnalele de tichete în format electronic în cadru legislativ nu e disponibil nu e asigurat nu e prevazut. Întreprinderile au dreptul de a decide în mod independent cum organizează contabilitatea:

• completați versiunea pe hârtie a revistei;
• mentinerea tabelelor in Excel;
• limitat la completarea formularului din programul 1C.

Cerința principală este respectarea formei documentului, prezența detaliilor obligatorii și capacitatea de a tipări rapid paginile completate ale formularului. Documentație de bază Măsurile de monitorizare a ratelor de consum de combustibil și a valabilității radiațiilor de combustibil sunt implementate cu executarea obligatorie a foilor de parcurs și a jurnalului de înregistrare a acestora Formularul nr. 8.

Formularele au fost aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică prin Decretul din 28 noiembrie 1997 nr. 78. Regulile de completare a documentelor sunt date în Ordinul Ministerului Transporturilor din 18 septembrie 2008 nr.152.

Jurnalul de borderouri în formă electronică

Ordinea de completare a registrului de circulație, înregistrare și eliberare a foilor de parcurs Registrul de circulație, înregistrarea și emiterea foilor de parcurs se compune din 2 părți:

1. Pagina de titlu, pe care este scris numele organizației sau al antreprenorului individual, codul OKPO, precum și perioada pentru care se completează jurnalul.
2. Partea tabelară, care indică:

• numărul foii de parcurs și data emiterii acesteia;
• datele șoferului și numărul personalului;
• numărul de garaj al mașinii;
• Semnăturile persoanelor responsabile cu ținerea jurnalului:
• • șofer - la primirea unei scrisori de parcurs;
  • dispecer (salariat care își exercită funcțiile) - la primirea documentelor de la șofer;
  • contabil - la verificarea și acceptarea foii de parcurs pentru contabilitate.

De asemenea, dacă este necesar, se face o notă.

Descărcați registrul foilor de parcurs în format electronic

În ciuda formei standard a jurnalului, legislația permite elaborarea și menținerea unui jurnal propriu și adăugarea de noi articole pe care organizația le consideră necesare, dar cu condiția ca articolele indicate în formularul aprobat să fie date fără greșeală. . Acest lucru trebuie luat în considerare pentru a respecta regulile de desfășurare a decontărilor între companie și client, precum și pentru a controla munca efectuată de șofer și statul de plată. Păstrarea unui jurnal este foarte benefică pentru întreprinderile mari, deoarece după depunerea unui raport cu autoritățile fiscale Aceste informații pot reduce semnificativ plățile de impozite ale organizației.
Dacă jurnalul este completat incorect cu un număr de erori identificate, atunci toate costurile pentru combustibili și lubrifianți în timpul unui audit de către serviciul fiscal vor fi invalidate.

Este posibil să ținem un registru al foilor de parcurs în formă electronică?

Pe verso, acesta trebuie sigilat și semnat de șeful și contabilul șef. Coloanele corespunzătoare indică numele și funcțiile persoanelor responsabile cu menținerea și proiectarea jurnalului, precum și semnăturile acestora. Partea tabelară este formată din 9 coloane:

1. Numărul ordinal al foii de parcurs.
2. Data emiterii.
3. Informațiile personale ale șoferului.
4. Număr de personal.
5. Numărul de garaj al șoferului și marca mașinii.
6. Semnătura de primire a foii de către șofer.
7. Semnătura dispecerului și data primirii scrisorii de parcurs și a altor documente ale șoferului.
8. Semnătura contabilului și data primirii fișei.
9. Notă.

Jurnalul trebuie să conțină informații despre toate borderourile emise, indiferent de forma acestora.

Numerele de serie ale formularelor trebuie să fie continue.

Registrul scrisorilor de parcurs este un formular unificat standard nr. 8 utilizat de companiile care au vehicule (TC) pentru a monitoriza funcționarea parcului de vehicule și costurile cu combustibilul. Cum este utilizat acest document de înregistrare, dacă formularul standard este obligatoriu pentru utilizare și dacă este posibilă o alternativă, această publicație va spune.

