Tekstidokumendid on õigusliku jõu loomise viisid. Tingimused "valimiste" gaasi abil koostatud dokumentidele juriidilise jõu andmiseks. Registreerimise omadused ja teadetele juriidilise jõu andmine
üks?. Mõiste "dokumendi õiguslik jõud", selle konsolideerimine riigistandardisse.
GOST 51141-98 “Kontoritöö ja arhiveerimine. Tingimused ja määratlused". Dokumendi juriidiline jõud on ametliku dokumendi omand, mis antakse talle edasi kehtivate õigusaktidega, selle väljastanud asutuse pädevuse ja registreerimiskorraga.
2?. Teave dokumendi vormi kohta. Dokumendi sisu, siduvus. Dokumentide tõendi koosseis: kinnitus, allkiri, pitser.
Et dokument kehtiks, peab see olema:
Õigesti raamitud;
Mitte minna vastuollu kehtivate õigusaktide sisuga;
olema avaldatud selleks õigustatud organisatsiooni poolt.
Vajalike andmete puudumine või nende ebaõige täitmine võib viia selleni, et dokumendil ei ole juriidilist jõudu (näiteks puudub allkiri või kuupäev). Kui see ei sisalda teksti pealkirja ega märkust kunstniku kohta, põhjustab see vaid teatud raskusi dokumendiga töötamisel, kuid ei mõjuta selle õiguslikku tähendust.
Dokumendi juriidilise jõu tagab igale dokumendiliigile kehtestatud detailide kogum - ametliku dokumendi vormistamise kohustuslikud elemendid. Peamine dokument, mis määrab detailide koostise ja nende täitmise nõuded, on GOST R 6.30-2003 "Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded paberimajandusele". Kohustuslikud rekvisiidid, mis tagavad dokumentide õigusjõu, on:
Organisatsiooni nimi (ametnik) - dokumendi autor;
Dokumendiliigi nimi;
Dokumendi kuupäev;
Registreerimisnumber;
Dokumendi kinnitamise tempel;
Allkiri;
Mõne allika järgi ka: kinnitusviisa, märge koopia sertifikaadil, viiteandmed organisatsiooni kohta.
Allkiri on mis tahes dokumendi kohustuslik rekvisiit; ametnik, allkirjastades dokumendi, võtab vastutuse dokumendi ehtsuse ja kõigi eest võimalikud tagajärjed dokumendi täitmine.
Dokumendi kuupäev- dokumendi üks olulisemaid detaile. Kuupäeva puudumine dokumendil muudab selle kehtetuks.
Tihend- juriidiliselt oluline rekvisiit, mida kasutatakse ametniku allkirja kinnitamiseks kõige olulisematel (või rahalistel) dokumentidel.
Heakskiidu tempel- mõned dokumendid omandavad juriidilise jõu alles hetkest, kui juht või kõrgem asutus need kinnitab.
Registreerimisnumber on dokumendi autentsuse lisatagatis. See näitab, et dokument on läbinud kõik töötlemisetapid, on registreeritud ja seega on see ettevõtte ametlik dokument.
Personalidokumentide haldamise õiguslik ja reguleeriv raamistik
Personalidokumentide haldamise seadusandliku ja reguleeriva raamistiku struktuur:
1. Seadused Venemaa Föderatsioon.
2. Vene Föderatsiooni presidendi dekreedid, Vene Föderatsiooni valitsuse resolutsioonid; Organisatsioonide, kohalike täitevasutuste metoodilised dokumendid personalidokumentide haldamise kohta.
3. Vene Föderatsiooni riigistandardi, ministeeriumide, osakondade, föderaalsete täitevvõimude normatiivaktid.
Töö- ja pensioniseadusandlus personaliga töötamise dokumenteerimise kohustuse kohta.
· Vene Föderatsiooni töökoodeks. See on põhiseadus, mis peaks iga organisatsiooni personalispetsialisti tööd juhtima. Tööseadustiku normid reguleerivad töötajate töölevõtmise ja vallandamise korda, nende töö- ja puhkeaja korraldust, töötasu maksmise tingimusi ning töötajatele erinevate soodustuste ja hüvitiste andmist.
· Juhtide, spetsialistide ja teiste töötajate ametikohtade kvalifikatsioonikataloog (Kinnitatud Venemaa Tööministeeriumi 21. augusti 1998. a määrusega nr 37 (muudetud 20. aprillil 2001): üks ametlikud kohustused personaliosakonna juhataja tagab pensionikindlustuse dokumentide koostamise, samuti nende esitamise sotsiaalkindlustusametile. Pensioni taotlemise, pensioni määramise ja pensioni suuruse ümberarvutamise, ühelt pensionilt teisele ülemineku reeglid vastavalt föderaalseadustele "Tööpensionide kohta Vene Föderatsioonis" (17. detsember 2001 nr 173-FZ ) ja seadus "Riikliku pensioni tagamise kohta Vene Föderatsioonis" "( 15. detsember 2001 nr 166-FZ) (kinnitatud Venemaa Tööministeeriumi määrusega ja pensionifond RF 27. veebruaril 2002 nr 17/19pb; registreeritud Venemaa Justiitsministeeriumis 31. mail 2002 (registrinumber 3491); avaldatud "Rossiyskaya Gazetas" 05.06.2002).
Personalidokumentide esitamine järelevalve- ja kontrollitegevuse käigus föderaalse tööinspektsiooni organite, teiste föderaalsete ja riigiasutused järelevalve ja kontroll; prokuratuurid.
・Vastavalt eeskirjadele Töökoodeks RF, on riiklikul tööinspektsioonil volitused teostada järelevalvet ja kontrolli, kuidas tööandjad järgivad tööseadusi. Riigi tööinspektoritel on laialdased õigused järelevalve ja kontrolli teostamisel, neil on õigus vabalt külastada igasuguse organisatsioonilise ja juriidilise vormi ja omandivormiga organisatsioone, samuti tööandjaid. üksikisikud, nõuda tööandjatelt ja nende esindajatelt järelevalve- ja kontrollifunktsioonide täitmiseks vajalikke dokumente, selgitusi, teavet.
· Vene Föderatsiooni föderaalseadus 27. juulist 2006 nr 149-FZ "Info, infotehnoloogia ja teabekaitse kohta". Sellest seadusest lähtuvalt on üles ehitatud kogu personaliteenistuse töö töötajate isikuandmetega. Näiteks on otsustamisel küsimus, kuidas töödeldakse ja kuhu talletatakse töötajalt tööleasumisel saadud infot.
· Vene Föderatsiooni seadus 29. juulist 2004 nr 98-FZ "Ärisaladuste kohta". See kehtestab teabe loetelu, mis võib moodustada organisatsiooni ärisaladuse, sellele juurdepääsu omavate töötajate nimekirja, salajaste andmetega tutvumise korra ja vastutuse konfidentsiaalse teabe levitamise eest.
