unu ?. Conceptul de „forță juridică a documentului”, consolidarea acestuia în standardul de stat.

GOST 51141-98 „Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții". Forța juridică documentul este proprietatea unui înscris oficial, comunicat acestuia prin legislația în vigoare, competența organului care l-a eliberat și procedura stabilită pentru înregistrare.

2?. Informații despre forma documentului. Conținutul documentului, caracterul său obligatoriu. Componența certificatului de documente: aprobare, semnătură, sigiliu.

Pentru ca un document să fie valabil, acesta trebuie să fie:

Încadrat corespunzător;

Nu contraziceți conținutul legislației în vigoare;

Să fie publicat de o organizație abilitată să facă acest lucru.

Lipsa detaliilor necesare sau executarea lor incorectă poate duce la faptul că documentul nu va avea forță juridică (de exemplu, nu există semnătură sau dată). Dacă nu conține un titlu pentru text sau o notă despre artist, atunci acest lucru va duce doar la anumite dificultăți în lucrul cu documentul, dar nu va afecta valoarea juridică a acestuia.

Forța juridică a documentului este asigurată de un set de detalii stabilite pentru fiecare tip de document - elemente obligatorii de formalizare a unui document oficial. Documentul principal care stabilește componența detaliilor și cerințele pentru executarea acestora este GOST R 6.30-2003 "Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentare organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente". Cerințe obligatorii care asigură forța juridică a documentelor sunt:

Numele organizației (oficial) - autorul documentului;

Denumirea tipului de document;

Data documentului;

Număr de înregistrare;

Ştampila de aprobare a documentului;

Semnătură;

Tot conform unor surse: viză de aprobare, o marcă pe certificarea unei copii, date de referință despre organizație.

Semnătură este o cerință obligatorie a oricărui document; un funcționar, semnând un document, își asumă responsabilitatea pentru autenticitatea documentului și pentru toți consecinte posibile executarea documentului.

Data documentului- unul dintre cele mai importante detalii ale documentului. Absența unei date pe document îl face nul.

Sigiliu- cerință semnificativă din punct de vedere juridic, utilizată pentru a certifica semnătura unui funcționar pe cele mai importante documente (sau financiare).

Ştampila de aprobare- unele înscrisuri dobândesc putere juridică numai din momentul în care sunt aprobate de către conducător sau o autoritate superioară.

Număr de înregistrare reprezintă o garanție suplimentară a autenticității documentului. Indică faptul că documentul a trecut toate etapele de prelucrare, este înregistrat și, prin urmare, este un document oficial al întreprinderii.

Cadrul legislativ și de reglementare pentru gestionarea evidenței personalului

Structura cadrului legislativ și de reglementare pentru gestionarea evidenței personalului:
1. Legile Federația Rusă.
2. Decrete ale Președintelui Federației Ruse, rezoluții ale Guvernului Federației Ruse; Documente metodologice ale organizațiilor, autorităților executive locale privind gestionarea evidenței personalului.
3. Acte normative ale Standardului de Stat al Federației Ruse, ministere, departamente, autorități executive federale.

Legislația muncii și a pensiilor privind obligația de a documenta munca cu personalul.

· Codul Muncii RF. Aceasta este legea de bază care ar trebui să ghideze munca unui specialist de personal în orice organizație. Normele Codului Muncii reglementează procedura de angajare și concediere a angajaților, organizarea timpului de muncă și a timpului de odihnă al acestora, condițiile de plată a salariilor și acordarea de diverse beneficii și compensații angajaților.

· Directorul de calificare al posturilor de manageri, specialiști și alți angajați (Aprobat prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 21 august 1998 nr. 37 (modificat la 20 aprilie 2001): unul dintre atributii oficialeșeful compartimentului de personal urmează să asigure întocmirea documentelor privind asigurarea de pensie, precum și depunerea acestora la organul de asigurări sociale. Reguli pentru solicitarea unei pensii, atribuirea unei pensii și recalcularea cuantumului unei pensii, trecerea de la o pensie la alta în conformitate cu Legile federale „Cu privire la pensiile de muncă în Federația Rusă” (din 17 decembrie 2001 nr. 173-FZ) ) și Legea „Cu privire la asigurarea pensiilor de stat în Federația Rusă”.( din 15 decembrie 2001 nr. 166-FZ) (aprobat prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei și fond de pensie RF din 27 februarie 2002 Nr. 17/19pb; înregistrată la Ministerul Justiției din Rusia la 31 mai 2002 (număr de înregistrare 3491); publicat în „Rossiyskaya Gazeta” din 05.06.2002).

Prezentarea documentației privind personalul în cursul activităților de supraveghere și control de către organele Inspectoratului Federal al Muncii, alte instituții federale și organismele publice supraveghere și control; organele de urmărire penală.

・Conform reglementărilor Codul Muncii al Federației Ruse, inspectoratul de stat de muncă este împuternicit să supravegheze și să controleze respectarea de către angajatori a legilor muncii. Inspectorii de muncă de stat au drepturi largi în exercitarea supravegherii și controlului, au dreptul de a vizita liber organizațiile de toate formele organizatorice și juridice și formele de proprietate, precum și angajatorii - indivizii, solicitarea angajatorilor și a reprezentanților acestora documente, explicații, informații necesare îndeplinirii funcțiilor de supraveghere și control.

· Legea federală a Federației Ruse din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”. În baza acestei legi se construiește toată munca serviciului de personal cu datele personale ale angajaților. De exemplu, se decide întrebarea cum vor fi prelucrate și unde vor fi stocate informațiile primite de la angajat atunci când acesta intră la locul de muncă.

· Legea Federației Ruse din 29 iulie 2004 nr. 98-FZ „Cu privire la secretele comerciale”. Stabilește o listă de informații care pot constitui un secret comercial al organizației, o listă a angajaților care au acces la acestea, o procedură de familiarizare cu datele secrete și responsabilitatea pentru difuzarea informațiilor confidențiale.

· Legea Federației Ruse din 17 iulie 1999 nr. 181-FZ „Cu privire la fundamentele protecției muncii în Federația Rusă”. Prevederile acestui document vă permit să construiți în mod competent un sistem de protecție a muncii în organizație. În cazul în care se constată o încălcare a normelor de protecție și siguranță a muncii, inspectorul de muncă atrage răspunderea administrativă pe funcționarii vinovați.

