Documentele text sunt modalități de a crea forță juridică. Condiții de dare a forței legale documentelor întocmite cu ajutorul gazului „electori”. Caracteristici de înregistrare și de conferire a forței legale notificărilor
unu ?. Conceptul de „forță juridică a documentului”, consolidarea acestuia în standardul de stat.
GOST 51141-98 „Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții". Forța juridică a unui înscris este o proprietate a unui înscris oficial, comunicată acestuia prin legislația în vigoare, competența organului care l-a emis și procedura stabilită pentru înregistrare.
2?. Informații despre forma documentului. Conținutul documentului, caracterul său obligatoriu. Componența certificatului de documente: aprobare, semnătură, sigiliu.
Pentru ca un document să fie valabil, acesta trebuie să fie:
Încadrat corespunzător;
Nu contraziceți conținutul legislației în vigoare;
Să fie publicat de o organizație abilitată să facă acest lucru.
Lipsa detaliilor necesare sau executarea lor incorectă poate duce la faptul că documentul nu va avea forță juridică (de exemplu, nu există semnătură sau dată). Dacă nu conține un titlu al textului sau o notă despre artist, atunci acest lucru va duce doar la anumite dificultăți în lucrul cu documentul, dar nu va afecta semnificația sa juridică.
Forța juridică a documentului este asigurată de un set de detalii stabilite pentru fiecare tip de document - elemente obligatorii de formalizare a unui document oficial. Documentul principal care stabilește componența detaliilor și cerințele pentru executarea acestora este GOST R 6.30-2003 "Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentare organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documentație". Cerințe obligatorii care asigură forța juridică a documentelor sunt:
Numele organizației (oficial) - autorul documentului;
Denumirea tipului de document;
Data documentului;
Număr de înregistrare;
Ştampila de aprobare a documentului;
Semnătură;
Tot conform unor surse: viză de aprobare, o marcă pe certificarea unei copii, date de referință despre organizație.
Semnătură este o cerință obligatorie a oricărui document; un funcționar, semnând un document, își asumă responsabilitatea pentru autenticitatea documentului și pentru toți consecințe posibile executarea documentului.
Data documentului- unul dintre cele mai importante detalii ale documentului. Absența unei date pe document îl face nul.
Sigiliu- cerință semnificativă din punct de vedere juridic, utilizată pentru a certifica semnătura unui funcționar pe cele mai importante documente (sau financiare).
Ştampila de aprobare- unele înscrisuri dobândesc putere juridică numai din momentul în care sunt aprobate de către conducător sau o autoritate superioară.
Număr de înregistrare reprezintă o garanție suplimentară a autenticității documentului. Indică faptul că documentul a trecut toate etapele de prelucrare, este înregistrat și, prin urmare, este un document oficial al întreprinderii.
Cadrul legislativ și de reglementare pentru gestionarea evidenței personalului
Structura cadrului legislativ și de reglementare pentru gestionarea evidenței personalului:
1. Legile Federația Rusă.
2. Decrete ale Președintelui Federației Ruse, rezoluții ale Guvernului Federației Ruse; Documente metodologice ale organizațiilor, autorităților executive locale privind gestionarea evidenței personalului.
3. Acte normative ale Standardului de Stat al Federației Ruse, ministere, departamente, autorități executive federale.
Legislația muncii și a pensiilor privind obligația de a documenta munca cu personalul.
· Codul Muncii al Federației Ruse. Aceasta este legea de bază care ar trebui să ghideze munca unui specialist de personal în orice organizație. Normele Codului Muncii reglementează procedura de angajare și concediere a salariaților, organizarea timpului de muncă și a timpului de odihnă a acestora, condițiile de plată a salariilor și acordarea de diverse beneficii și compensații angajaților.
· Directorul de calificare al posturilor de manageri, specialiști și alți angajați (Aprobat prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 21 august 1998 nr. 37 (modificat la 20 aprilie 2001): unul dintre atributii oficialeșeful compartimentului de personal urmează să asigure întocmirea documentelor privind asigurarea de pensie, precum și depunerea acestora la organul de asigurări sociale. Reguli pentru solicitarea unei pensii, atribuirea unei pensii și recalcularea cuantumului unei pensii, trecerea de la o pensie la alta în conformitate cu Legile federale „Cu privire la pensiile de muncă în Federația Rusă” (din 17 decembrie 2001 nr. 173-FZ) ) și Legea „Cu privire la asigurarea pensiilor de stat în Federația Rusă”.( din 15 decembrie 2001 nr. 166-FZ) (aprobat prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei și fond de pensie RF din 27 februarie 2002 Nr. 17/19pb; înregistrat la Ministerul Justiției al Rusiei la 31 mai 2002 (număr de înregistrare 3491); publicat în „Rossiyskaya Gazeta” din 05.06.2002).
Prezentarea documentației privind personalul în cursul activităților de supraveghere și control de către organele Inspectoratului Federal al Muncii, alte instituții federale și organismele publice supraveghere și control; organele de urmărire penală.
・Conform reglementărilor Codul Muncii RF, inspectoratul de stat de muncă este împuternicit să supravegheze și să controleze respectarea de către angajatori a legilor muncii. Inspectorii de muncă de stat au drepturi largi în exercitarea supravegherii și controlului, au dreptul de a vizita liber organizațiile de toate formele organizatorice și juridice și formele de proprietate, precum și angajatorii - indivizii, solicitarea angajatorilor si a reprezentantilor acestora documente, explicatii, informatii necesare indeplinirii functiilor de supraveghere si control.
· Legea federală a Federației Ruse din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”. In baza acestei legi se construieste toata munca serviciului de personal cu datele personale ale angajatilor. De exemplu, se decide întrebarea cum vor fi prelucrate și unde vor fi stocate informațiile primite de la angajat atunci când acesta intră la locul de muncă.
· Legea Federației Ruse din 29 iulie 2004 nr. 98-FZ „Cu privire la secretele comerciale”. Stabilește o listă de informații care pot constitui un secret comercial al organizației, o listă a angajaților care au acces la acestea, o procedură de familiarizare cu datele secrete și responsabilitatea pentru difuzarea informațiilor confidențiale.