· Vene Föderatsiooni 17. juuli 1999. aasta seadus nr 181-FZ "Vene Föderatsiooni töökaitse aluste kohta". Selle dokumendi sätted võimaldavad teil pädevalt üles ehitada organisatsioonis töökaitsesüsteemi. Töökaitse- ja tööohutuse reeglite rikkumise ilmnemisel võtab tööinspektor süüdiolevad ametnikud haldusvastutusele.
· Vene Föderatsiooni 8. augusti 2001. aasta seadus nr 134-FZ "Juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate õiguste kaitse kohta riikliku kontrolli (järelevalve) käigus". Seadus annab aimu tööandja õigustest ja kohustustest erinevate kontrollide läbiviimisel organisatsioonis. Näiteks viidatakse seaduses dokumentidele, mida tööandjal on õigus nõuda inspektorilt, kui ta organisatsiooni ilmub, ettevõtte esindaja õigust viibida isiklikult kontrollimise juures, kuidas organisatsioon saab vaidlustada kontrolli mitterahuldavaid tulemusi. ülevaatus.
Juhtkonna dokumentaalse toetamise üks eesmärke on organisatsiooni tegevuse tõendamine. Ainult selleks, et aeg-ajalt mõnda tegevust või otsust argumenteerida, mõnda sündmust ettevõtte elus tõestada, tehakse kontoritööd. Kuid mitte iga dokument ei saa saada tõendiks, vaid ainult üks neist, millel on nn seaduslik jõud. Mis on dokumendi õiguslik jõud ja kuidas seda saavutada, mõistame artiklit.
Dokumendi õiguslik jõud
Dokumendi õiguslik kehtivus: ametliku dokumendi omadus põhjustada õiguslikke tagajärgi. See määratlus annab
Teisisõnu, juriidiliselt olulise dokumendi saab esitada kohtule tõendina, lisada lepingule, esitada igal kontrollimisel. Nüüd vaatame, kuidas eristada dokumente, millel on juriidiline jõud, nendest, millel pole juriidilist jõudu.
Rekvisiidid, mis annavad õigusliku jõu
Peamised andmed ("esimene järjekord"), mis annavad dokumendile juriidilise jõu, on allkiri ja.
Ainult volitatud isikul on õigus alla kirjutada mis tahes dokumendile. Nii võib näiteks tegevjuht oma ettevõttes allkirjastada mis tahes dokumendi. Personalidirektor võib allkirjastada kõik või mõned dokumendid personal, kuid ainult siis, kui tal on selleks volikiri. Ja volikirja annab välja ja sellele kirjutab alla sama peadirektor. Osakonnajuhataja saab alla kirjutada näiteks juhenditele, mis kehtivad ainult tema osakonna kohta. Aga õiguse selleks andis talle jälle firma esimene inimene. Sama kehtib väidete kohta.
Ühele dokumendile saab anda kas allkirja või kinnitustempli.
“Teise järjekorra” rekvisiit, millest võib sõltuda ka dokumendi juriidiline jõud, on dokumendi registreerimisandmed ( , ). See hõlmab ka dokumendi vormi, mis, kuigi see ei ole rekvisiit, ühendab mitut korraga. Samal ajal pange tähele: ilma allkirja / kinnitustemplita ei ole dokumendil, kuigi see on registreeritud ja vormile trükitud, juriidilist jõudu.
Dokumendi koopia õiguslik jõud
Iseenesest ei ole sellel juriidilist jõudu. Kõik muutub, kui teete koopiale sertifitseerimismärgi. Märk tähendab, et see konkreetne koopia on absoluutselt samaväärne originaaliga ja selle eest vastutab konkreetne isik - tema allkirjastab märgi.
Elektroonilise dokumendi õiguslik jõud
Üheselt ja ühemõtteliselt on elektroonilisel dokumendil õigusjõud ainult ühel juhul: kui see on allkirjastatud ametniku täiustatud kvalifitseeritud allkirjaga. Need allkirjad on registreeritud spetsiaalselt volitatud sertifitseerimisasutustes.
Organisatsiooni tasandil on võimalik vastava kohaliku määrusega kindlaks teha, et töötaja kontolt tehtud toimingul on juriidiline jõud. Näiteks kui töötaja võtab EDMS-is ülesande vastu, olles eelnevalt oma kasutajanime ja parooliga süsteemi sisse loginud. Kuid see on ainult ettevõtte sees: väliskeskkonnas on ebatõenäoline, et on võimalik tõestada, et selle konkreetse toimingu tegi see konkreetne inimene.
Järeldame, et juriidilist jõudu omavad ainult paberkandjal originaaldokumendid ja nende tõestatud koopiad, samuti täiustatud kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektroonilised dokumendid.
Organisatsioonides peavad töötajad tootmisprotsessi osana omavahel sisemist kirjavahetust. Nad kirjutavad avaldusi, teavitavad üksteist teadetega tehtud töö edenemisest või sellest, kuidas seda teha tuleks. Sageli on sellised dokumendid suure tähtsusega ja seetõttu peavad neil olema juriidiline jõud.
Dokumendile juriidilise jõu andmiseks tuleb järgida järgmisi reegleid:
tööandja peab ettevõttesisese kirjavahetuse dokumendi koostamisel järgima kehtivaid õigusnorme;
töötaja saab dokumendi väljastada ainult oma pädevuse piires;
tööandja on kohustatud järgima dokumentide koostamise ja vormistamise, samuti töötajate sellega (vajadusel) tutvustamise eeskirju.
Rekvisiidid, mis annavad dokumendile juriidilise jõu
Detailide kohustuslik koosseis, mis annab loodud dokumentidele juriidilise jõu:
1. Dokumendi autor (organisatsiooni, asutuse, ettevõtte nimi, mis näitab osakondlikku kuuluvust või juriidilist vormi). Teine võimalus on printida dokument kirjaplangile. Mõned dokumendid näitavad lisaks linna, kus see dokument avaldati.
2. Dokumendi nimetus (korraldus, määrus vms).
3. Dokumendi loomise, kinnitamise, jõustumise kuupäev.
4. Käesoleva dokumendi registreerimisindeks (number) vastavalt ettevõtte poolt vastu võetud registreerimissüsteemile.
6. Organisatsiooni juhi või tema volitatud vastutava isiku allkiri. Pea allkirja saab kinnitada mitmel kujul, eelkõige:
6.1. Otsene allkiri (nagu ühtsete vormide korralduste all - asukoha märkimine, allkirja dekodeerimine ja allkiri ise).
6.2. Selle organisatsiooni juhi (või volitatud ametniku) allkirjastatud otsene kinnitustempel. Heakskiidu tempel on kinnitatud dokumendi ülemisse päisesse paremale küljele.