· Legea Federației Ruse din 8 august 2001 nr. 134-FZ „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale antreprenorilor individuali în cursul controlului (supravegherii) de stat”. Legea oferă o idee despre drepturile și obligațiile angajatorului atunci când efectuează diverse inspecții în organizație. De exemplu, legea se referă la documentele pe care angajatorul are dreptul să le solicite inspectorului atunci când acesta apare în organizație, dreptul unui reprezentant al companiei de a fi prezent personal în timpul inspecției și modul în care organizația poate contesta rezultatele nesatisfăcătoare. a inspecției.

Documentul este purtătorul de informații. Fiecare document de gestiune este un purtător de informații, utilizat pentru colectarea, analiza, elaborarea și adoptarea unei decizii de management, comunicarea acesteia către executanții direcți, organizațiile interesate sau cetățenii. Principala cerință pentru documentele administrative este formalitatea, fiabilitatea, obiectivitatea. Această cerință este implementată atunci când documentul este dotat cu forță legală, adică condiția în care informațiile documentului pot fi utilizate în domeniul managementului fără îndoială cu privire la fiabilitatea acestuia pentru implementarea oricăror acțiuni. În prezent, caracterul incontestabil și obligatoriu al unui document este determinat și de conceptul de „forță juridică a unui document”.

Pentru activitățile de management, forța juridică a documentelor este extrem de importantă, deoarece acestea servesc ca modalitate de dovedire a informațiilor conținute în acestea și reprezintă una dintre formele de exprimare a dreptului. Forța juridică a unui document este înțeleasă ca indiscutibilitatea și autoritatea bazate pe legislație. Forța juridică a documentului implică obligația acestuia pentru cei cărora le este adresat, sau pentru cercul de participanți la conducere (organisme guvernamentale, diviziile lor structurale, organizații publice, funcționari, funcționari publici și cetățeni) care se ghidează după prezentul document și să-și întemeieze activitățile sau să se abțină de la ele.

Unele documente, de exemplu, actele juridice ale reprezentanților federali și ale autorităților executive, actele judiciare, procurorii, notariale și de arbitraj, documentația contractuală, au inițial o funcție juridică, de stabilire, consolidare și modificare a normelor și raporturilor juridice sau de încetare a acestora. Alte documente sunt înzestrate cu funcție juridică dacă sunt folosite ca probe în instanță, organe de anchetă și de urmărire penală, notari, arbitraj etc. În activitatea managerială, forța juridică a unui document asigură oficialitatea acestuia pentru angajați ca sistem managerial dat, și toate celelalte structuri cu care este interconectată.

Forța juridică a documentului- este vorba despre o proprietate comunicata acestuia prin legislatia in vigoare, competenta organului care l-a emis si procedura stabilita de inregistrare.

Din această definiție rezultă că organul de conducere sau funcționarul care emite un document este obligat să:

Respecta legislatia in vigoare la intocmirea acesteia;

Publicați documente numai în competența lor;

Respectați normele naționale de întocmire și executare a documentelor în vigoare la un moment dat.

Astfel, forța juridică a unui document este determinată atât de conținutul, cât și de forma documentului. Pentru anumite tipuri de documente, normele actuale de înregistrare au dezvoltat cerințe pentru detalii care atestă forța juridică a acestora.

Pentru a da documentului o legalitate sunt necesare forte. rechizite:

Denumirea tipului de document;

Data documentului;

Reg. numarul documentului;

Semnătură;

Ştampila de aprobare;

Semnătura aprobării;

Acte legislative care definesc procedura de certificare a documentelor electronice .

Deci, forța juridică a unui document electronic este dată:

Detalii obligatorii;

Confirmarea autoritatii creatorului;

Componența detaliilor obligatorii este stabilită prin următoarele reglementări:

Legile federale:

FZ „Cu privire la informarea, informatizarea și protecția informațiilor”. Nu numai că oferă definiții ale celor mai importante concepte din domeniul informației, dar definește și obiectivele de protecție a inf-ției, precum și amenințarea inf-tionului. Această lege definește documentul ca o condiție prealabilă pentru includerea informațiilor în informații. resurse. Conform legii, legal puterea unui document stocat, procesat și transmis prin intermediul unei mașini automate. informație și telecomunicații. sisteme, poate fi confirmat prin electr. semnătură.

LA Legea Federației Ruse „Cu privire la comunicații„Problemele documentării electronice și organizării muncii cu documente electronice au fost parțial reflectate. Legea prevede că dezvoltarea și menținerea unor comunicații stabile și de înaltă calitate este condiția cea mai importantă pentru dezvoltarea societății și a activităților statului. În în conformitate cu Mijloacele de comunicare, împreună cu mijloacele informatice, constituie baza tehnică pentru asigurarea procesului de colectare, prelucrare, acumulare și distribuire a informațiilor.

Legea Federației Ruse „On stat secret „a introdus o definiție a încă 2 concepte legate de problematica acestei teme: despre metodele și mijloacele de protejare a informațiilor secrete; despre programele și măsurile de stat în domeniul protejării secretelor de stat.

Legea reglementează activitățile organizațiilor care prestează servicii de distribuție a sistemelor integrate automatizate de birou (IASD), care includ un subsistem de protecție a informațiilor. O licență pentru efectuarea acestor lucrări se eliberează pe baza rezultatelor unei examinări speciale a organizației și a statului. certificarea liderilor săi responsabili cu protecția informațiilor, iar organizația trebuie să îndeplinească o serie de cerințe.

Legea federală „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă” spune că electr. Doc-poți fi atribuit lui Arkh. fond al Federației Ruse. Cu toate acestea, reglementările ar-x. departamentele doar în termenii cei mai generali se referă la problemele de acceptare pentru depozitare, conservare, contabilitate și descrierea electronilor. doc-in. Problemele de creare și utilizare a documentelor electronice sunt rezolvate de alte departamente în mod independent.

Crearea unui electron. guvernele sunt de fapt principalul obiectiv al Programului țintă federal „Electron. Rusia”, în legătură cu care unele prevederi ale programului sunt dedicate organizării managementului documentelor electronice.