Jurnalul de înregistrare a circulației foilor de parcurs: ce fel de document este acesta

Formularul nr. 8 a fost aprobat de Comitetul de Stat de Statistică în 1997 și până în 2013 a fost obligatoriu pentru întreprinderile care au vehicule în bilanţ. De la începutul anului 2013, a încetat să mai fie obligatoriu, dar asta nu înseamnă deloc că nu este nevoie să ținem un jurnal acum. Doar că legiuitorii au permis companiilor să dezvolte forme mai convenabile ale documentului, păstrând, totuși, un set complet de detalii obligatorii. Rețineți că majoritatea companiilor folosesc în continuare registrul scrisorilor de transport. , prin adăugarea coloanelor necesare (importante pentru companie).

O formă tipică sau modificată a jurnalului este introdusă în fluxul de lucru cu un semn în politica contabilă sau o ordine separată a capului. De obicei, jurnalul este actualizat anual, însă, în marile întreprinderi de transport cu motor, se stabilește adesea un ciclu lunar, care este menționat și în politica contabilă a companiei. Ca document contabil primar, regula generala jurnalul este păstrat în întreprindere sau arhivă timp de cel puțin cinci ani.

Jurnalul de mișcare a scrisorii de transport: cum se aplică

Legea obligă firmele și antreprenorii care utilizează vehicule de diferite categorii în activitățile lor să elibereze șoferilor foi de parcurs (PL) - documente care dă dreptul de a le exploata. Înregistrează informații despre traseu, bilanțul și mișcarea combustibilului, citirile vitezometrului, caracteristicile procesului de lucru (de exemplu, numărul de ridicări de marfă), timpul necesar pentru a merge la serviciu și a ajunge la garaj. Întreprinderile mari și de transport cu motor practică emiterea zilnică de borderouri. Micile organizații ale căror activități nu sunt legate de transportul auto pot emite o scrisoare de parcurs pentru șoferi pe o perioadă de până la 1 lună. Insa, indiferent de frecventa emiterii bonurilor, acestea trebuie consemnate in registrul PL-urilor.

Cerințe pentru completarea jurnalului

Formularul nr. 8 este o revistă, pe pagina de titlu a căreia sunt indicate denumirea companiei, statutul acesteia și perioada de acoperire. Jurnalul în sine este un tabel în care sunt introduse informații despre toate borderourile emise de companie. Chiar dacă oricare dintre ele este completat incorect și stricat, acesta este atașat jurnalului cu marca „Distrus”, iar numărul acestuia trebuie introdus în ordinea cronologică generală în jurnal.

Ca multe cărți de înregistrare, jurnalul are numerotarea continuă a foilor, este cusut, certificat prin semnătura capului și sigiliul organizației (dacă există). Responsabilitatea pentru completarea documentului și acuratețea informațiilor din acesta revine angajatului desemnat să efectueze această activitate prin ordinul conducerii sau în conformitate cu atributii oficiale. Registrul foilor de parcurs, formularul 8, poate fi descărcat mai jos. Arata cam asa:

Toate coloanele acestui formular sunt obligatorii. Acestea reflectă în ordine cronologică informații despre numărul submarinului, data emiterii, numele complet al șoferului căruia i-a fost eliberat și semnătura sa de confirmare. La returnarea foii de parcurs, se face o notă la data returnării acesteia și se confirmă prin semnătura expeditorului, care acceptă foaia și o transferă contabilului pentru prelucrare. Contabilul confirmă și transferul de bonuri prin chitanță manuală.

Registrul scrisorii de transport: umplere eșantion

	Data emiterii p/l	Conducător auto		Număr garaj TC				Notă
					șofer în primire p/l	dispecer și data recepției p/l și documente de la șofer	contabil și data acceptării p/l
		Sergheev Anton Mihailovici			pictura șoferului	semnătura dispecerului	13.01.2017 semnătura contabilului	completat cu particularitățile traseului etc.
		Pershin Andrey Viktorovich			pictura șoferului	semnătura dispecerului	13.01.2017 semnătura contabilului

Întreprinderile și oamenii de afaceri au dreptul să completeze tabelul cu coloane cu diferite informații pe care le consideră necesare. Deci, multe companii introduc informații despre traseul vehiculului, mărfurile livrate, kilometrajul vehiculului, consumul de combustibil etc.