6.3. Kaudne heakskiidutempel, vahendatud näiteks korraldusega kinnitamise kaudu. Selline tempel lüüakse reeglina ka dokumendi ülemisele päisele paremale küljele (nagu ühtsel kujul T-3 - Personal).
6.4. Juhi resolutsiooni kujul, näiteks töötaja avaldusel. Otsus peab sisaldama nelja komponenti: otsuse saaja, haldustoiming või korraldus ise, juhataja allkiri ja otsuse tegemise kuupäev. Resolutsioon kinnitatakse reeglina käsitsi dokumendi mis tahes vabasse kohta, kuid tavaliselt selle ülemisse ossa.
7. Viisade kinnitamine seda tüüpi dokumentidele, millel ilma sellise viisata ei ole täielikku juriidilist jõudu. Näiteks kooskõlastusviisad esmase ametiühinguorganiga, esinduskogu arvamusega arvestamine, kokkulepe juristiga, pearaamatupidajaga jne. Heakskiitmist vajavad dokumendid määratakse kindlaks kehtivate õigusaktide, ühtsete vormide ja organisatsiooni enda kohalike kohalike eeskirjade nõuetega, eelkõige kontoritöö juhistega või osakondade eeskirjadega jne (kui need on olemas). Kinnitusviisa võib olla järgmistes vormides:
7.1. Nõustamist kinnitava dokumendi märge (ühtne vorm T-7). Heakskiidu tempel kantakse reeglina kujunduse alumisse ossa vasakule küljele.
7.2. Märgitakse kokkulepet kinnitav sõnastus, isiku või isikute seisukoht, kellega leping sõlmiti, allkiri/allkirjad, nende ärakirjad ja kokkuleppe kuupäevad. Heakskiitmisviisa kleebitakse reeglina dokumendi vormistamisosa alla või mis tahes vabasse kohta.
8. Tutvumisviisad peavad olema kõikide personalikorralduste ja muude dokumentide all, mis sisuliselt tuleb edastada teatud töötajate ringile. See rekvisiit sisaldab ka käsitsi kirjutatud kuupäeva, mil töötajad allkirjastatud dokumendi all tutvuvad. Tutvumisviisa on kinnitatud dokumendi allserva keskele või vasakule küljele.
Riigi Statistikakomitee väljatöötatud ühtsed vormid on üles ehitatud dokumentidele juriidilise jõu andmist arvestades ja sisaldavad kõiki täpsustatud andmeid (ehkki on ka erandeid, näiteks töötaja isikukaart – ühtsel vormil T-2 ei ole registreerimisnumbrit , kuna neid dokumente ei säilitata mitte kronoloogilises, vaid tähestikulises järjekorras).
Näide kõigist ühtsel vormil täpsustatud üksikasjadest on toodud allpool, kasutades näitena ühtset vormi T-6 - puhkuse tellimus.
Sisekirjavahetuse dokumentidele juriidilise jõu andmine
Organisatsiooni sisemine kirjavahetus lahendab järgmisi ülesandeid:
1. Avaldab ja dokumenteerib kirjalikult ühe poole, tööandja või töötaja arvamust, soovi, ettepanekut või on teise poole teavitamise iseloomuga.
2. See on lahutamatu lüli töölepingu ülesütlemise, töötajate üleviimise, puhkuse registreerimise ja muude personalitoimingute menetluses.
3. Toimib vajaliku dokumentaalse tõendusmaterjalina töövaidluse arutamisel.
Selleks, et sisemine kirjavahetus saaks täita kõiki ülaltoodud ülesandeid, peavad olema täidetud järgmised tingimused:
1. Dokument peab olema korrektselt vormistatud koos kõigi selle jaoks vajalike andmetega.
2. Dokumendil peab olema registreerimisnumber sissetulevate ja väljaminevate dokumentide registri järgi.
3. Vastuvõttev pool peab sellele dokumendile ametlikult vastama. Näiteks resolutsiooni kujul.
4. Dokument tuleb säilitada arvestades kehtestatud arhiivinõudeid.
Kõige sagedamini peab töötaja sisemist kirjavahetust avalduste, ametlike ja memode abil ning tööandja - teatiste vormis. Sisekirjavahetuse dokumente ei vormistata mitte ainult siis, kui on vaja vahetada ametlikke teateid töötajate vahel, vaid ka osakonnajuhatajate ja töötajate, ühe osakonna juhatajate ja teiste vahel jne.
Praegu enamik see kirjavahetus toimub aastal elektroonilisel kujul, sõnumite teel meili teel . Selliste sõnumitega on äärmiselt raske tõestada, et selle elektroonilise dokumendi on loonud see konkreetne töötaja (isegi paroolide määramisel peate tõestama, et keegi peale selle konkreetse töötaja ei teadnud konkreetsele e-kirjale juurdepääsu parooli). Seetõttu on konflikti või võimaliku konflikti tekkimisel soovitatav vormistada oma allkirjaga tõendavad dokumendid paberkandjal ning registreerida end ametniku kaudu dokumendi registreerimise eest vastutavas ettevõttes.
Sellisele kirjavahetusele on võimalik anda juriidiline jõud, kui töötaja prindib elektroonilised teated välja ja ametnik need registreerib. Lisaks peavad ettevõtte sisedokumendid (kohalikud siseeeskirjad) fikseerima just sellise teabevahetuse meetodi, aga ka sõnumite kontrollimise sageduse, kui suhtlusmehhanismi.
Kaaluge üldised põhimõtted sisemise kirjavahetuse dokumentidele - avaldustele ja teatistele juriidilise jõu andmine. Need dokumendid on sageli töövaidlustes peamised tõendid, mistõttu on pädev töö nendega tööandja huvide kaitseks äärmiselt oluline.
Registreerimise tunnused ja avaldustele juriidilise jõu andmine
Tööandja huvides on töötajate isiklikud avaldused käsitsi täidetud. Tavaliselt kasutavad organisatsioonid näidisvorme, milles tuleb käsitsi täita vähemalt töötaja allkiri ja avalduse allkirjastamise kuupäev. Sageli tõlgendatakse sellist avalduste vormistamist kohtukonfliktis kui töötajale avaldatavat survet.
Põhimõtteliselt saab avalduse koostada ka automaatselt, kuid siiski prinditakse see välja ja allkirjastatakse selle avalduse koostaja poolt.
Võttes arvesse ülaltoodud dokumentidele juriidilise jõu andmise korda, on taotluses soovitav lisada järgmised andmed:
1. Dokumendi nimi on "Avaldus".
2. Adressaat - kellele avaldus saadetakse, märkides ametikoha konkreetses organisatsioonis, täisnimi. ametnik.
3. Koostaja - kellelt see saadetakse, märkides ametikoha ja täisnime. töötaja.
4. Avalduse tekst.
5. Taotluse koostaja allkiri.
6. Taotluse esitamise kuupäev.
7. Kooskõlastusallkirjad (kõige sagedamini koos struktuuriüksuse juhiga - vajadusel). See rekvisiit on valikuline. Seetõttu määravad selle olemasolu konkreetses organisatsioonis selliste dokumentidega töötamise põhimõtted.