Decrete ale autorităților executive federale și ale GOST:

Goskomstat al Rusiei din 01/05/2004 N 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia”;

GOST R 6.30-2003"Sisteme unificate de documentare. Sistem unificat de documentare organizatorica si administrativa. Cerinte pentru acte", in conformitate cu care se intocmesc actele.

Pentru documente electronice GOST 6.10.4-84 „Sisteme de documentare unificate. Acordarea forței legale documentelor de pe un suport de mașină și unei mașinograme create de tehnologia computerizată. Dispoziții de bază”. Prezentul Standard stabilește cerințe pentru componența și conținutul detaliilor care dau forță juridică unui document electronic și, de asemenea, stabilește procedura de efectuare a modificărilor acestora.

Pentru mesaje electronice - GOST R 53898-2010 „Sisteme electronice de gestionare a documentelor. Interacțiunea sistemelor de management al documentelor. Cerințe pentru e-mail. Standardul specifică formatul, compoziția și conținutul unui mesaj electronic.

Documentul electronic trebuie să conțină:

Număr de înregistrare;

Data Înregistrării;

Semnătura (codul) persoanei responsabile de corectitudinea întocmirii documentului sau persoanei care a aprobat documentul;

Numele organizației - creatorul documentului;

Locația organizației - creatorul documentului sau adresa poștală.

Este posibil să folosiți detalii suplimentare, principalul lucru este că cele obligatorii pot fi identificate fără ambiguitate.

Autenticitate și autenticitate

Cel mai simplu mod de a asigura autenticitatea unui document electronic este cu ajutorul unei semnături digitale electronice (ES). La evaluarea valorii probatorii a unui document electronic, instanța ține cont, în primul rând, de fiabilitatea modalităților de formare, păstrare, transmitere și identificare a autorului. Pentru aceasta, pe lângă ES, este important un sistem de încredere pentru procesarea documentelor electronice (stocare de încredere).

Numele documentului:
Numarul documentului:	6.10.4-84
Tip de document:	GOST
Organismul gazdă:	Standardul de stat al URSS
Stare:	actual
Publicat:	publicație oficială
Data acceptarii:	09 octombrie 1984
Data de începere efectivă:	01 iulie 1987
Data revizuirii:	01 aprilie 2001

GOST 6.10.4-84 Sisteme de documentare unificate. Acordarea forței legale documentelor de pe un suport de mașină și unei mașinograme create de tehnologia computerizată. Puncte cheie

GOST 6.10.4-84

Grupa T54

STANDARD INTERSTATAL

Sisteme de documentare unificate

DARE VALIDITATE LEGALĂ DOCUMENTELOR DE PE SUPPORTUL MAȘINII
ȘI GRAMA MAȘINĂ CREAȚĂ PRIN MIJLOACE
INGINERIA INFORMATICĂ

Puncte cheie

sisteme unificate de documentare. Conferirea de
forță legală pentru documentele pe software și mașinogramă
create de calculatoare. General

Prin Decretul Comitetului de Stat pentru Standarde al URSS din 9 octombrie 1984 N 3549, perioada de introducere a fost stabilită de la 07/01/87

REEMITERE

Acest standard stabilește cerințele pentru compoziția și conținutul detaliilor care dau forță juridică documentelor pe un suport de mașină și unei mașinograme create prin tehnologia informatică, precum și procedura de efectuare a modificărilor acestor documente.

Acest standard este obligatoriu pentru toate întreprinderile, organizațiile și instituțiile (denumite în continuare organizații) care realizează schimb de informații de documente pe un suport de mașină și mașinograme.

Pe baza acestui standard, pot fi dezvoltate standarde industriale și standarde de întreprindere, ținând cont de particularitățile utilizării documentelor pe un suport de mașină și a unui program de mașină atât între organizații, cât și atunci când sunt utilizate direct într-o organizație.

1. DISPOZIȚII GENERALE

1. DISPOZIȚII GENERALE

1.1. Documentul pe un suport de mașină trebuie să fie înregistrat, produs și marcat în conformitate cu cerințele GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86, GOST 25465-95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88, iar informațiile sunt codificate în conformitate cu All-Union clasificatori ai informaţiilor tehnice şi economice. În absența informațiilor necesare în clasificatoarele integrale ale Uniunii, este permisă utilizarea codurilor clasificatoarelor intersectoriale și sectoriale înregistrate.
______________
* Forța pierdută pe teritoriul Federației Ruse.

1.2. Mașinograma trebuie creată ținând cont de cerințe standardele de stat pe sisteme de documentare unificate.

1.3. Un document pe un suport de mașină și o mașină-gramă ar trebui să fie utilizate numai dacă există decizii relevante ale ministerelor și departamentelor.

1.4. Transportul (transferul, expedierea etc.) a unui document pe un suport de mașină și a unei mașinograme trebuie să fie efectuat cu o scrisoare de intenție întocmită în conformitate cu GOST 6.38-90 *. Se atașează un exemplu de scrisoare de intenție.
______________
GOST R 6,30-97** (în continuare).

** Pe teritoriul Federației Ruse se aplică GOST R 6.30-2003. - Notați „COD”.

1.5. Un document pe un suport de mașină și un document care poate fi citit de mașină devin efective din punct de vedere juridic după îndeplinirea cerințelor acestui standard și semnarea unei scrisori de intenție.

1.6. Înregistrarea unui document pe un suport de mașină și crearea unei mașinograme ar trebui să se bazeze pe datele înregistrate în documentele originale (primare) primite prin canale de comunicare de la dispozitivele de înregistrare automată sau în procesul de rezolvare automată a problemelor.

1.7. La cererea organizației utilizatorilor, pentru controlul vizual al unui document creat pe un suport de mașină, acesta este convertit într-o formă care poate fi citită de om de către diverse mijloace tehnice afișarea datelor (afișaje, dispozitive de imprimare etc.).

2. CERINȚE PENTRU DETALII PRIVIND DOCUMENTE PE UN SUPORT DE MAȘINĂ ȘI GRAMELE DE MAȘINĂ CREATE DE ECHIPAMENTE DE CALCULATOR

2.1. Un document pe un suport de mașină sau un dactilografiat trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:

numele organizației - creatorul documentului;

locația organizației - creatorul documentului sau adresa poștală;

Titlul documentului;

data producerii documentului;

codul persoanei responsabile de corectitudinea producerii documentului pe un suport de mașină sau mașinogramă sau, de regulă, codul persoanei care a aprobat documentul.