· Legea Federației Ruse din 17 iulie 1999 nr. 181-FZ „Cu privire la fundamentele protecției muncii în Federația Rusă”. Prevederile acestui document vă permit să construiți în mod competent un sistem de protecție a muncii în organizație. În cazul în care se constată o încălcare a normelor de protecție și siguranță a muncii, inspectorul de muncă atrage răspunderea administrativă pe funcționarii vinovați.
· Legea Federației Ruse din 8 august 2001 nr. 134-FZ „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale antreprenorilor individuali în cursul controlului (supravegherii) de stat”. Legea oferă o idee despre drepturile și obligațiile angajatorului atunci când efectuează diverse inspecții în organizație. De exemplu, legea se referă la documentele pe care angajatorul are dreptul să le solicite inspectorului atunci când acesta se prezintă în organizație, dreptul unui reprezentant al companiei de a fi prezent personal la inspecție, modul în care organizația poate contesta rezultatele nesatisfăcătoare ale inspecția.
Unul dintre scopurile suportului documentar al managementului este evidența activităților organizației. Doar pentru a, ocazional, a argumenta o acțiune sau o decizie, a dovedi un eveniment din viața companiei și se efectuează lucrări de birou. Dar nu orice document poate deveni probă, ci doar unul dintre ele care are așa-zisa forță juridică. Care este forța juridică a unui document și cum se realizează, înțelegem articolul.
Forța juridică a documentului
Valabilitatea juridică a unui document: proprietatea unui document oficial de a provoca consecințe juridice. Această definiție dă
Cu alte cuvinte, un înscris semnificativ din punct de vedere juridic poate fi prezentat instanței ca probă, poate fi anexat la contract, prezentat la orice verificare. Acum să vedem cum să distingem documentele care au forță legală de cele care nu au.
Cerințe care dau efect juridic
Principalele detalii („prima ordin”) care dau forță juridică documentului sunt semnătura și.
Doar o persoană autorizată are dreptul să semneze orice document. Deci, de exemplu, CEO-ul poate semna orice document din firma sa. Directorul de Resurse Umane poate semna toate sau unele dintre documente personal, dar numai dacă are o împuternicire pentru a face acest lucru. Iar procura este eliberată și semnată de același director general. Șeful departamentului poate semna, de exemplu, instrucțiuni care se aplică numai departamentului său. Dar dreptul de a face acest lucru i-a fost acordat din nou de către prima persoană a companiei. Același lucru este valabil și pentru afirmații.
Pe un document poate fi emisă fie o semnătură, fie o ștampilă de aprobare.
Cerința „de ordinul doi”, de care poate depinde și forța juridică a documentului, este datele de înregistrare ale documentului ( , ). Aceasta include și forma documentului, care, deși nu este o recuzită, combină mai multe simultan. Totodată, vă rugăm să rețineți: fără semnătură/ștampilă de aprobare, documentul, deși înregistrat și tipărit pe un formular, nu va avea nicio forță juridică.
Forța juridică a unei copii a unui document
În sine, nu are forță juridică. Totul se schimbă dacă faci o marcă de certificare pe copie. Marca înseamnă că această copie anume este absolut echivalentă cu originalul și că există o anumită persoană care este responsabilă pentru aceasta - el semnează marca.
Forța juridică a documentului electronic
Fără ambiguitate și fără echivoc, un document electronic are forță juridică doar într-un singur caz: dacă este semnat printr-o semnătură calificată îmbunătățită a unui funcționar. Aceste semnături sunt înregistrate în autorități de certificare special autorizate.
La nivel de organizație este posibil, prin emiterea unei reglementări locale adecvate, să se stabilească că o acțiune efectuată dintr-un cont de angajat are forță legală. De exemplu, dacă un angajat acceptă o sarcină în EDMS, autentându-se anterior în sistem cu numele de utilizator și parola. Dar acest lucru este doar în interiorul companiei: în mediul extern este puțin probabil să se poată demonstra că această acțiune anume a fost efectuată de această persoană anume.
Concluzionăm că doar documentele originale pe hârtie și copiile lor certificate, precum și documentele electronice semnate cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită, au forță juridică.
În organizații, ca parte a procesului de producție, angajații conduc corespondență internă între ei. Ei scriu declarații, se informează reciproc cu notificări despre progresul muncii efectuate sau despre cum ar trebui făcută. Adesea, astfel de documente sunt de mare importanță și, prin urmare, trebuie să aibă forță juridică.
Pentru a conferi forță legală documentului, trebuie respectate următoarele reguli:
angajatorul, la realizarea unui document de corespondență internă, trebuie să respecte normele legislative în vigoare;
un salariat poate elibera un document numai în competența sa;
angajatorul este obligat să respecte regulile de pregătire și execuție a documentelor, precum și familiarizarea angajaților cu acestea (dacă este necesar).
Condiții care conferă documentului forță juridică
Componența obligatorie a detaliilor care dă forță juridică documentelor create:
1. Autorul documentului (numele organizației, instituției, întreprinderii, indicând apartenența departamentală sau forma juridică). O alternativă ar fi tipărirea documentului pe antet. Unele documente indică în plus și orașul în care a fost publicat acest document.
2. Titlul documentului (comandă, regulament etc.).
3. Data creării documentului, aprobării acestuia, intrării în vigoare.
4. Indexul (numărul) de înregistrare al acestui document în conformitate cu sistemul de înregistrare adoptat de societate.
6. Semnătura conducătorului organizației sau a unei persoane responsabile autorizate de acesta. Semnătura capului poate fi aplicată în mai multe forme, în special:
6.1. Semnătură directă (ca în comenzile în forme unificate - indicând poziția, decodificarea semnăturii și semnătura în sine).
6.2. O ștampilă directă de aprobare semnată de șeful (sau un oficial autorizat) al acestei organizații. Ştampila de aprobare este aplicată pe antetul de sus al documentului din partea dreaptă.
6.3. Ștampila indirectă de aprobare, mediată, de exemplu, prin aprobare prin ordin. O astfel de ștampilă este aplicată, de regulă, și pe titlul de sus al documentului din partea dreaptă (ca în formularul unificat T-3 - Staffing).