8. Taotluse registreerimisnumber. Dokumendile määratakse number vastavalt sissetulevate dokumentide ajakirjale (või mõnele muule ajakirjale, olenevalt registreerimissüsteemi ülesehitusest konkreetses organisatsioonis), märkides numbri, dokumendi vastuvõtmise kuupäeva ja vastutava isiku allkirja. (näiteks sekretär). Nende dokumentide saamise eest vastutav isik paneb numbri üles.
9. Isiku otsus, kellele taotlus oli suunatud või kes on volitatud konkreetset küsimust lahendama. Otsus peab sisaldama omakäelist allkirja, kuupäeva ja taotluse väljastamise kohta tehtud haldusotsust, milles on märgitud konkreetne ametnik (tema perekonnanimi või lihtsalt osakond), kellele see korraldus saadetakse, ja (vajadusel) kuupäev, milleks korraldus saadetakse. resolutsioonis märgitud tuleb täita.
10. Pärast selle avalduse alusel personaliprotseduuride läbiviimist saab sellele teha märke pealiku käsu täitmise kohta (vt näide 8). Need kinnitatakse reeglina dokumendi kujundusosa allserva vasakule või mis tahes vabasse kohta.
11. Selle juhtumi numbril, millele käesolev avaldus saadeti, võivad olla märgid.
Siin on näide rakendusest koos kõigi vajalike üksikasjadega.
Registreerimise omadused ja teadetele juriidilise jõu andmine
Tööandja kirjutab teateid selleks, et töötajat millestki teavitada. Näiteks hoiatada teda kavandatava personali vähendamise eest (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 180), eelseisva korralise iga-aastase puhkuse eest vastavalt ettevõtte puhkusegraafikule (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 123) , töölepingu tingimuste eelseisva muudatuse kohta (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 74), selle kiireloomulise töölepingut töötajaga vähendatakse (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 79) jne.
Ametlikud teated tööseadusandluses sätestatud korra järgimiseks tuleb vormistada ainult paberkandjal, kuna need dokumendid kinnitavad kehtestatud korrast kinnipidamist ning töötaja kinnitab selle teate kättesaamist reeglina dokument ise.
Allpool on väljavõtted tööseadustikust, mis kinnitavad kirjaliku teatamise nõuet teatud juhtudel tööseadusandluse nõuete täitmisest.
Dokumendi fragment
|
Vene Föderatsiooni töökoodeks Artikkel 74 (...) Tööandja on kohustatud teavitama töötajat poolte määratud töölepingu tingimuste eelseisvatest muudatustest, samuti põhjustest, mis tingisid muudatuste tegemise. kirjutamine hiljemalt kahe kuu jooksul, kui käesolevas koodeksis ei ole sätestatud teisiti. Kui töötaja ei ole nõus uutes tingimustes töötama, on tööandja kohustatud seda tegema kirjutamine pakkuda talle teist tööandjale vaba töökohta (nii vaba ametikohta või töötaja kvalifikatsioonile vastavat töökohta kui ka vaba madalamat ametikohta või madalamapalgalist tööd), mida töötaja saab täita oma tervislikku seisundit arvestades. Artikkel 79. Tähtajalise töölepingu lõpetamine Tähtajaline tööleping lõpetatakse selle kehtivusaja möödumisel. Töölepingu lõppemisest selle lõppemise tõttu tuleb töötajat kirjalikult teavitada vähemalt kolm kalendripäeva enne ülesütlemist, välja arvatud juhud, kui tööülesannete täitmise ajaks sõlmitud tähtajalise töölepingu tähtaeg. puuduv töötaja aegub. Artikkel 123 Tasuliste puhkuste andmise järjekord määratakse igal aastal vastavalt puhkuse ajakavale (…). Töötajale tuleb teatada puhkuse algusaeg. maalimise all hiljemalt kaks nädalat enne selle algust. Artikkel 180 (...) Töötajaid hoiatab tööandja isiklikult ja maalimise all vähemalt kaks kuud enne lõpetamist. |
Teatises on kõik samad üksikasjad, mis peaksid olema igal personalidokumendil.
Sisekirjavahetuse dokumentide registreerimise süsteem
Tööandjal on lihtsam end kaitsta töökonflikti (sh kohtuliku) korral, kui organisatsioonil on pädevalt ehitatud dokumentide registreerimissüsteem. Ettevõttes registreerimissüsteem on vajalik:
dokumentide saadavuse fikseerimine ja nende liikumise jälgimine;
ettevõtte dokumentidele õigusliku jõu andmine;
ettevõttesisese dokumendivoo optimaalne korraldamine;
tööandja huvide kaitsmine kohtuliku konflikti korral. AT sel juhul päeviku registreerimise süsteem kinnitab dokumendi loomise fakti teatud kuupäeval.
Ajakirjade (raamatupidamisraamatute) arv, mida tuleb pidada, sõltub otseselt organisatsiooni tegevuse omadustest. Selleks, et raamatupidamispäevikud (raamatud) ei täidaks mitte ainult dokumentide registreerimise funktsiooni, vaid oleksid konflikti korral ka tõendiks selle kohta, et dokument loodi tegelikult teatud aja jooksul ja seda ei saanud hiljem sisestada, nende ajakirjade registreerimisel on soovitatav järgida järgmisi reegleid.
Ajakirjad peavad:
olema kõva kattega (säilivusaja järgimiseks);
omama liimköidet (tõestamaks lehe eemaldamise või olemasoleva ajakirja lisamise võimatust või keerukust);
olema nummerdatud leheküljed algusest lõpuni;
olema õmmeldud;
olema kinnitatud juriidilise isiku pitseriga ja organisatsiooni juhi allkirjaga (välja arvatud kaks esimest tööraamatute arvestusraamatut, mis peavad olema kinnitatud vahapitsati või pitseriga (määruse punkt 41). Vene Föderatsiooni valitsus 16. aprillist 2003 nr 225 "Tööraamatute kohta").
Sisevaade ajakirjad, milles on võimalik registreerida sisemise kirjavahetuse dokumente, töötavad välja organisatsioonid ise, kuna puuduvad ajakirjade ühtsed vormid. Allpool on näide nende vormist.
Koopiad ja duplikaadid
Sageli edastatakse sisekirjavahetuse dokumendid ametnikele koopiate või duplikaatidena, eriti kui originaaldokument saadetakse kõrgemale ametnikule või kantakse toimikusse, kuid dokumendiga tuleb teha täiendavaid toiminguid.