Notă. Prin hotărâre a ministerelor și departamentelor, este permisă utilizarea detaliilor suplimentare pentru documentele individuale de pe un suport de mașină și un dactilograf (număr de telefon, teletip, funcția și prenumele unei persoane care are dreptul de a certifica un document înregistrat pe un suport de mașină). și o mașinăgramă etc.), reflectând specificul creării, utilizării și transmiterii acestor documente.

2.2. Detaliile obligatorii ale documentului pe un suport de mașină ar trebui plasate într-un mod care să vă permită să identificați detaliile în mod unic.

2.3. Detaliile obligatorii ale dactilografiei trebuie tipărite și plasate în conformitate cu cerințele standardelor de stat pentru sistemele de documentare unificate.

2.4. Cererea „Numele organizației - creatorul documentului” trebuie să fie scrisă în următoarea formă: cod de identificare conform Clasificatorului Întreprinderilor și Organizațiilor All-Union (OKPO) * și numele organizației. Pot fi folosite abrevierile stabilite.
__________________
* Acest atribut trebuie să fie legat de cerințele GOST 6.38-90.


Pentru organizațiile care nu au drepturi de persoană juridică, trebuie indicat codul OKPO al organizației căreia îi sunt subordonate.

2.5. Cerința „Locația organizației - creatorul documentului” trebuie scrisă în următoarea formă: cod de identificare conform clasificatorului pentru întreaga Uniune „Sistemul de desemnare pentru obiectele diviziunii administrativ-teritoriale a URSS și a republicilor Uniunii, precum și așezările” (SOATO) și denumirea localității în care se află organizația .

2.6. „Numele documentului” obligatoriu trebuie să fie scris în următoarea formă: codul de identificare și denumirea formularului documentului în conformitate cu Clasificatorul total al documentelor de gestiune (OKUD) * pentru documentele destinate întregii uniuni sau sucursalei (departamental), clasificator republican al documentaţiei de gestiune - pentru filială (departamental), documente de formulare republicane.
______________
* Pe teritoriul Federației Ruse, OK 011-93 este valabil.

2.7. Atributul „Data producerii documentului” trebuie înregistrat în conformitate cu cerințele GOST 6.38-90 și este indicată ora înregistrării documentului, permițând identificarea acestuia cu protocolul mașinii.

2.8. Cerința „Cod al persoanei responsabile de producerea corectă a documentului pe un suport de mașină sau program de mașină” sau „Codul persoanei care a aprobat documentul” trebuie să fie scrise în următoarea formă: codul de identificare și funcția, numele de familie al persoana responsabilă pentru producerea corectă a documentului pe un suport de mașină sau program de mașină sau persoana care a aprobat documentul. Deținerea codului de către o anumită persoană trebuie înregistrată la organizația care a creat documentul pe un suport de mașină sau care a produs mașinograma și trebuie create instrumente tehnice, software și condiții organizatorice care exclud posibilitatea utilizării codurilor altor persoane.

2.9. Organizațiile care fac obiectul unor dispoziții speciale trebuie să indice detaliile prevăzute la paragrafe. 2,4; 2.5 în conformitate cu regulile prezentelor prevederi.

2.10. Procedura de selectare, acceptare spre păstrare și eliberare către consumatori a documentelor pe suport de mașină și mașinograme, anularea și distrugerea acestora este stabilită de ministere și departamente.

3. ORIGINALE, DUPLICATE, COPII ALE DOCUMENTULUI PE SUPPORTUL MAȘINII ȘI GRAMELE MAȘINĂ

3.1. Originalele, duplicatele și copiile documentului pe suport de mașină și mașinogramele obținute prin software-ul standard al acestui complex informatic au aceeași forță juridică dacă sunt întocmite în conformitate cu cerințele prezentului standard.

3.2. Originalul unui document pe un suport de mașină este prima înregistrare a unui document pe un suport de mașină și care conține o indicație că acest document este un original.

Originalul dactilografiei este prima copie tipărită pe computer a documentului pe hârtie și care conține o indicație că acest document este originalul.

3.3. Duplicatele unui document pe un suport de mașină sunt toate ulterioare în timp, autentice în înregistrările de conținut ale unui document pe un suport de mașină și conțin o indicație că aceste documente sunt duplicate.

Duplicatele dactilografiate sunt toate mai târziu în timp, autentice în conținutul tipărit pe hârtie, care conțin o indicație că sunt duplicate.

3.4. Copiile unui document pe un suport de mașină sau un dactilografiat sunt documente rescrise dintr-un original sau un duplicat al unui document pe un suport de mașină sau un dactilografiat pe un alt suport de informații, autentice ca conținut și care conțin o indicație că aceste documente sunt copii.

Duplicatele și copiile trebuie să conțină detaliile obligatorii conținute în documentul original pe un suport de mașină sau un program de mașină.

Pe o mașină de scris, care este o copie a unui document pe un suport de mașină, trebuie să existe în plus o ștampilă sau un sigiliu al organizației care a transformat documentul într-o formă care poate fi citită de om, o inscripție de confirmare și semnături adecvate.

4. PROCEDURA PENTRU INTRODUCEREA MODIFICĂRII LA DOCUMENTUL PRIVIND SUPORTUL MAȘINII ȘI LA GRAMUL DE TRANSPORT

4.1. Documentul original pe un suport de mașină poate fi modificat numai de către organizație - creatorul documentului cu înregistrarea obligatorie a conținutului și motivul modificărilor și persoana responsabilă pentru modificările efectuate.

Înregistrarea modificărilor este efectuată de organizație - creatorul înregistrării documentului.

4.2. Dacă se fac modificări la mașinăgrama originală, atunci aceasta trebuie să indice motivele modificărilor, data și ora introducerii acestora, poziția și semnătura funcționarului care a făcut modificările și transcrierea acesteia.

4.3. Organizația - creatorul documentului original pe un suport de mașină sau un dactilograf este obligat să notifice organizațiile - utilizatorii documentului cu privire la toate modificările prin trimiterea unei scrisori de intenție care include informații despre modificări și conține, împreună cu indicarea detalii solicitate în conformitate cu clauza 2.1, următoarele informații:

o indicare a motivului modificării;

momentul schimbării;

semnătura oficialului.