6.4. Sub forma unei rezoluții a managerului, de exemplu, pe declarația unui angajat. Rezoluția trebuie să cuprindă patru componente: destinatarul rezoluției, acțiunea sau instrucțiunea administrativă în sine, semnătura șefului și data emiterii rezoluției. Rezoluția se aplică, de regulă, manual în orice spațiu liber al documentului, dar de obicei în partea de sus.
7. Vize de aprobare pentru acele tipuri de documente care fără astfel de vize nu vor avea putere juridică deplină. De exemplu, vizele de aprobare cu organul sindical primar, ținând cont de opinia organului reprezentativ, acord cu un avocat, cu contabilul șef etc. Documentele care necesită aprobare sunt determinate de cerințele legislației în vigoare, formularele unificate și reglementările locale interne ale organizației în sine, în special, instrucțiunile pentru munca de birou sau regulamentele pentru departamente etc. (dacă există). Viza de aprobare poate fi sub următoarele forme:
7.1. O indicație a documentului care confirmă aprobarea (formular unificat T-7). Ștampila de aprobare se aplică, de regulă, în partea inferioară a desenului pe partea stângă.
7.2. Indicarea textului care confirmă acordul, poziția persoanei sau persoanelor cu care s-a încheiat acordul, semnătura/semnăturile, stenogramele acestora și datele acordului. Viza de aprobare se aplică, de regulă, în partea de jos a părții de formalizare a documentului sau în orice spațiu liber.
8. Vizele de familiarizare trebuie să fie sub toate ordinele de personal și alte documente, care în esență trebuie transmise unui anumit cerc de angajați. Această cerință include și data scrisă de mână a familiarizării de către angajați sub documentul semnat. Viza de familiarizare este aplicată în partea de jos a documentului în centru sau în partea stângă.
Formularele unificate elaborate de Comitetul de Stat de Statistică sunt construite ținând cont de acordarea de forță legală a documentelor și conțin toate detaliile specificate (deși există excepții, de exemplu, cardul personal al unui angajat - formularul unificat T-2 nu conține un număr de înregistrare , întrucât aceste documente nu sunt stocate cronologic, ci alfabetic).
Un exemplu de toate detaliile specificate pe un formular unificat este dat mai jos folosind formularul unificat T-6 ca exemplu - o comandă pentru vacanță.
Acordarea de forță juridică documentelor de corespondență internă
Corespondența internă în organizație rezolvă următoarele sarcini:
1. Exprimă și documentează în scris avizul, cererea, propunerea uneia dintre părți, a angajatorului sau a salariatului, sau are caracter de informare a celeilalte părți.
2. Este o verigă integrală în procedura de încetare a contractului de muncă, transfer de salariați, înregistrare a concediilor și alte proceduri de personal.
3. Servește drept dovezi documentare necesare atunci când se analizează un conflict de muncă.
Pentru ca corespondența internă să îndeplinească toate sarcinile de mai sus, trebuie îndeplinite următoarele condiții:
1. Documentul trebuie executat corect, cu toate detaliile necesare pentru acesta.
2. Documentul trebuie să aibă număr de înregistrare conform registrului de intrare și ieșire a documentației.
3. Acest document trebuie să primească un răspuns oficial de către partea care primește. De exemplu, sub forma unei rezoluții.
4. Documentul trebuie păstrat ținând cont de cerințele arhivistice stabilite.
Cel mai adesea, angajatul realizează corespondență internă cu ajutorul declarațiilor, oficialilor și notificărilor, iar angajatorul - sub formă de notificări. Documentele de corespondență internă se întocmesc nu numai dacă este necesar schimbul de mesaje oficiale între angajați, ci și între șefii de departamente și angajați, șefii unui departament și alții etc.
În prezent majoritatea această corespondență se realizează în în format electronic, prin mesagerie prin e-mail . Cu astfel de mesaje, este extrem de dificil să demonstrezi că acest document electronic a fost creat de acest angajat (chiar și atunci când setezi parole, va trebui să dovedești că nimeni, cu excepția acestui angajat anume, nu cunoștea parola pentru accesarea unui anumit e-mail). Așadar, în caz de conflict sau posibil conflict, se recomandă întocmirea documentelor pe suport de hârtie, atestând cu semnătura dumneavoastră, și înregistrarea printr-un funcționar în societatea responsabilă cu înregistrarea documentului.
Este posibil să se acorde forță legală unei astfel de corespondențe dacă angajatul imprimă mesajele electronice și le înregistrează oficialul. În plus, documentele interne ale companiei (reglementările locale interne) trebuie să stabilească tocmai o astfel de metodă de schimb de informații, precum și frecvența de verificare a mesajelor, ca mecanism de lucru pentru comunicare.
Considera principii generale dând forță juridică documentelor de corespondență internă – declarații și notificări. Aceste documente sunt adesea principalele dovezi în conflictele de muncă, așa că munca competentă cu ele este extrem de importantă pentru a proteja interesele angajatorului.
Caracteristici de înregistrare și de conferire a forței juridice declarațiilor
Este în interesul angajatorului ca declarațiile personale ale angajaților să fie completate manual. De obicei, organizațiile folosesc formulare șablon în care cel puțin semnătura angajatului și data la care a fost semnată cererea trebuie completate manual. Adesea, o astfel de executare a declarațiilor este interpretată într-un conflict judiciar ca un fapt de presiune asupra angajatului.
În principiu, aplicația poate fi creată și automat, dar, totuși, după aceea este tipărită și semnată de persoana care întocmește această cerere.
Este de dorit ca în cerere, ținând cont de procedura de mai sus pentru acordarea forței juridice documentelor, să fie incluse următoarele detalii:
1. Numele documentului este „Aplicație”.
2. Destinatar - căruia i se trimite cererea, indicând postul într-o anumită organizație, nume complet. oficial.
3. Compilator - de la care este trimis, cu indicarea funcției și a numelui complet. muncitor.
4. Textul enunțului.
5. Semnătura inițiatorului cererii.
6. Data cererii.
7. Semnături de aprobare (cel mai adesea cu șeful unității structurale - dacă este necesar). Această recuzită este opțională. Prin urmare, prezența sa este determinată de principiile lucrului cu astfel de documente într-o anumită organizație.
8. Număr de înregistrare a cererii. Numărul este atribuit documentului conform jurnalului de documentație primită (sau alt jurnal, în funcție de construcția sistemului de înregistrare într-o anumită organizație), indicând numărul, data acceptării documentului și semnătura persoanei responsabile. (de exemplu, secretară). Persoana responsabilă cu primirea acestor documente notează numărul.