Kopeeri Dokument võib olla faksimiil või tasuta. Faksi koopia taasesitab täielikult dokumendi sisu ja kogu selle väliseid märke- originaalis sisalduvad andmed (sealhulgas allkiri ja pitser) või nende osa, eelkõige nende asukoht. tasuta koopia kirjutusmasinal loodud, sisaldab kõiki dokumendi üksikasju, kuid ei pruugi selle vormi korrata.
Dokumentide eest vastutav töötaja kinnitab koopiad. Koopiate tõestamine toimub, kinnitades sellele sõna "Tõene" või "Koopia on õige" ning märkides allkirja, selle ärakirja ja vastutava isiku kuupäeva. Tõend kinnitatakse reeglina dokumendi formaalse osa allossa suvalisele vabale kohale.
Kui dokument esitatakse teistele organisatsioonidele, siis dokumentide koopiatel (väljavõtted neist) tembeldage kindlasti .
Duplikaat - ametliku dokumendi koopia, millel on originaali juriidiline jõud.
* * *
Seega ei saa alahinnata sisemise kirjavahetuse dokumente - sageli nende oma õige disain ja töötlemine sõltub menetluse seaduslikkuse tunnustamisest. Kuid just nende dokumentidega tööandjad enamasti ei tea, kuidas käituda. Selliseid pabereid ei registreerita, ei võeta arvesse, ei lepita kokku, mis mõjutab negatiivselt mitte ainult dokumendi juriidilist jõudu, vaid ka ettevõttes läbiviidavaid juhtimisprotseduure. Tihti ei suuda tööandja seetõttu tõendada konkreetse töötaja süüd ega saa rakendada seaduslikke meetodeid distsiplinaarkaristuse kohaldamiseks või töötajaga töölepingu lõpetamiseks. Paljud ettevõtted hakkavad dokumentidega töötamise süsteemi üles ehitama juba oma vigade põhjal, kuid parem on seda ennetada Negatiivsed tagajärjed kui nende tulemusega tegeleda.
1 Käsitsi kirjutatud kuupäev
2 Isiklik kohting
GAS "Vybory" süsteem on üsna keeruline süsteem ning selle tõhusa kasutamise, stabiilsuse ja töökindluse tagamiseks on sisse viidud mitmeid organisatsioonilist ja tehnoloogilist laadi formaalsusi. Valimisprotsess ja rahvahääletuse korraldamise protsess on tingitud paljude dokumentide kasutamisest paberkandjal ja elektroonilisel meedial. Sellistel dokumentidel peab olema sama juriidiline jõud. Kui paberkandjal dokumentidele kehtivad traditsioonilised nõuded, siis elektroonilistele dokumentidele kehtivad erinõuded. Pole juhus, et Viibori GAS-i seadus sätestab GAS-i Viibori abil koostatud dokumentidele juriidilise jõu andmise tingimused, kuna valimisprotsessi tulemused ja referendumite korraldamine on poliitiliselt väga olulised.
Loetleme tingimused GAS "Vybory" abil koostatud dokumentide autentsuse tagamiseks:
- 1. paberdokument, koostatud kasutades GAS "Vybory" vastavalt föderaalseadustele, omandab juriidilise jõu pärast seda, kui vastavad ametnikud on sellele alla kirjutanud.
- 2. GAS "Vybory" abil koostatud elektrooniline dokument omandab juriidilise jõu pärast selle allkirjastamist elektrooniliste allkirjadega
- 3. Protokollid, hääletustulemuste koondtabel, muud GAS "Vibori" abil elektroonilisel kujul koostatud koonddokumendid omandavad juriidilise jõu korras. pärast kõigi elektrooniliste algdokumentide autentsuse kohustuslikku kontrolli ettenähtud viisil elektrooniliste allkirjade avalike võtmete abil, mille alusel koostatakse elektrooniline koonddokument.
- 4. GAS "Vybory" süsteemi sisenemisel andmeid moodustatakse elektrooniline dokument, mis allkirjastatakse elektrooniliste allkirjadega asjaomased ametnikud.
- 5. Vastavus andmeid elektrooniline dokument andmeid dokument paberil kinnitatud arvuti väljatrükiga, millele on alla kirjutanud vastavad ametnikud ja mis on lisatud aruandedokumentatsioonile. GAS "Vybory" andmete sisestamise fakt ja elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektroonilise dokumendi moodustamine registreeritakse spetsiaalses ajakirjas.
- 6. Elektrooniliste dokumentide üleandmine kõrgemale valimiskomisjonile, rahvahääletuse komisjonile, kasutades GAS "Vibori" toimub eranditult pärast elektrooniliste allkirjade kehtivuse ja autentsuse kontrollimist, igale edastatud dokumendile, kasutades elektrooniliste allkirjade avalikke võtmeid.
- 7. Testi tulemused kinnitatakse kontrollprotokolli arvutiväljatrükiga. Sellele väljatrükile kirjutavad alla ametnikud ettenähtud viisil ja see lisatakse aruandlusdokumentatsioonile. Andmete kõrgemale valimiskomisjonile, rahvahääletuse komisjonile üleandmise fakt fikseeritakse madalama valimiskomisjoni, rahvahääletuse komisjoni spetsiaalses ajakirjas.
- 8. Kõrgemasse valimiskomisjoni, madalama valimiskomisjoni rahvahääletuse komisjoni, rahvahääletuse komisjoni saabunud igale elektroonilisele dokumendile kantavate elektrooniliste allkirjade autentsust, kontrollitud elektroonilise allkirja võtmete abil. Kinnitatakse saadud elektrooniliste dokumentide usaldusväärsuse kontrollimise fakt kontrollprotokolli arvutiprint. Sellele väljatrükile kirjutavad alla vastavad ametiisikud ja see lisatakse aruandlusdokumentatsioonile. Sellise kontrolli fakt registreeritakse ka spetsiaalses päevikus.
Esialgsete ja lõplike valimistulemuste lahknevused on arvutatavad protsendi tuhandikes ja seda ei seleta mitte elektroonilise või "paber"meetodi puudused, vaid andmete edastamise hilinemine mõnest eriti kaugest riigist. . Need lahknevused ei mõjuta valimiste tegelikku tulemust.
Valimiste ja rahvahääletuste korraldamisel saab valimisjaoskondades süsteemi lõpliku välisseadmena kasutada Vybory SFS-i võrku integreeritud hääletussedelite töötlemise komplekse. Neid on juba katseliselt kasutatud valimistel paljudes riigi piirkondades. Nende ürituste käigus katsetati erinevaid insenertehnilisi lahendusi häälte automaatse lugemise ja info edastamise probleemile ning need võimaldavad ka tulemusi automaatselt summeerida erinevat tüüpi hääletada vaid 20–25 minuti jooksul pärast hääletamise lõppu.