Dacă este necesar, scrisoarea de intenție poate conține o ștampilă sau un sigiliu al organizației care a creat documentul original pe un suport de mașină sau un program de mașină.

4.4. Modificările unui duplicat (copie) a unui document pe un suport de mașină sau a unei mashinograme deținute de utilizator se fac numai pe baza unei notificări din partea organizației care a creat documentul pe un suport de mașină sau o mashinogramă.

4.5. Documentul original modificat, precum și duplicatul și copiile documentului modificat, rămân valabile dacă modificările sunt efectuate în conformitate cu cerințele acestui standard.

ANEXĂ (referință). MODEL DE SCRISOARE DE INTENȚIE

APENDICE
Referinţă

Cerințe ale organizației - creatorul documentului pe un mediu de mașină sau mașinogramă		Bara de restricții de acces la documente
Titlul textului

În conformitate cu acordul din 25 decembrie 1984, vă trimit documente pe suport de mașină, inclusiv următoarele informații:

	Număr de fabrică banda magnetica	Numărul de serie al volumului
			Ieșire
			Implementarea
			Transport

Aplicație: bandă magnetică - 3.

Notă. Scrisoarea de intenție este întocmită pe antetul organizației în conformitate cu cerințele GOST 6.38-90.

Textul documentului este verificat de:
publicație oficială
Sisteme de documentare unificate: Sat.GOSTov. -
M.: Editura IPK Standards, 2001

GOST 6.10.4-84 Sisteme de documentare unificate. Acordarea forței legale documentelor de pe un suport de mașină și unei mașinograme create de tehnologia computerizată. Puncte cheie

Numele documentului:
Numarul documentului:	6.10.4-84
Tip de document:	GOST
Organismul gazdă:	Standardul de stat al URSS
Stare:	actual
Publicat:	publicație oficială Sisteme de documentare unificate: Sat.GOSTov. - M.: Editura IPK Standards, 2001
Data acceptarii:	09 octombrie 1984
Data de începere efectivă:	01 iulie 1987
Data revizuirii:	01 aprilie 2001

GOST 6.10.4-84 Sisteme de documentare unificate. Acordarea forței legale documentelor de pe un suport de mașină și unei mașinograme create de tehnologia computerizată. Puncte cheie

În organizații, ca parte a procesului de producție, angajații conduc corespondență internă între ei. Ei scriu declarații, se informează reciproc cu notificări despre progresul muncii efectuate sau despre cum ar trebui făcută. Adesea, astfel de documente sunt de mare importanță și, prin urmare, trebuie să aibă forță juridică.

Pentru a conferi forță legală documentului, trebuie respectate următoarele reguli:

angajatorul, la realizarea unui document de corespondență internă, trebuie să respecte normele legislative în vigoare;

un salariat poate elibera un document numai în competența sa;

angajatorul este obligat să respecte regulile pentru pregătirea și executarea documentelor, precum și familiarizarea angajaților cu acestea (dacă este necesar).

Condiții care conferă documentului forță juridică

Componența obligatorie a detaliilor care dă forță juridică documentelor create:

1. Autorul documentului (numele organizației, instituției, întreprinderii, indicând apartenența departamentală sau forma juridică). O alternativă ar fi tipărirea documentului pe antet. Unele documente indică în plus orașul în care a fost publicat acest document.

2. Titlul documentului (comandă, regulament etc.).

3. Data creării documentului, aprobării acestuia, intrării în vigoare.

4. Indexul (numărul) de înregistrare al acestui document în conformitate cu sistemul de înregistrare adoptat de societate.

6. Semnătura conducătorului organizației sau a unei persoane responsabile autorizate de acesta. Semnătura capului poate fi aplicată în mai multe forme, în special:

6.1. Semnătură directă (ca în comenzile în forme unificate - indicând poziția, decodificarea semnăturii și semnătura în sine).

6.2. O ștampilă directă de aprobare semnată de șeful (sau un oficial autorizat) al acestei organizații. Ştampila de aprobare este aplicată pe antetul de sus al documentului din partea dreaptă.

6.3. Ştampila indirectă de aprobare, mediată, de exemplu, prin aprobare prin ordin. O astfel de ștampilă este aplicată, de regulă, și pe titlul de sus al documentului din partea dreaptă (ca în formularul unificat T-3 - Staffing).

6.4. Sub forma unei rezoluții a managerului, de exemplu, pe declarația unui angajat. Rezoluția trebuie să cuprindă patru componente: destinatarul rezoluției, acțiunea sau instrucțiunea administrativă în sine, semnătura șefului și data emiterii rezoluției. Rezoluția se aplică, de regulă, manual în orice spațiu liber al documentului, dar de obicei în partea superioară a acestuia.

7. Vize de aprobare pentru acele tipuri de documente care fără astfel de vize nu vor avea putere legală deplină. De exemplu, vize de aprobare cu organul sindical primar, ținând cont de opinia organului reprezentativ, acord cu un avocat, cu contabilul șef etc. Documentele care necesită aprobare sunt determinate de cerințele legislației în vigoare, formularele unificate și reglementările locale interne ale organizației în sine, în special, instrucțiunile pentru munca de birou sau regulamentele pentru departamente etc. (dacă există). Viza de aprobare poate fi sub următoarele forme:

7.1. O indicație a documentului care confirmă aprobarea (formular unificat T-7). Ștampila de aprobare se aplică, de regulă, în partea inferioară a desenului pe partea stângă.

7.2. Indicarea textului care confirmă acordul, poziția persoanei sau persoanelor cu care s-a încheiat acordul, semnătura/semnăturile, stenogramele acestora și datele acordului. Viza de aprobare se aplică, de regulă, în partea de jos a părții de formalizare a documentului sau în orice spațiu liber.

8. Vizele de familiarizare trebuie să fie sub toate ordinele de personal și alte documente, care în esență trebuie transmise unui anumit cerc de angajați. Această cerință include și data scrisă de mână a familiarizării de către angajați sub documentul semnat. Viza de familiarizare este aplicată în partea de jos a documentului în centru sau în partea stângă.