9. Rezolvarea persoanei căreia i s-a adresat cererea sau care este autorizată să rezolve o anumită problemă. Rezoluția trebuie să conțină o semnătură olografă, data și o decizie administrativă cu privire la emiterea cererii, indicându-se funcționarul specific (numele său de familie sau pur și simplu departamentul) căruia i se trimite acest ordin și (dacă este necesar) data până la care ordinul. specificate în rezoluție trebuie îndeplinite.
10. După ce procedurile de personal sunt efectuate pe baza acestei cereri, se pot marca pe ea executarea ordinului șefului (vezi Exemplul 8). Ele sunt fixate, de regulă, în partea de jos a părții de design a documentului din stânga sau în orice spațiu liber.
11. Pot exista semne ale numărului cauzei la care este trimisă această cerere.
Iată un exemplu de aplicație cu toate detaliile necesare în ea.
Caracteristici de înregistrare și de conferire a forței legale notificărilor
Angajatorul scrie notificări pentru a informa angajatul despre ceva. De exemplu, pentru a-l avertiza cu privire la propunerea de reducere a personalului (Articolul 180 din Codul Muncii al Federației Ruse), despre viitorul concediu anual regulat, conform programului de vacanță al companiei (Articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse) , despre viitoarea modificare a condițiilor contractului de muncă (articolul 74 din Codul Muncii al Federației Ruse), despre această urgență contract de munca cu un angajat este redus (articolul 79 din Codul Muncii al Federației Ruse), etc.
Avizele de respectare a procedurii prevăzute de legislația muncii trebuie întocmite numai pe suport de hârtie, întrucât aceste documente vor constitui o confirmare a respectării procedurii stabilite, iar salariatul confirmă primirea acestui aviz, de regulă, pe documentul în sine.
Mai jos sunt extrase din Codul Muncii, care confirmă cerința unei forme scrise de notificare în unele cazuri de respectare a cerințelor legislației muncii.
Fragment de document
|
Codul Muncii al Federației Ruse Articolul 74 (...) Angajatorul este obligat să notifice salariatului modificările viitoare ale termenilor contractului de muncă determinate de părți, precum și motivele care au necesitat astfel de modificări. scris nu mai târziu de două luni, cu excepția cazului în care prezentul cod prevede altfel. Daca salariatul nu este de acord sa lucreze in noile conditii, angajatorul este obligat sa scris să-i ofere un alt loc de muncă la îndemâna angajatorului (atât un post vacant sau un loc de muncă corespunzător calificărilor salariatului, cât și un post vacant inferioară sau un loc de muncă prost remunerat), pe care salariatul îl poate îndeplini ținând cont de starea sa de sănătate. Articolul 79. Încetarea unui contract de muncă pe durată determinată Contractul de muncă pe durată determinată încetează la expirarea perioadei de valabilitate a acestuia. Salariatul trebuie să fie înștiințat în scris despre încetarea contractului de muncă din cauza expirării acestuia cu cel puțin trei zile calendaristice înainte de concediere, cu excepția cazurilor în care termenul contractului de muncă pe durată determinată încheiat pentru perioada de îndeplinire a atribuțiilor de serviciu de angajatul absent expiră. Articolul 123 Ordinea acordării concediilor plătite se stabilește anual în conformitate cu programul de concediu (...). Angajatul trebuie anuntat cu privire la ora inceperii concediului. sub vopsire cel târziu cu două săptămâni înainte de începerea sa. Articolul 180 (...) Angajații sunt atenționați personal de către angajator și sub vopsire cu cel puțin două luni înainte de încetare. |
Notificarea are toate aceleași detalii care ar trebui să fie pe orice document de personal.
Sistem de înregistrare a documentelor pentru corespondența internă
Angajatorului îi va fi mai ușor să se apere în cazul unui conflict de muncă (inclusiv judiciar) dacă organizația are un sistem de înregistrare a documentelor construit în mod competent. Sistemul de înregistrare în societate este necesar pentru:
înregistrarea disponibilității documentelor și urmărirea mișcării acestora;
darea efectului juridic documentelor companiei;
organizarea optimă a fluxului de documente interne la întreprindere;
protejarea intereselor angajatorului în caz de conflict judiciar. LA acest caz sistemul jurnal de înregistrare va confirma faptul creării documentului la o anumită dată.
Numărul de jurnale (cărți de contabilitate) care trebuie ținute direct depinde de caracteristicile activităților organizației. Pentru ca jurnalele (cărțile) contabile să îndeplinească nu numai funcția de înregistrare a documentelor, ci și să servească drept dovadă în cazul unui conflict că documentul a fost în realitate creat într-o anumită perioadă de timp și nu a putut fi introdus ulterior, se recomandă respectarea următoarelor reguli pentru înregistrarea acestor reviste.
Jurnalele trebuie:
au capac dur (pentru a respecta termenul de valabilitate);
au o legare cu lipici (pentru a dovedi imposibilitatea sau dificultatea de a scoate o coală sau de a adăuga o coală într-un jurnal existent);
au pagini numerotate de la început până la sfârșit;
fi cusut;
să fie certificată prin sigiliul persoanei juridice și semnătura conducătorului organizației (cu excepția primelor două cărți de contabilitate a carnetelor de muncă, care trebuie să fie certificate prin sigiliu sau sigiliu de ceară (clauza 41 din Decretul de Guvernul Federației Ruse din 16 aprilie 2003 Nr. 225 „Despre cărțile de muncă”).
Vedere interioară reviste în care este posibilă înregistrarea documentelor de corespondență internă este elaborată de organizațiile înseși, deoarece nu există forme unificate de reviste. Mai jos este un exemplu de forma lor.
Copii și duplicate
Adesea, documentele de corespondență internă sunt transferate funcționarilor sub formă de copii sau duplicate, în special dacă documentul original este trimis unui funcționar superior sau depus la dosarul cauzei, dar trebuie luate unele acțiuni suplimentare asupra documentului.