Aja säästmise kõrval võimaldab süsteem kontrollida sedelite ehtsust samaaegselt hääletamisega, garanteerida tehniliselt hääletustulemuste kaitse võltsimise eest ning pakkuda reaalajas dünaamikas visuaalset esitlust valimisprotsessist kõigis riigi piirkondades. Valimiste päeval saab Venemaa keskkomisjoni graafikujärgsed vahetulemused statistilise, skemaatilise, tekstilise, heli- ja visuaalse teabe kujul ning edastatakse pärast töötlemist viivitamatult meediale.
Juriidilise jõu andvate dokumentide üksikasjad (GOST R 6.30-2003 "Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded paberimajandusele")
Erinevates organisatsioonides peavad töötajad omavahel kirjavahetust projekti väljatöötamise või tootmisprotsessi käigus. Väga sageli sisaldab tootmiskirjavahetus üsna olulist teavet, kuna selles kirjeldavad töötajad tehtud töö kvantiteeti ja kvaliteeti või kirjutavad, kuidas seda teha tuleks. Seetõttu peab selline kirjavahetus olema õiguslikult siduv.
See on üsna vaevarikas protsess, kuna dokumentidele juriidilise jõu andmine eeldab teatud reeglite järgimist. Kõige olulisem reegel on kehtivate õigusaktide järgimine tööandja poolt. Muide, just tema peaks looma sisemise kirjavahetuse. Samuti peab tööandja teadma ja loomulikult järgima sisekirjavahetuse loomiseks vajalike dokumentide menetlemise reegleid. Samuti on tööandja kohustus tutvustada töötajaid kõigi kirjavahetusdokumentidega. Ettevõtte töötajatele kehtivad mõned kirjavahetuse kirjutamise reeglid. Näiteks ei saa töötaja väljastada dokumenti, mis pole tema pädevuses.
Selleks, et kirjavahetus muutuks õiguspäraseks, tuleb koguda teatud hulk üksikasju:
1. Tuleb märkida dokumentide autor. Näiteks peaks organisatsiooni nimi, kus toimub sisemine kirjavahetus, viitama osakonnale või võib osutada teatud organisatsioonilisele ja juriidilisele vormile. Tarbetute probleemide vältimiseks on soovitatav dokument printida kirjaplangi abil. Mõne sisekirjavahetuse dokumendi puhul on nõutav linn, kus dokument on kirjutatud.
2. Dokumendis peab olema nimi, tellimus jne.
3. Dokumendi sisusse on märgitud mitu kuupäeva: dokumendi loomise kuupäev, selle kinnitamise kuupäev ja jõustumise kuupäev.
4. juriidiline dokument peab olema registreerimisnumber. See peab vastama ettevõtte registreerimise süsteemile.
5. Dokumendi tekst peaks täpselt paljastama selle pealkirja olemuse. See on juriidilise dokumendi loomisel üks määravaid tegureid.
6. Dokument peab olema kinnitatud ettevõtte juhi või käesoleva dokumendi koostamise eest vastutava isiku allkirjaga. Allkirja saab panna mitmel viisil. Näiteks otseallkiri. Kõige sagedamini kasutatakse seda erinevate korralduste allkirjastamisel, lisaks märgitakse dokumendile allakirjutanud isiku asukoht ja dekodeerimine. Samuti saab allkirja panna kinnitustempli kujul. Kael ise asetatakse dokumendi ülemisse paremasse ossa. Kaudne kael on teine allkirjastamise vorm. Selline kael asetatakse tavaliselt heakskiidul, mõne tellimuse alusel. Töötaja avaldusele võib juhataja resolutsiooni vormis alla kirjutada juhataja. Selline otsus koosneb neljast osast: 1) käesoleva otsuse saaja; 2) korralduse või määruse kirjeldus; 3) juhi allkiri; 4) otsuse lõppkuupäev. Eraldusvõime saab paigutada nii dokumendi paremasse ülanurka kui ka selle mis tahes ossa suurtähtedega.
7. On dokumente, mis ei saa ilma heakskiidetud viisata seaduslikult kehtima hakata. Viisad on üks keerulisemaid nõudeid, st neid ei ole lihtne vormistada. Viisade hulka võivad kuuluda: 1) ametiühinguorganiga erinevate lahkarvamuste kooskõlastamise viisa; 2) Paljude dokumentide vormistamisel arvestatakse esinduskogu arvamust. 3) Kõik vormistatud dokumendid kooskõlastatakse ennekõike ettevõtte juristi ja pearaamatupidajaga. Dokumendid, mis nõuavad erinevate isikute kooskõlastamist, määratakse kindlaks kehtivate õigusaktide normidega ja erinevate ettevõtte enda vastu võetud normidega (kui neid on). Ettevõtte standardid on erinevaid juhiseid või ametikohad seoses organisatsiooni osakondadega. Dokumentaalse kinnituse viisa saab vormistada erinevat tüüpi. Seal võib olla link dokumendile, mis kinnitab pooltevahelist kokkulepet. Sellisel juhul asub kinnitusriba ise tavaliselt vasakpoolses alumises nurgas. Samuti võib olla sõnastus või link sellele, mis tõendab kokkulepet (tuleb märkida kokkuleppele tulnud isikute seisukohad, samuti nende allkirjad ja ärakirjad). Lõpus tuleks märkida kinnitamise kuupäev. Selline viisa võib asuda dokumendi mis tahes vabas kohas.
8. Selline rekvisiit nagu tutvumisviisa peab sisaldama kõiki personalikorraldusi ja muid nõutavaid dokumente. Neid tuleks tutvustada kõigi tootmiskirjavahetuses osalevate töötajatega ühel või teisel viisil. Rekvisiidisse tuleks märkida töötajate rekvisiitidega tutvumise kuupäev. Viisa ise peab olema kinnitatud dokumendi allosas, lõpus või keskel, vasakul pool. Selleks on riiklik statistikakomitee välja töötanud spetsiaalsed vormid. Nende vormide abil omandab dokument juriidilise jõu, kui see sisaldab kõiki vajalikke andmeid. See hõlbustab dokumendi kallal töötavate juristide tööd ja muudab dokumendi arusaadavamaks õigusasjadest kaugel olevale töötajale.
Sisekirjavahetuse dokumentidele juriidilise jõu andmiseks tuleks arvestada, milliseid ülesandeid kirjavahetus ise lahendab.
1. Teatab osapooltele tehtud töödest, fikseerib ühe projektiga tegeleva osapoole ettepanekud ja soovid tööde kvaliteedi ja kiiruse osas.