Formularele unificate elaborate de Comitetul de Stat de Statistică sunt construite ținând cont de acordarea de forță legală a documentelor și conțin toate detaliile specificate (deși există excepții, de exemplu, cardul personal al unui angajat - formularul unificat T-2 nu conține un număr de înregistrare , întrucât aceste documente nu sunt stocate cronologic, ci alfabetic).

Un exemplu de toate detaliile specificate pe un formular unificat este dat mai jos folosind formularul unificat T-6 ca exemplu - o comandă pentru vacanță.

Acordarea de forță juridică documentelor de corespondență internă

Corespondența internă în organizație rezolvă următoarele sarcini:

1. Exprimă și documentează în scris avizul, cererea, propunerea uneia dintre părți, a angajatorului sau a salariatului, sau are caracter de informare a celeilalte părți.

2. Este o verigă integrală în procedura de reziliere contract de muncă, transferul de angajați, înregistrarea concediilor și alte proceduri de personal.

3. Servește drept dovezi documentare necesare atunci când se analizează un conflict de muncă.

Pentru ca corespondența internă să îndeplinească toate sarcinile de mai sus, trebuie îndeplinite următoarele condiții:

1. Documentul trebuie executat corect, cu toate detaliile necesare pentru acesta.

2. Documentul trebuie să aibă un număr de înregistrare conform registrului de intrare și ieșire a documentației.

3. Acest document trebuie să primească un răspuns oficial de către partea care primește. De exemplu, sub forma unei rezoluții.

4. Documentul trebuie păstrat ținând cont de cerințele arhivistice stabilite.

Cel mai adesea, angajatul realizează corespondență internă cu ajutorul declarațiilor, oficialilor și notificărilor, iar angajatorul - sub formă de notificări. Documentele de corespondență internă se întocmesc nu numai dacă este necesar schimbul de mesaje oficiale între angajați, ci și între șefii de departamente și angajați, șefii unui departament și alții etc.

În prezent majoritatea această corespondență se realizează în în format electronic, prin mesagerie prin e-mail . Cu astfel de mesaje, este extrem de dificil să dovedești că acest document electronic a fost creat de acest angajat (chiar și atunci când setezi parole, va trebui să dovedești că nimeni, cu excepția acestui angajat, nu cunoștea parola pentru accesarea unui anumit e-mail). Așadar, în caz de conflict sau posibil conflict, se recomandă întocmirea documentelor pe hârtie, atestând cu semnătura dumneavoastră, și înregistrarea printr-un funcționar în cadrul companiei responsabilă cu înregistrarea documentului.

Este posibil să se acorde forță legală acestei corespondențe dacă angajatul tipări mesajele electronice și le înregistrează oficialul. În plus, documentele interne ale companiei (reglementările locale interne) trebuie să stabilească tocmai o astfel de modalitate de schimb de informații, precum și frecvența de verificare a mesajelor, ca mecanism de lucru pentru comunicare.

Considera principii generale dând forță juridică documentelor de corespondență internă – declarații și notificări. Aceste documente sunt adesea principalele dovezi în conflictele de muncă, așa că munca competentă cu ele este extrem de importantă pentru a proteja interesele angajatorului.

Caracteristici de înregistrare și de conferire a forței juridice declarațiilor

Este în interesul angajatorului ca declarațiile personale ale angajaților să fie completate manual. De obicei, organizațiile folosesc formulare șablon în care cel puțin semnătura angajatului și data la care a fost semnată cererea trebuie completate manual. Adesea, o astfel de executare a declarațiilor este interpretată într-un conflict judiciar ca un fapt de presiune asupra angajatului.

În principiu, aplicația poate fi creată și automat, dar, totuși, după aceea este tipărită și semnată de persoana care întocmește această cerere.

Este de dorit ca în cerere, ținând cont de procedura de mai sus pentru acordarea forței juridice documentelor, să fie incluse următoarele detalii:

1. Numele documentului este „Aplicație”.

2. Destinatar - căruia i se trimite cererea, indicând postul într-o anumită organizație, nume complet. oficial.

3. Compilator - de la care este trimis, indicând funcția și numele complet. muncitor.

4. Textul enunțului.

5. Semnătura inițiatorului cererii.

6. Data cererii.

7. Semnături de aprobare (cel mai adesea cu șeful unității structurale - dacă este necesar). Această recuzită este opțională. Prin urmare, prezența sa este determinată de principiile lucrului cu astfel de documente într-o anumită organizație.

8. Numărul de înregistrare a cererii. Numărul este atribuit documentului conform jurnalului de documentație primită (sau alt jurnal, în funcție de construcția sistemului de înregistrare într-o anumită organizație), indicând numărul, data acceptării documentului și semnătura persoanei responsabile. (de exemplu, secretară). Persoana responsabilă cu primirea acestor documente notează numărul.

9. Rezolvarea persoanei căreia i s-a adresat cererea sau care este autorizată să rezolve o anumită problemă. Rezoluția trebuie să conțină o semnătură olografă, data și o decizie administrativă cu privire la emiterea cererii care să indice funcționarul specific (numele său de familie sau pur și simplu departamentul) căruia i se trimite acest ordin și (dacă este necesar) data până la care ordinul este transmis. specificate în rezoluție trebuie îndeplinite.

10. După ce procedurile de personal sunt efectuate pe baza acestei cereri, se pot face semne pe aceasta la executarea ordinului șefului (vezi Exemplul 8). Ele sunt fixate, de regulă, în partea de jos a părții de design a documentului din stânga sau în orice spațiu liber.

11. Pot exista semne ale numărului cauzei la care este trimisă această cerere.

Iată un exemplu de aplicație cu toate detaliile necesare în ea.

Caracteristici de înregistrare și de conferire a forței legale notificărilor

Angajatorul scrie notificări pentru a informa angajatul despre ceva. De exemplu, pentru a-l avertiza cu privire la propunerea de reducere a personalului (Articolul 180 din Codul Muncii al Federației Ruse), despre viitorul concediu anual regulat, conform programului de vacanță al companiei (Articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse) , despre viitoarea modificare a termenilor contractului de muncă (articolul 74 din Codul muncii al Federației Ruse), despre faptul că un contract de muncă pe durată determinată cu un angajat este redus (articolul 79 din Codul muncii al Federația Rusă), etc.