Copie Documentul poate fi fax sau gratuit. Copie prin fax reproduce integral conținutul documentului și tot semne externe- detaliile conținute în original (inclusiv semnătura și sigiliul) sau o parte a acestora, în special locația acestora. copie gratuită creat pe mașini de scris, conține toate detaliile documentului, dar nu își repetă neapărat forma.
Angajatul responsabil cu documentele certifică copiile. Certificarea copiilor se face prin aplicarea cuvântului „Adevărat” sau „Copia este corectă” și indicând semnătura, transcrierea acesteia și data persoanei responsabile. De regulă, nota de certificare este aplicată în partea de jos a părții oficiale a documentului în orice spațiu liber.
Dacă documentul este transmis altor organizații, pe copii ale documentelor (extrase din acestea) asigurați-vă că ștampilați .
Duplicat - un duplicat al unui document oficial care are puterea juridică a originalului.
* * *
Deci, documentele de corespondență internă nu pot fi subestimate - de multe ori din lor design corect iar prelucrarea depinde de recunoașterea legalității procedurii. Dar cu aceste documente angajatorii de cele mai multe ori nu știu cum să se descurce. Astfel de acte nu sunt înregistrate, nu sunt luate în considerare, nu sunt agreate, ceea ce afectează negativ nu doar forța juridică a documentului, ci și procedurile de management desfășurate în companie. De multe ori, din această cauză, angajatorul nu poate dovedi vinovăția unui anumit angajat și nu poate aplica metodele legale de aplicare a unei sancțiuni disciplinare sau de încetare a unui contract de muncă cu un angajat. Multe companii încep să construiască un sistem pentru a lucra cu documente deja pe greșelile lor, dar este mai bine să preveniți Consecințe negative decât să se ocupe de rezultatul lor.
1 Data scrisă de mână
2 Data personală
Sistemul GAS „Vybory” este un sistem destul de complex, iar pentru a-i asigura utilizarea eficientă, stabilitatea și fiabilitatea, au fost introduse o serie de formalități de natură organizatorică și tehnologică. Procesul electoral și procesul de desfășurare a referendumurilor se datorează utilizării multor documente pe suport hârtie și electronic. Asemenea documente trebuie să aibă aceeași forță juridică. În timp ce documentele pe hârtie sunt supuse cerințelor tradiționale, documentele electronice sunt supuse unor cerințe speciale. Nu întâmplător Legea „Cu privire la GAS „Vybory”” prevede condițiile de a da forță legală documentelor întocmite cu ajutorul GAS „Vybory”, întrucât rezultatele procesului electoral și procesul de desfășurare a referendumurilor au o importanță politică deosebită.
Enumerăm condițiile pentru asigurarea autenticității documentelor întocmite folosind GAS „Vybory”:
- 1. document pe hârtie, preparat folosind GAS „Vybory” în conformitate cu legile federale, dobândește forță juridică după ce a fost semnat de oficialii în cauză.
- 2. Un document electronic întocmit folosind GAS „Vybory” dobândește forță juridică după semnarea acestuia cu semnături electronice
- 3. Procesul-verbal, un tabel rezumativ al rezultatelor votului, alte documente rezumative întocmite în formă electronică folosind GAS „Vybory” dobândesc forță juridică în modul după verificarea obligatorie în modul prescris, folosind cheile publice ale semnăturilor electronice, a autenticității tuturor documentelor electronice sursă, pe baza căruia se întocmește un document electronic consolidat.
- 4. În procesul de intrare în sistemul GAS „Vybory”. date se formează un document electronic, care se semnează cu semnături electronice oficiali relevanti.
- 5. Conformitate date document electronic date document pe hârtie confirmat de imprimarea computerului, care se semnează de către oficialii relevanți și se anexează la documentația de raportare. Faptul de introducere a datelor în GAS „Vybory” și formarea unui document electronic semnat cu semnături electronice sunt înregistrate într-un jurnal special.
- 6. Transferul documentelor electronice către o comisie electorală superioară, o comisie de referendum care utilizează GAS „Vybory” se realizează exclusiv după verificarea validității și autenticității semnăturilor electronice, aplicat pe fiecare document transmis, folosind cheile publice ale semnăturilor electronice.
- 7. Rezultatele testelor sunt confirmate printr-o imprimare computerizată a protocolului de verificare. Acest tipărit este semnat de oficiali în modul prescris și este atașat la documentația de raportare. Faptul de a transfera date către o comisie electorală superioară, comisie de referendum se consemnează într-un jurnal special al comisiei electorale inferioare, comisie de referendum.
- 8. Autenticitatea semnăturilor electronice aplicate pe fiecare document electronic primit de o comisie electorală superioară, o comisie de referendum de la o comisie electorală inferioară, o comisie de referendum, verificate folosind chei de semnătură electronică. Se confirmă faptul de a verifica fiabilitatea documentelor electronice primite imprimarea computerizată a protocolului de verificare. Acest tipărit este semnat de oficialii relevanți în modul prescris și este atașat la documentația de raportare. Faptul unei astfel de verificări este înregistrat și într-un jurnal special.
Discrepanțele dintre rezultatele alegerilor preliminare și cele finale pot fi calculate în miimi de procent și se explică nu prin unele neajunsuri ale metodelor electronice sau „de hârtie”, ci prin întârzierea transmiterii datelor din unele puncte deosebit de îndepărtate ale țării. . Aceste discrepanțe nu afectează rezultatul real al alegerilor.
La desfășurarea alegerilor și referendumurilor, ca echipament periferic final al sistemului în secțiile de votare, pot fi utilizate complexe de procesare a buletinelor de vot integrate în rețeaua SFS Vybory. Acestea au fost deja folosite experimental în alegerile din mai multe regiuni ale țării. În cadrul acestor evenimente au fost testate diverse soluții inginerie și tehnice pentru problema numărării automate a voturilor și transmiterii informațiilor și fac posibilă, de asemenea, însumarea automată a rezultatelor. tipuri variate votând în doar 20-25 de minute după încheierea votării.
Alături de economisirea de timp, sistemul permite verificarea autenticității buletinelor de vot concomitent cu votul, garantând din punct de vedere tehnic protecția rezultatelor votării împotriva falsificării și oferind o demonstrație vizuală a procesului electoral în toate regiunile țării în dinamică în timp real. În ziua alegerilor, rezultatele votului intermediar conform programului sunt primite de CEC al Rusiei sub formă de informații statistice, schematice, textuale, audio și vizuale și, după procesare, sunt transferate prompt către mass-media.