2. See on üks olulisemaid lülisid vallandamise või puhkuse, töötaja teisele töökohale üleviimise protsessis.
3. Töötüli korral võib tööalane kirjavahetus saada dokumendiks, mis aitab seda vaidlust lahendada.
Selleks, et sisemine kirjavahetus täidaks kõiki ülaltoodud ülesandeid, peate järgima järgmisi reegleid:
1. Dokument peaks olema korrektselt vormistatud ja kõigi kirjavahetuseks vajalike üksikasjade olemasolul.
2. Dokumendi saaja peab nõustuma selle täitmisega. Tavaliselt saab nõusoleku ametlikult kinnitada resolutsiooni vormis.
3. Dokumendile tuleb määrata registreerimisnumber, mis peab olema spetsiaalses sissetulevate ja väljaminevate dokumentide jälgimise päevikus.
4. Dokumendi vormistamiskuupäeval tuleb seda hoida kindlas kohas (näiteks ettevõtte seifis).
Põhimõtteliselt sisaldab töötaja sisemine kirjavahetus erinevaid avaldusi, märgukirju ning tööandja sisemine kirjavahetus alluvaga erinevaid teateid töö ja muu kohta. Tootmise kirjavahetuse dokumendid vormistatakse juriidiliselt, kui toimub kirjavahetus töötajate, töötaja ja juhendaja vahel ning erinevate tootmisosakondade juhtide vahel. Reeglina vahetavad töötajad kõige sagedamini ametlikke sõnumeid.
Praegu on tehnoloogia läinud kaugele ette ja kui 15 aastat tagasi vahetati paberile kirjutatud sõnumeid, siis nüüd tehakse seda e-posti teel. See meetod võimaldab edastada sõnumi koheselt sinust kaugel asuvale töötajale, kuid sellel on ka omad miinused. Raske on tõestada, et selle sõnumi kirjutas just see töötaja ja mitte keegi teine. Isegi kui paroolisüsteem kasutusele võetakse, on raske täpselt kindlaks teha, et keegi peale töötaja enda ei tea seda parooli. Seega, kui eeldate, et ettevõttes võib tekkida või on juba tekkinud konflikt, kirjutage dokument paberile ja kinnitage oma allkirjaga, on see palju usaldusväärsem. Samuti ei teeks paha registreerida oma dokument läbi isiku, kes registreerib kõik ettevõtte dokumendid.
Kui kasutate endiselt e-posti, peab teie sõnumi saanud töötaja selle dokumendi välja printima ja registreerima. Samuti on vaja ettevõttes välja töötada spetsiaalne meetod e-posti regulaarseks kontrollimiseks. Sel juhul on kirjavahetusel kaks peamist eelist: kiire sõnumite saatmine ja vastuvõtmine, samuti kõrge usaldusväärsus konflikti korral. See toimib ainult teie jaoks.
Avaldused ja teatised on olulisemad dokumendid tööandja õiguste kaitseks erinevate konfliktide lahendamisel. Seetõttu kaalume võimalusi neile juriidilise jõu andmiseks. Disainireeglid on selles protsessis väga olulised.
Tavaliselt kasutavad nad erinevates organisatsioonides töölevõtmisel spetsiaalseid vorme, mille töötaja peab käsitsi täitma. Pärast täitmist paremasse alanurka paneb töötaja avalduse numbri ja allkirja. Avalduse saab välja printida ka arvutis, töölevõetaval tuleb vaid see avaldus allkirjastada ja tööle asuda. Põhimõtteliselt on selline registreerimine üsna seaduslik, kuid mõned kohtud tajuvad seda kui survet töötajale. Seetõttu on parem avaldus kirjutada käsitsi, see võimaldab teil konflikti korral probleeme vältida. Soovitav on, et dokumentide vormistamise ajal oleksid olemas vajalikud andmed, vastasel juhul ei jõustu dokument juriidilist jõudu.
1. Kõigepealt peate täpsustama, millist tüüpi dokumentidele see dokument kuulub. Sel juhul tuleks dokumendi pealkirjaks kirjutada "Avaldus".
3. Seejärel kirjutatakse rakenduse koostaja. Nagu ka adressaadis, kirjutate oma täisnime ja ametikoha.
4. Kui olete adressaadi ja algataja kirjeldanud, kirjutage taotluse sisu (tekst).
5. Teksti kirjutamise lõppu paneb koostaja oma allkirja ja avalduse kirjutamise kuupäeva.
6. Tavaliselt pannakse peale koostaja allkirja ka lepingule allkiri ehk siis juhib, kes sind tööle võtab, allkirjastab dokumendi. See on vabatahtlik ja kõik sõltub ettevõtte suhtumisest sellesse probleemi. Seetõttu ärge kartke, et teid ei võetud tööle, kui juhi allkirja pole.
7. Edasi registreerib pärast kõigi küsimuste lahendamist avalduse saabuvate dokumentide registris volitatud isik, kes kinnitab dokumendile registreerimisnumbri, vastuvõtmise kuupäeva ja oma allkirja. See on kohustuslik protseduur, sest ilma selleta ei saa dokument jõustuda. Organisatsiooni volitatud isik on kõige sagedamini isiklik sekretär tööandja.
8. Vajalik on koostada resolutsioon isiku kohta, kellele avaldus on suunatud ja kes saab seda küsimust lahendada. Otsus peab koosnema allkirjast, selle koostamise kuupäevast ja taotluse kohta tehtud otsusest, kuhu on märgitud kõik andmed isiku kohta, keda see puudutab.
9. Pärast taotluse täitmist teeb ettevõtte juht sellele märke selle täitmise kohta. Need asetatakse kirja mis tahes vabasse kohta. Samuti võib pea panna märgid juhtumile, milles teie taotlus asub.
Teatised on ka ettevõtte normaalseks toimimiseks vajalike dokumentide lahutamatuks osaks. Tööandja teavitab töötajat eelseisvatest muudatustest etteteatamise teel. See võib olla töötajate arvu vähendamine, järjekordne puhkus, tulevased muudatused töölepingus vms.
Õiguslikud teated tuleks kirjutada paberile, nagu tööseadus nõuab. Teatise saamisel kirjutab töötaja dokumendile ise alla. Täpselt selline peakski olema iga ettevõtte töökorraldus, kui ükski kohus ei leia paberimajanduses süüd.
Suurema kindluse huvides annan teile mõned väljavõtted tööseadustikust, mis kinnitavad ainult kirjaliku teatise olemasolu. Artikkel 74 eeldab, et tööandja muudab töötingimusi. Samas on töötajal täielik õigus keelduda tööst või pakkuda tööandjale uusi töötingimusi. Kui töötaja keeldub töötamast, peab tööandja pakkuma talle uusi töötingimusi. Samuti on tööandjal kohustus anda töötajale enne töötingimuste muutmist eelteade.