Avizele de respectare a procedurii prevăzute de legislația muncii trebuie întocmite numai pe suport de hârtie, întrucât aceste documente vor constitui o confirmare a respectării procedurii stabilite, iar salariatul confirmă primirea acestui aviz, de regulă, pe documentul în sine.

Mai jos sunt extrase din Codul Muncii, care confirmă cerința unei forme scrise de notificare în unele cazuri de respectare a cerințelor legislației muncii.

Fragment de document

Codul Muncii al Federației Ruse Articolul 74 (...) Angajatorul este obligat să notifice salariatului modificările viitoare ale termenilor contractului de muncă determinate de părți, precum și motivele care au necesitat astfel de modificări. scris nu mai târziu de două luni, cu excepția cazului în care prezentul cod prevede altfel. Daca salariatul nu este de acord sa lucreze in noile conditii, angajatorul este obligat sa scris să-i ofere un alt loc de muncă la îndemâna angajatorului (atât un post vacant sau un loc de muncă corespunzător calificărilor salariatului, cât și un post vacant inferioară sau un loc de muncă prost plătit), pe care salariatul îl poate îndeplini ținând cont de starea sa de sănătate. Articolul 79. Încetarea unui contract de muncă pe durată determinată Contractul de muncă pe durată determinată încetează la expirarea perioadei de valabilitate a acestuia. Salariatul trebuie să fie înștiințat în scris despre încetarea contractului de muncă din cauza expirării perioadei de valabilitate a acestuia cu cel puțin trei zile calendaristice înainte de concediere, cu excepția cazurilor în care termenul contractului de muncă pe durată determinată încheiat pentru perioada de prestare. din atribuțiile salariatului absent expiră. Articolul 123 Ordinea acordării concediului de odihnă plătit se stabilește anual în conformitate cu programul de concediu (...). Angajatul trebuie anunțat despre ora de începere a concediului. sub vopsire cel târziu cu două săptămâni înainte de începerea sa. Articolul 180 (...) Angajații sunt atenționați personal de către angajator și sub vopsire cu cel puțin două luni înainte de încetare.

În toate aceste cazuri, angajatorul va trebui să confirme faptul de a sesiza angajatul pentru o anumită perioadă de timp, care îndeplinește cerințele legislației muncii. Prin urmare, astfel de notificări sunt date angajatului sub o semnătură personală. Iar cel mai important lucru la livrarea unei notificări nu este atât semnarea de către angajat, cât indicarea datei primirii unei astfel de notificări.

Notificarea are toate aceleași detalii care ar trebui să fie pe orice document de personal.

Sistem de înregistrare a documentelor pentru corespondența internă

Angajatorului îi va fi mai ușor să se apere în cazul unui conflict de muncă (inclusiv judiciar) dacă organizația are un sistem de înregistrare a documentelor construit în mod competent. Sistemul de înregistrare în companie este necesar pentru:

înregistrarea disponibilității documentelor și urmărirea mișcării acestora;

darea efectului juridic documentelor companiei;

organizarea optimă a fluxului de documente interne la întreprindere;

protejarea intereselor angajatorului în caz de conflict judiciar. LA acest caz sistemul jurnal de înregistrare va confirma faptul creării documentului la o anumită dată.

Numărul de jurnale (cărți de contabilitate) care trebuie ținute direct depinde de caracteristicile activităților organizației. Pentru ca jurnalele (cărțile) contabile să îndeplinească nu numai funcția de înregistrare a documentelor, ci și să servească drept dovadă în cazul unui conflict că documentul a fost creat efectiv într-o anumită perioadă de timp și nu a putut fi introdus ulterior, se recomandă respectarea următoarelor reguli pentru înregistrarea acestor reviste.

Jurnalele trebuie:

au capac dur (pentru a respecta termenul de valabilitate);

au o legare cu lipici (pentru a dovedi imposibilitatea sau dificultatea de a scoate o coală sau de a adăuga o coală într-un jurnal existent);

au pagini numerotate de la început până la sfârșit;

fi cusut;

să fie certificată prin sigiliul persoanei juridice și semnătura conducătorului organizației (cu excepția primelor două cărți de contabilitate a cărților de muncă, care trebuie să fie certificate cu sigiliu sau sigiliu de ceară (clauza 41 din Decretul de Guvernul Federației Ruse din 16 aprilie 2003 Nr. 225 „Despre cărțile de muncă”).

Viziunea internă a revistelor în care este posibilă înregistrarea documentelor de corespondență internă este dezvoltată de organizațiile înseși, deoarece nu există forme unificate de reviste. Mai jos este un exemplu de forma lor.

Copii și duplicate

Adesea, documentele de corespondență internă sunt transferate funcționarilor sub formă de copii sau duplicate, în special dacă documentul original este trimis unui funcționar superior sau depus la dosarul cauzei, dar trebuie luate unele acțiuni suplimentare asupra documentului.

Copie Documentul poate fi fax sau gratuit. Copie prin fax reproduce integral conținutul documentului și tot semne externe- detaliile conținute în original (inclusiv semnătura și sigiliul) sau o parte din acestea, în special locația acestora. copie gratuită creat pe mașini de scris, conține toate detaliile documentului, dar nu își repetă neapărat forma.

Angajatul responsabil cu documentele certifică copiile. Certificarea copiilor se face prin aplicarea cuvântului „Adevărat” sau „Copia este corectă” și indicând semnătura, transcrierea acesteia și data persoanei responsabile. De regulă, nota de certificare este aplicată în partea de jos a părții oficiale a documentului în orice spațiu liber.

Dacă documentul este transmis altor organizații, pe copii ale documentelor (extrase din acestea) asigurați-vă că ștampilați .

Duplicat - un duplicat al unui document oficial care are puterea juridică a originalului.

* * *

Deci, documentele de corespondență internă nu pot fi subestimate - de multe ori din lor design corect iar prelucrarea depinde de recunoașterea legalității procedurii. Dar cu aceste documente angajatorii de cele mai multe ori nu știu cum să se descurce. Astfel de acte nu sunt înregistrate, nu sunt luate în considerare, nu sunt agreate, ceea ce afectează negativ nu doar forța juridică a documentului, ci și procedurile de management desfășurate în companie. Adesea, din această cauză, angajatorul nu poate dovedi vinovăția unui anumit angajat și nu poate aplica metodele legale de aplicare a unei sancțiuni disciplinare sau de încetare a unui contract de muncă cu un angajat. Multe companii încep să construiască un sistem pentru a lucra cu documente deja pe greșelile lor, dar este mai bine să preveniți Consecințe negative decât să se ocupe de rezultatul lor.