Importanța acestui document contabil este determinată și de faptul că este una dintre confirmările de funcționare a vehiculelor companiei, și, în consecință, a costurilor cu combustibilul, care fac posibilă reducerea bazei de impozitare prin reducerea plăților corespunzătoare. În plus, jurnalul, care fixează ieșirile șoferilor pe linie și informații despre timpul de lucru, servește drept bază pentru calcularea salariilor pentru șoferii companiei.

Transportul de mărfuri este o întreagă industrie. Mai ales așa a devenit în lumea modernă. Aproape fiecare organizație deține un vehicul.

Nu este vorba doar de companiile de transport a căror sarcină este să livreze mărfuri. Acestea sunt companii de curierat și companii care produc / vând alimente, produse chimice de uz casnic Si asa mai departe.

În plus, fiecare organizație are cel puțin o mașină de pasageri.

Contabilitatea si controlul consumului de combustibil si utilizarea prevăzută auto

Pentru a ține evidența consumului de combustibil și a stabili kilometrajul (kilometrajul) mașinii, o scrisoare de transport este introdusă în fluxul de lucru. Conține toate datele necesare acestui control. Forma sa este aprobată.

Principalele diferențe în ceea ce privește tipul de tichete sunt pentru ce tip de transport se eliberează: marfă sau pasager. Pentru un autoturism, acest document are o formă mai simplificată. Acest lucru se datorează faptului că transportul mărfurilor poate fi efectuat cu camioane cu remorci. Informațiile despre remorci sunt indicate și în bilet.

În plus, pentru vehiculele grele, destinația finală (locul de descărcare) este întotdeauna cunoscută. Se potrivește la check-out.

Spre deosebire de acestea, mașinile de pasageri schimbă și completează deseori ruta cu promptitudine (în perioada călătoriei). Prin urmare, datele de mișcare sunt introduse pe măsură ce vă deplasați (de fapt). Aceasta înseamnă că kilometrajul total nu poate fi determinat în avans. Prin urmare, este imposibil de prezis care va fi consumul de combustibil pe zi.

Ultima regulă se aplică și camioanelor. Și deși puteți calcula kilometrajul pe hartă (navigator, GPS), dar poate fi schimbat (mărește). Acest lucru se poate datora obstacolelor neprevăzute pe parcurs.

Astfel de obstacole pot fi: lucrari de reparatii si constructii drumuri, accidente de circulatie, blocarea directiei de catre inspectorii rutieri etc.

Aceasta înseamnă că și consumul de combustibil poate fi mai mare decât era planificat.

Toate datele din foile de parcurs sunt trimise spre prelucrare la departamentul de contabilitate. Pentru a nu aglomera munca contabilă cu acte, în munca de birou este introdus un registru de scrisori. Această carte este necesară și pentru înregistrarea tuturor ieșirilor (intrarilor) de mașini de pe teritoriul (pe teritoriul) întreprinderii. Acest lucru va evita utilizarea neautorizată (neadecvată) a transportului.

Date de jurnal

În această carte sunt permise intrări în formă liberă. Dar, cu toate acestea, există mențiuni obligatorii necesare.

Și anume:

1. numărul de serie de înregistrare;
2. Număr unic de bilet;
3. Data emiterii;
4. Numărul de înmatriculare de stat al unui autoturism;
5. Plăcuța de înmatriculare a remorcii (dacă există);
6. Ora plecării din întreprindere;
7. Ora de întoarcere pe teritoriul depozitului auto.

În plus, puteți introduce datele care au fost menționate la început. Acest lucru vă va permite să transferați doar o revistă contabililor, și nu o grămadă de vouchere.

Dacă există dificultăți în crearea coloanelor de jurnal necesare, puteți contacta specialiștii noștri sau puteți utiliza link-urile către mostre.

Mai jos este un formular standard și un eșantion al jurnalului de înregistrare a scrisorii de transport, a cărui versiune poate fi descărcată gratuit.