Artikkel 79 See artikkel käsitleb töölepingu lõpetamist. Tähtajaline tööleping lõpeb, kui selle lepingu tähtaeg on möödunud. Sel juhul tuleb töötajale kavandatava tööperioodi lõppemise tõttu koondamisest ette teatada kolm päeva. Tööandjal on õigus selle töötaja tööaega pikendada ainult juhtudel, kui töötaja ei ole vastu tööandjaga koostöö jätkamisele.
Artikkel 123 räägib põhipuhkuse saamisest. Töötajal on õigus saada ettevõttes põhipuhkust. Sel juhul peab tööandja teavitama töötajat puhkuse algusest kaks nädalat enne selle algust. Töötajale antakse kviitungi vastu kiri teatisega. puhkuse algus ja lõpp sõltub iga-aastasest puhkusegraafikust. Töötajal on õigus puhkusest keelduda või lükata see edasi mis tahes ettevõtte käsutuses olevale ajale. Kui töötaja keeldub põhipuhkusest, lisatakse talle päevade arv sellest puhkusest järgmiseni.
Artiklis 180 kirjeldatakse hüvitist, mida annab organisatsioon, kes palkab töötaja alalisele tööle töötajate arvu järsu vähendamise või ettevõtte pankroti korral või muude ootamatute asjaolude korral. Koondamise korral tuleb töötajale koondamisest ette teatada kaks kuud. See periood on antud selleks, et töötaja leiaks oma erialal tööd. Kõigil neil juhtudel peab tööandja kinnitama töötaja teavitamise fakti teatud aja jooksul, mis vastab tööseadusandluse nõuetele. Seetõttu antakse sellised teated töötajale isikliku allkirja all. Ja teatise edastamisel pole kõige olulisem mitte niivõrd töötaja allkirjastamine, vaid sellise teate kättesaamise kuupäeva märkimine. Teade peab sisaldama sarnaseid üksikasju nendega, mis peaksid olema kõigis personalidokumentides. Järgmisena käsitleme sisekirjavahetusega seotud dokumentide registreerimise süsteemi. Dokumentide registreerimissüsteem võimaldab tööandjal end tootmisprobleemide korral edukalt kaitsta. Mida paremaks ja lihtsamaks registreerimissüsteem on üles ehitatud, seda lihtsam on tööandjal oma õigusi kaitsta. Sellistel juhtudel on parem uuesti ohutult mängida. Tavaliselt kasutatakse dokumentide esitamise süsteemi järgmistel juhtudel.
Teade peab sisaldama sarnaseid üksikasju nendega, mis peaksid olema kõigis personalidokumentides. Järgmisena käsitleme sisekirjavahetusega seotud dokumentide registreerimise süsteemi.
Dokumentide registreerimissüsteem võimaldab tööandjal end tootmisprobleemide korral edukalt kaitsta. Mida paremaks ja lihtsamaks registreerimissüsteem on üles ehitatud, seda lihtsam on tööandjal oma õigusi kaitsta. Sellistel juhtudel on parem uuesti ohutult mängida.
Tavaliselt kasutatakse dokumentide esitamise süsteemi järgmistel juhtudel:
1. Dokumentide olemasolu kontrollimine ja nende liikumise kontrollimine.
2. Registreerimissüsteemi abil on ettevõttel võimalus anda igale registreeritud dokumendile juriidiline jõud.
3. Registreerimine võimaldab saavutada optimaalse töövoo kiiruse.
4. Tootmiskonfliktide korral kinnitab päeviku registreerimise süsteem dokumendi loomise nõutud kuupäeval.
Dokumentide registreerimise funktsiooni täitvate registreerimissüsteemi ajakirjade arv sõltub ettevõtte tegevuse suunast. Selleks, et registreerimispäevikud saaksid kinnitada dokumendi loomise kuupäeva ehk et logi tõendaks, et dokumenti ei saanud hiljem registreerimisse kanda, tuleb järgida mõningaid reegleid.
1. Ajakiri peab olema tugeva kaanega, et ükski juhtum ei saaks väärtuslikku infot kahjustada.
2. Tõestamaks, et ajakirjast ei saanud lehte välja tõmmata või täiendavat sisestada, tuleks alustada kleepuva kaanega ajakirjaga. Samuti ei teeks see paha täiendav turvalisus nummerdage lehed.
3. Logi loomisel tuleb luua atesteerimiskirje. See kirje sisaldab: ajakirja nimetust ja eesmärki, lehekülgede arvu (kirjutada esmalt numbritega ja seejärel suurtähtedega), registreerimise kuupäeva ja ettevõtte juhi allkirja. Tõendamismärge on liimitud registreerimisraamatu tagaküljele, samuti esikaanele.
4. Päevikus peab olema ettevõtte juristi tempel ja juhataja allkiri.
Ajakirja sisevaade töötab välja ettevõtte poolt, kuna puudub seaduslik alus ajakirjadele sisemise kirjavahetuse jaoks mingeid erivorme määrata.
Kui juhtumi materjalide kohaselt on vaja lahendada mis tahes probleeme, tootmiseks vajalik, antakse töötajatele dokumendi koopia. Seda tehakse selleks, et kaitsta dokumenti juhuslike või eriliste kahjustuste eest. Algdokument antakse tavaliselt ainult osakonnajuhatajate kätte ja ka siis mitte alati. Tavaliselt on originaal direktori kabinetis seifis.
Dokumendi koopiad jagunevad kahte tüüpi: faksi- ja tasuta. Faksikoopia kordab dokumenti täielikult, sisaldab kõiki üksikasju, üksikasjade asukoha tunnuseid dokumendis. Tasuta koopia luuakse ettevõtte kirjutusmasinate või arvutite abil. See ei esinda dokumenti nii täpselt, kuid annab täielikult edasi dokumendis sisalduva teabe olemuse. Tavaliselt erineb tasuta koopia originaalist selle poolest, et see ei korda oma kuju.
Töötaja, kes võtab mis tahes eesmärgil dokumendist koopia, tõendab seda. Samal ajal vastutab ta dokumendi ohutuse eest. Veendumaks, et koopia kajastab täielikult originaali teavet, uurib selle võtja seda hoolikalt, paneb sõna õigesti üles ja allkirjastab koopia kättesaamise märgi. Tavaliselt allkirjastatakse koopia vabas nurgas, kus puuduvad kanded. Kui dokument antakse teistele organisatsioonidele, paneb selle koopiad templi organisatsioon, kellele see üle antakse. On olemas ka selline koopiatüüp nagu duplikaat. See erineb tavalisest koopiast, millel on originaaliga samad juriidilised omadused. Duplikaat on kohtusse pöördumisel väga kasulik, kuna selle üleandmisel lebab originaal teie laual ja te ei muretse selle ohutuse pärast. Pidage meeles, et kohtud kipuvad aeg-ajalt dokumente kaotama, seega on parem mitte riskida, eriti kui dokumendid on olulised.