1 Data scrisă de mână

2 Data personală

Un document pe un suport de mașină dobândește forță legală, cu condiția ca cerințele pentru executarea sa, care sunt enumerate mai jos și respectă GOST 6.10.4-84, sunt îndeplinite.

Documentul pe un suport de mașină trebuie să fie înregistrat, produs și marcat în conformitate cu cerințele GOST 12065-74, GOST 20598-80, GOST 8303-76, GOST 25752-83, GOST 25764-83, GOST 6.10.1- 80, GOST 6.10.2-83, GOST 6.10.3-83, GOST 2.003-77, GOST 2.301-77 - GOST 2.034-77, GOST 1977-74, GOST 1978-74, iar informațiile sunt codificate conform tuturor -Clasificatoare unionale de informații tehnice și economice. În absența informațiilor necesare în clasificatoarele întregi Uniunii, este permisă utilizarea codurilor clasificatoarelor intersectoriale înregistrate.

Mashinograma trebuie creată ținând cont de cerințele standardelor de stat pentru sistemele de documentare unificate.

Înregistrarea unui document pe un suport de mașină și crearea unei mașinograme ar trebui să se bazeze pe datele înregistrate în documentele originale (primare) primite prin canale de comunicare de la dispozitivele de înregistrare automată sau în procesul de rezolvare automată a problemelor.

Un document pe un suport de mașină sau un dactilografiat trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:

Numele organizației - creatorul documentului;

Locația organizației - creatorul documentului sau adresa poștală;

Titlul documentului;

Data producerii documentului;

Codul persoanei responsabile de corectitudinea producerii unui document pe un suport de mașină sau o mașinogramă sau, de regulă, codul persoanei care a aprobat documentul.

Detaliile obligatorii ale documentului pe un suport de mașină ar trebui plasate într-un mod care să vă permită să identificați detaliile în mod unic.

Detaliile obligatorii ale dactilografiei trebuie tipărite și plasate în conformitate cu cerințele standardelor de stat pentru sistemele de documentare unificate.

Necesarul „Numele organizației - creatorul documentului” trebuie să fie scris în următoarea formă: cod de identificare conform Clasificatorului Întreprinderilor și Organizațiilor All-Union (OKPO) și numele organizației. Pot fi folosite abrevierile stabilite.

Pentru organizațiile care nu au drepturi de persoană juridică, trebuie indicat codul OKPO al organizației căreia îi sunt subordonate.

Cerința „Locația organizației - creatorul documentului” trebuie să fie scrisă în următoarea formă: un cod de identificare conform clasificatorului All-Union „Sistemul de desemnare a obiectelor diviziunii administrativ-teritoriale a URSS și a Uniunii republici, precum și așezări” și denumirea localității în care se află organizația.

„Numele documentului” obligatoriu trebuie să fie scris în următoarea formă: codul de identificare și denumirea formularului documentului conform Clasificatorului total al documentelor de gestiune (OKUD) pentru documentele cu scop comunitar sau sucursală ( departamental), clasificator republican al documentației de gestiune - pentru filială (departamental), forme republicane de documente .

Atributul „Data producerii documentului” trebuie înregistrat în conformitate cu cerințele GOST 6.38-72 și este indicată ora înregistrării documentului, permițând identificarea acestuia cu protocolul mașinii.

Cerința „Codul persoanei responsabile pentru realizarea corectă a documentului pe suport de mașină și diagramele mașinii” sau „Codul persoanei care a aprobat documentul” trebuie să fie scrise în următoarea formă: codul de identificare și funcția, numele de familie al persoana responsabilă de producerea corectă a documentului pe un suport de mașină și programe de mașină sau persoana care a aprobat documentul. Deținerea codului de către o anumită persoană trebuie să fie înregistrată la organizația care a creat documentul pe un suport de mașină sau care a produs mașinograma și trebuie create și software-ul tehnic și condițiile organizatorice care exclud posibilitatea utilizării codurilor altor persoane.

Originalele, duplicatele și copiile documentului pe un suport de mașină și mașinogramele primite de software-ul standard al acestui complex informatic au aceeași forță juridică dacă sunt întocmite în conformitate cu cerințele prezentului Standard.

Originalul unui document pe un suport de mașină este prima înregistrare în timp a unui document pe un suport de mașină care conține o indicație că acest document este un original.

Originalul dactilografiei este prima copie tipărită pe computer a documentului pe hârtie și care conține o indicație că acest document este originalul.

Este important să ne amintim că, conform GOST R 6.30-97, identificatorul unei copii electronice a unui document este un semn (subsol) plasat în colțul din stânga jos al fiecărei pagini a documentului și care conține numele fișierului pe mediul mașinii, data și alte date de căutare setate în organizație.

Duplicatele unui document pe un suport de mașină sunt toate ulterioare în timp, autentice în înregistrările de conținut ale unui document pe un suport de mașină și conțin o indicație că aceste documente sunt duplicate.

Duplicatele dactilografiate sunt toate mai târziu în timp, autentice în conținutul tipărit pe hârtie, care conțin o indicație că sunt duplicate.

Copiile unui document pe un suport de mașină sau un dactilografiat sunt documente rescrise dintr-un original sau un duplicat pe un suport de mașină sau un dactilografiat pe un alt suport, autentice ca conținut și care conțin o indicație că aceste documente sunt copii.

Duplicatele și copiile trebuie să conțină detaliile obligatorii conținute în documentul original pe un suport de mașină sau un program de mașină.

Mai multe despre acest subiect.

1. Investigarea faptelor de acces ilegal la informații informatice
2. 33.. ACORDAREA VALIDITATII LEGALE DOCUMENTELOR MAȘINĂ
3. Tema 17. Executarea silită a creanțelor și a documentelor de plată
4. Acceptarea de către notar a documentelor întocmite în străinătate. Conceptul și cerințele pentru forma și conținutul unei apostile