Detalii despre documentele care oferă forță juridică (GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente”)
În diverse organizații, în timpul dezvoltării unui proiect sau în timpul procesului de producție, angajații corespund între ei. Foarte des, corespondența de producție conține informații destul de importante, deoarece angajații din ea descriu cantitatea și calitatea muncii efectuate sau scriu cum ar trebui făcută. Prin urmare, o astfel de corespondență trebuie să fie obligatorie din punct de vedere juridic.
Acesta este un proces destul de minuțios, deoarece acordarea forței legale a documentelor necesită respectarea anumitor reguli. Cea mai importantă regulă este respectarea legislației în vigoare de către angajator. Apropo, el este cel care ar trebui să creeze corespondență internă. De asemenea, angajatorul trebuie să cunoască și, bineînțeles, să respecte regulile de prelucrare a documentelor necesare pentru crearea corespondenței interne. De asemenea, este responsabilitatea angajatorului să familiarizeze angajații cu toate documentele de corespondență. Unele reguli pentru scrierea corespondenței se aplică angajaților companiei. De exemplu, un angajat nu poate emite un document care nu este de competența sa.
Pentru ca corespondența să devină valabilă din punct de vedere juridic, trebuie colectat un anumit set de detalii:
1. Trebuie indicat autorul documentelor. De exemplu, numele organizației în care are loc corespondența internă, respectiv, ar trebui să indice apartenența departamentală sau poate indica o anumită formă organizatorică și juridică. Pentru a evita probleme inutile, se recomandă să tipăriți documentul cu antet. Unele documente de corespondență internă necesită orașul în care a fost scris documentul.
2. Documentul trebuie sa contina numele, comanda etc.
3. În corpul documentului sunt indicate mai multe date: data la care a fost creat documentul, data aprobării acestuia și data intrării în vigoare.
4. document legal trebuie să aibă un număr de înregistrare. Acesta trebuie să respecte sistemul de înregistrare a companiei.
5. Textul documentului ar trebui să dezvăluie cu exactitate esența titlului său. Este unul dintre factorii determinanți în crearea unui document juridic.
6. Documentul trebuie confirmat prin semnătura conducătorului societății sau a persoanei responsabile cu realizarea acestui document. Semnătura poate fi pusă în diferite moduri. De exemplu, o semnătură directă. Cel mai des este folosit la semnarea diferitelor comenzi; este indicată suplimentar poziția și decodificarea persoanei care semnează documentul. De asemenea, semnătura poate fi pusă sub forma unei ștampile de aprobare. Gâtul în sine este plasat în partea dreaptă sus a documentului. Gâtul indirect este o altă formă de semnare. Un astfel de gât este de obicei plasat după aprobare, printr-o anumită ordine. Declarația salariatului poate fi semnată de șef sub forma unei rezoluții a șefului. O astfel de rezoluție constă din patru părți: 1) destinatarul acestei rezoluții; 2) Descrierea ordinului sau a decretului; 3) semnătura capului; 4) data de încheiere a rezoluției. Rezoluția poate fi plasată atât în colțul din dreapta sus al documentului, cât și în orice parte a acestuia cu majuscule.
7. Există documente care nu pot deveni valabile legal fără vize de aprobare. Vizele sunt una dintre cele mai dificile cerințe, adică nu sunt ușor de întocmit. Printre vize se pot număra: 1) viza de coordonare a diverselor neînțelegeri cu organul sindical; 2) La întocmirea mai multor documente se ține cont de opinia organului reprezentativ. 3) Toate documentele întocmite se coordonează în primul rând cu avocatul întreprinderii și contabilul-șef. Documentele care necesită coordonarea diferitelor persoane sunt determinate de normele legislației în vigoare și de diverse norme adoptate de întreprinderea însăși (dacă există). Standardele întreprinderii sunt diverse instructiuni sau posturi în raport cu departamentele organizaţiei. O viză de aprobare documentară poate fi întocmită în tipuri variate. Poate exista un link către un document care confirmă acordul dintre părți. În acest caz, bara de aprobare în sine este de obicei situată în colțul din stânga jos. Poate exista și o formulare sau un link către acesta, care dovedește acordul (trebuie indicate pozițiile persoanelor care au ajuns la acord, precum și semnăturile și stenogramele acestora). La final, trebuie indicată data aprobării. O astfel de viză poate fi localizată în orice spațiu liber al documentului.
8. O astfel de cerință precum viza de familiarizare trebuie să includă toate ordinele de personal și alte documente necesare. Aceștia ar trebui să fie familiarizați cu toți angajații care participă într-un fel sau altul la corespondența de producție. Data de cunoaștere a angajaților cu recuzita ar trebui să fie specificată. Viza în sine trebuie să fie aplicată în partea de jos, partea de încheiere sau în mijloc, în stânga documentului. Pentru aceasta, Comitetul de Stat de Statistică a elaborat formulare speciale. Cu ajutorul acestor formulare, documentul capătă forță juridică dacă conține toate detaliile necesare. Acest lucru facilitează munca avocaților care lucrează la document și face documentul mai ușor de înțeles pentru un angajat care este departe de afaceri juridice.
Pentru a da forță juridică documentelor de corespondență internă, ar trebui să se țină cont de sarcinile pe care corespondența în sine le rezolvă.
1. Informează părțile despre munca depusă, fixează propunerile și dorințele uneia dintre părțile care lucrează la proiect privind calitatea și rapiditatea lucrărilor.
2. Este una dintre cele mai importante verigi în procesul de concediere sau concediu, transfer al unui lucrător la alt loc de muncă.
3. În cazul unui conflict de muncă, corespondența industrială poate deveni documentul care va ajuta la soluționarea acestui conflict.
Pentru ca corespondența internă să îndeplinească toate sarcinile enumerate mai sus, trebuie să urmați următoarele reguli:
1. Documentul trebuie executat corect cu prezenta tuturor detaliilor necesare corespondenței.
2. Destinatarul acestui document trebuie să fie de acord cu executarea acestuia. De obicei, consimțământul poate fi confirmat oficial sub forma unei rezoluții.
3. Documentului trebuie să i se aloce un număr de înregistrare, care trebuie să fie într-un jurnal special pentru urmărirea documentelor de intrare și de ieșire.
4. Pe perioada executării documentului, acesta trebuie păstrat într-un loc sigur (de exemplu, într-un seif al companiei).
Practic, corespondența internă a angajatului conține diverse declarații, memorii, iar corespondența internă a angajatorului cu subordonatul conține diverse notificări despre muncă și nu numai. Documentele de corespondență de producție sunt formalizate legal dacă există corespondență între angajați, un angajat și un supervizor, precum și între șefii diferitelor departamente de producție. De regulă, angajații fac schimb de mesaje oficiale cel mai des.
În prezent, tehnologia a mers mult înainte, iar dacă în urmă cu 15 ani au făcut schimb de mesaje scrise pe hârtie, acum o fac prin e-mail. Această metodă vă permite să livrați instantaneu un mesaj unui angajat aflat departe de dvs., dar are și dezavantajele sale. Este greu de demonstrat că acest angajat a scris acest mesaj și nimeni altcineva. Chiar dacă este introdus un sistem de parole, este dificil să se determine cu exactitate că nimeni, cu excepția angajatului însuși, nu cunoaște această parolă. Prin urmare, dacă presupuneți că un conflict poate apărea sau a apărut deja într-o întreprindere, scrieți un document pe hârtie și certificați cu semnătura dvs., acesta va fi mult mai de încredere. De asemenea, nu ar strica să vă înregistrați documentul printr-o persoană care înregistrează toate documentele companiei.
Daca tot folosesti e-mailul, angajatul care a primit mesajul tau trebuie sa printe acest document si sa-l inregistreze. De asemenea, este necesar să se dezvolte în companie o metodă specială pentru verificarea regulată a e-mailului. În acest caz, corespondența va include două avantaje principale: trimiterea și primirea rapidă a mesajelor, precum și fiabilitatea ridicată în cazul unui conflict. Acest lucru va funcționa numai pentru tine.
Declarațiile și avizele sunt cele mai semnificative documente pentru protejarea drepturilor angajatorului în soluționarea diferitelor conflicte. Prin urmare, vom analiza modalități de a le conferi forță legală. Regulile de proiectare sunt foarte importante în acest proces.
De obicei, în diverse organizații, la angajare, se folosesc formulare speciale pe care angajatul trebuie să le completeze manual. După completarea colțului din dreapta jos, angajatul pune numărul cererii și semnătura. Aplicația poate fi tipărită și pe computer, persoana angajată trebuie doar să semneze această cerere și să se apuce de treabă. În principiu, o astfel de înregistrare este destul de legală, dar unele instanțe o percep ca o presiune asupra angajatului. Prin urmare, este mai bine să scrieți o declarație de mână, acest lucru vă va permite să evitați unele probleme în cazul unui conflict. Este de dorit ca detaliile necesare să fie prezente în timpul executării documentelor, în caz contrar documentul nu va intra în vigoare legală.
1. Mai întâi trebuie să specificați ce tip de documente aparține acest document. În acest caz, titlul documentului trebuie scris „Declarație”.
3. Apoi se scrie compilatorul aplicației. La fel ca și la destinatar, scrieți numele și funcția dvs. completă.
4. După ce ați descris destinatarul și inițiatorul, scrieți corpul cererii în sine (text).
5. La finalul redactării textului, compilatorul își pune semnătura și data redactării cererii.
6. De obicei, dupa semnatura compilatorului se pune semnatura acordului, adica managerul care te angajeaza semneaza documentul. Acest lucru este opțional și totul depinde de atitudinea întreprinderii față de această problemă. Prin urmare, nu vă fie teamă că nu ați fost angajat atunci când nu există semnătura șefului.
7. În continuare, după soluționarea tuturor problemelor, cererea este înregistrată în registrul de înregistrare a documentației primite de către o persoană împuternicită care consemnează numărul de înregistrare al documentului, data acceptării acestuia și semnătura acestuia. Aceasta este o procedură obligatorie, deoarece fără ea documentul nu poate intra în vigoare. Persoana autorizată a organizației este cel mai adesea secretar personal angajator.
8. Este necesar să se întocmească o rezoluție a persoanei căreia i se adresează cererea și care poate rezolva această problemă. Rezoluția trebuie să constea într-o semnătură, data întocmirii acesteia și o decizie cu privire la cerere, cu indicarea tuturor datelor despre persoana căreia o privește.
9. După ce cererea este completată, șeful întreprinderii își pune note despre implementarea acesteia. Sunt plasate în orice spațiu liber al literei. De asemenea, capul poate pune semnele cazului în care se află cererea dumneavoastră.
Notificările sunt, de asemenea, parte integrantă a documentelor necesare funcționării normale a întreprinderii. Angajatorul, printr-o notificare, informează angajatul despre schimbările viitoare. Aceasta poate fi o reducere de personal, o altă vacanță, viitoare modificări ale contractului de muncă etc.
Avizele legale trebuie scrise pe hârtie, conform prevederilor legislației muncii. Salariatul, la primirea notificării, semnează pe documentul propriu-zis. Exact așa ar trebui să fie procedura de muncă a fiecărei întreprinderi, când niciuna dintre instanțe nu poate găsi vina în documente.
Pentru o mai mare certitudine, vă voi oferi câteva extrase din Codul Muncii, care confirmă existența doar a unei forme scrise de sesizare. Articolul 74 presupune modificarea condițiilor de muncă de către angajator. Totodată, salariatul are dreptul deplin de a refuza munca sau de a oferi angajatorului noi condiții de muncă. Daca salariatul refuza sa munceasca, angajatorul trebuie sa ii ofere noi conditii de munca. Angajatorul este, de asemenea, obligat să furnizeze salariatului o scrisoare de notificare prealabilă înainte de schimbarea condițiilor de muncă.
Articolul 79 Acest articol se referă la încetarea contractului de muncă. Un contract de muncă pe durată determinată încetează dacă termenul acestui contract a expirat. În acest caz, angajatul trebuie să primească un preaviz de trei zile de concediere din cauza încheierii perioadei de lucru planificate. Angajatorul are dreptul de a prelungi perioada de muncă a acestui salariat numai în cazurile în care salariatul nu se opune continuării cooperării cu angajatorul.
Articolul 123 vorbește despre primirea concediului de odihnă anual. Salariatul are dreptul de a beneficia de concediu anual la întreprindere. În acest caz, angajatorul trebuie să anunțe angajatul despre începerea concediului de odihnă cu două săptămâni înainte de începerea acesteia. Angajatului i se dă o scrisoare cu notificare împotriva primirii. începutul și sfârșitul vacanței depind de programul anual de vacanță. Salariatul are dreptul de a refuza concediul sau de a-l amâna la orice oră disponibilă companiei. În cazul în care un angajat refuză concediul anual, i se adaugă numărul de zile de la acest concediu la următorul.
Articolul 180 descrie compensația acordată de o organizație care angajează un lucrător pentru un loc de muncă permanent în cazul unei reduceri puternice de personal sau în cazul falimentului societății sau în alte circumstanțe neașteptate. În caz de concediere, salariatul trebuie să fie înștiințat de concediere cu două luni înainte. Această perioadă este acordată pentru ca salariatul să-și găsească un loc de muncă în specialitatea sa. În toate aceste cazuri, angajatorul va trebui să confirme faptul de a sesiza angajatul pentru o anumită perioadă de timp, care îndeplinește cerințele legislației muncii. Prin urmare, astfel de notificări sunt transmise angajatului sub o semnătură personală. Iar cel mai important lucru la livrarea unei notificări nu este atât semnarea de către angajat, cât indicarea datei de primire a unei astfel de notificări. Anunțul trebuie să aibă detalii similare cu cele care ar trebui să fie în orice document de personal. În continuare, vom lua în considerare sistemul de înregistrare a documentelor care se referă la corespondența internă. Sistemul de înregistrare a documentelor permite angajatorului să se apere cu succes în cazul unor probleme de producție. Cu cât sistemul de înregistrare este mai bun și mai simplu, cu atât va fi mai ușor pentru angajator să își apere drepturile. În astfel de cazuri, este mai bine să jucați din nou în siguranță. În mod obișnuit, în următoarele cazuri se utilizează un sistem de evidență a documentelor.
Anunțul trebuie să aibă detalii similare cu cele care ar trebui să fie în orice document de personal. În continuare, vom lua în considerare sistemul de înregistrare a documentelor care se referă la corespondența internă.
Sistemul de înregistrare a documentelor permite angajatorului să se apere cu succes în cazul unor probleme de producție. Cu cât sistemul de înregistrare este mai bun și mai simplu, cu atât va fi mai ușor pentru angajator să își apere drepturile. În astfel de cazuri, este mai bine să jucați din nou în siguranță.
De obicei, un sistem de evidență a documentelor este utilizat în următoarele cazuri:
1. Verificarea disponibilității documentelor și controlul mișcării acestora.
2. Cu ajutorul sistemului de înregistrare, întreprinderea are capacitatea de a da forță juridică oricărui document înregistrat.
3. Înregistrarea vă permite să atingeți viteza optimă a fluxului de lucru.
4. În cazul oricărui conflict de producție, sistemul de înregistrare a jurnalului va confirma crearea documentului la data cerută.
Numărul de jurnale ale sistemului de înregistrare care îndeplinesc funcția de înregistrare a documentelor depinde de direcția activității întreprinderii. Pentru ca jurnalele de înregistrare să poată confirma data creării documentului, adică jurnalul să dovedească că documentul nu a putut fi introdus ulterior în înregistrare, trebuie respectate unele reguli.
1. Revista trebuie să aibă o copertă solidă, astfel încât orice incident să nu poată deteriora informațiile valoroase.
2. Pentru a dovedi că o coală nu a putut fi scoasă din magazin sau nu a putut fi introdusă una suplimentară, trebuie pornită o revistă cu capac adeziv. De asemenea, nu ar strica securitate suplimentară numerotati paginile.
3. Când creați un jurnal, trebuie să creați o înregistrare de atestare. Această înregistrare include: denumirea revistei și scopul acesteia, numărul de pagini (trebuie scris mai întâi cu cifre și apoi cu majuscule), data înregistrării și semnătura șefului întreprinderii. Nota de certificare este lipită pe spatele cărții de înregistrare, precum și pe coperta anterioară.
4. Jurnalul trebuie ștampilat de avocatul firmei și semnat de șeful.
Vizualizarea internă a revistei este dezvoltată de companie, deoarece nu există temeiuri legale pentru a atribui revistelor formulare speciale pentru corespondența internă.
Când, conform materialelor cazului, este necesară rezolvarea oricăror probleme, necesare producției, angajații primesc o copie a documentului. Acest lucru se face pentru a proteja documentul de daune accidentale sau speciale. Documentul original este de obicei dat numai șefilor de departament și chiar și atunci nu întotdeauna. De obicei, originalul se află într-un seif din biroul directorului.
Copiile documentului sunt împărțite în două tipuri: facsimil și gratuite. O copie fax repetă complet documentul, conține toate detaliile, caracteristicile locației detaliilor în document. O copie gratuită este creată folosind mașinile de scris sau computerele companiei. Nu reprezintă documentul atât de exact, dar transmite pe deplin esența informațiilor conținute în document. De obicei, o copie gratuită diferă de original prin faptul că nu își repetă forma.
Un angajat care ia o copie a unui document în orice scop o certifică. În același timp, el este responsabil pentru siguranța documentului. Pentru a fi sigur că copia reflectă pe deplin informațiile originalului, persoana care o preia îl studiază cu atenție, pune cuvântul corect și semnează copia pentru semnul de primire. De obicei, o copie este semnată într-un colț liber unde nu există intrări. Dacă documentul este furnizat altor organizații, copiile acestuia sunt ștampilate de organizația către care este transferat. Există, de asemenea, un astfel de tip de copie ca duplicat. Se deosebește de o copie normală, cele care au aceleași proprietăți legale ca și originalul. Un duplicat este foarte util atunci când depuneți cererea în instanță, deoarece atunci când este transferat, originalul se află pe biroul dvs. și nu vă faceți griji pentru siguranța lui. Rețineți că instanțele tind să piardă documente din când în când, așa că cel mai bine este să nu riscați, mai ales dacă documentele sunt importante.
