üks?. Mõiste "dokumendi õiguslik jõud", selle konsolideerimine riigistandardisse.

GOST 51141-98 “Kontoritöö ja arhiveerimine. Tingimused ja määratlused". Õiguslik jõud dokument on ametliku dokumendi omand, mis on talle edastatud kehtivate õigusaktide, selle väljastanud asutuse pädevuse ja registreerimiskorraga.

2?. Teave dokumendi vormi kohta. Dokumendi sisu, siduvus. Dokumentide tõendi koosseis: kinnitus, allkiri, pitser.

Et dokument kehtiks, peab see olema:

Õigesti raamitud;

Mitte minna vastuollu kehtivate õigusaktide sisuga;

olema avaldatud selleks õigustatud organisatsiooni poolt.

Vajalike andmete puudumine või nende ebaõige täitmine võib viia selleni, et dokumendil ei ole juriidilist jõudu (näiteks puudub allkiri või kuupäev). Kui see ei sisalda teksti pealkirja ega märkust kunstniku kohta, põhjustab see vaid teatud raskusi dokumendiga töötamisel, kuid ei mõjuta selle õiguslikku tähendust.

Dokumendi juriidilise jõu tagab igale dokumendiliigile kehtestatud detailide kogum - ametliku dokumendi vormistamise kohustuslikud elemendid. Peamine dokument, mis määrab detailide koostise ja nende täitmise nõuded, on GOST R 6.30-2003 "Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded paberimajandusele". Kohustuslikud rekvisiidid, mis tagavad dokumentide õigusjõu, on:

Organisatsiooni nimi (ametnik) - dokumendi autor;

Dokumendiliigi nimi;

Dokumendi kuupäev;

Registreerimisnumber;

Dokumendi kinnitamise tempel;

Allkiri;

Mõne allika järgi ka: kinnitusviisa, märge koopia sertifikaadil, viiteandmed organisatsiooni kohta.

Allkiri on mis tahes dokumendi kohustuslik rekvisiit; ametnik, allkirjastades dokumendi, võtab vastutuse dokumendi ehtsuse ja kõigi eest võimalikud tagajärjed dokumendi täitmine.

Dokumendi kuupäev- dokumendi üks olulisemaid detaile. Kuupäeva puudumine dokumendil muudab selle kehtetuks.

Tihend- juriidiliselt oluline rekvisiit, mida kasutatakse ametniku allkirja kinnitamiseks kõige olulisematel (või rahalistel) dokumentidel.

Heakskiidu tempel- mõned dokumendid omandavad juriidilise jõu alles hetkest, kui juht või kõrgem asutus need kinnitab.

Registreerimisnumber on dokumendi autentsuse lisatagatis. See näitab, et dokument on läbinud kõik töötlemisetapid, on registreeritud ja seega on see ettevõtte ametlik dokument.

Personalidokumentide haldamise õiguslik ja reguleeriv raamistik

Personalidokumentide haldamise seadusandliku ja reguleeriva raamistiku struktuur:
1. Seadused Venemaa Föderatsioon.
2. Vene Föderatsiooni presidendi dekreedid, Vene Föderatsiooni valitsuse resolutsioonid; Organisatsioonide, kohalike täitevasutuste metoodilised dokumendid personalidokumentide haldamise kohta.
3. Vene Föderatsiooni riigistandardi, ministeeriumide, osakondade, föderaalsete täitevvõimude normatiivaktid.

Töö- ja pensioniseadusandlus personaliga töötamise dokumenteerimise kohustuse kohta.

· Töökoodeks RF. See on põhiseadus, mis peaks iga organisatsiooni personalispetsialisti tööd juhtima. Tööseadustiku normid reguleerivad töötajate töölevõtmise ja vallandamise korda, nende töö- ja puhkeaja korraldust, töötasu maksmise tingimusi ning töötajatele erinevate soodustuste ja hüvitiste andmist.

· Juhtide, spetsialistide ja teiste töötajate ametikohtade kvalifikatsioonikataloog (Kinnitatud Venemaa Tööministeeriumi 21. augusti 1998. a määrusega nr 37 (muudetud 20. aprillil 2001): üks ametlikud kohustused personaliosakonna juhataja tagab pensionikindlustuse dokumentide koostamise, samuti nende esitamise sotsiaalkindlustusametile. Pensioni taotlemise, pensioni määramise ja pensioni suuruse ümberarvutamise, ühelt pensionilt teisele ülemineku reeglid vastavalt föderaalseadustele "Tööpensionide kohta Vene Föderatsioonis" (17. detsember 2001 nr 173-FZ ) ja seadus "Riikliku pensioni tagamise kohta Vene Föderatsioonis" "( 15. detsember 2001 nr 166-FZ) (kinnitatud Venemaa Tööministeeriumi määrusega ja pensionifond RF 27. veebruaril 2002 nr 17/19pb; registreeritud Venemaa Justiitsministeeriumis 31. mail 2002 (registrinumber 3491); avaldatud "Rossiyskaya Gazetas" 05.06.2002).

Personalidokumentide esitamine järelevalve- ja kontrollitegevuse käigus föderaalse tööinspektsiooni organite, teiste föderaalsete ja avalik-õiguslikud asutused järelevalve ja kontroll; prokuratuurid.

・Vastavalt eeskirjadele Vene Föderatsiooni töökoodeks, on riiklikul tööinspektsioonil volitused teostada järelevalvet ja kontrolli, kuidas tööandjad järgivad tööseadusi. Riigi tööinspektoritel on laialdased õigused järelevalve ja kontrolli teostamisel, neil on õigus vabalt külastada igasuguse organisatsioonilise ja juriidilise vormi ja omandivormiga organisatsioone, samuti tööandjaid. üksikisikud, nõuda tööandjatelt ja nende esindajatelt järelevalve- ja kontrollifunktsioonide täitmiseks vajalikke dokumente, selgitusi, teavet.

· Vene Föderatsiooni föderaalseadus 27. juulist 2006 nr 149-FZ "Info, infotehnoloogia ja teabekaitse kohta". Sellest seadusest lähtuvalt on üles ehitatud kogu personaliteenistuse töö töötajate isikuandmetega. Näiteks on otsustamisel küsimus, kuidas töödeldakse ja kuhu talletatakse töötajalt tööleasumisel saadud infot.

· Vene Föderatsiooni seadus 29. juulist 2004 nr 98-FZ "Ärisaladuste kohta". See kehtestab teabe loetelu, mis võib moodustada organisatsiooni ärisaladuse, sellele juurdepääsu omavate töötajate nimekirja, salajaste andmetega tutvumise korra ja vastutuse konfidentsiaalse teabe levitamise eest.

· Vene Föderatsiooni 17. juuli 1999. aasta seadus nr 181-FZ "Vene Föderatsiooni töökaitse aluste kohta". Selle dokumendi sätted võimaldavad teil pädevalt üles ehitada organisatsioonis töökaitsesüsteemi. Töökaitse- ja tööohutuse reeglite rikkumise ilmnemisel võtab tööinspektor süüdiolevad ametnikud haldusvastutusele.

· Vene Föderatsiooni 8. augusti 2001. aasta seadus nr 134-FZ "Juriidiliste isikute ja üksikettevõtjate õiguste kaitse kohta riikliku kontrolli (järelevalve) käigus". Seadus annab aimu tööandja õigustest ja kohustustest erinevate kontrollide läbiviimisel organisatsioonis. Näiteks viidatakse seaduses dokumentidele, mida tööandjal on õigus nõuda inspektorilt, kui ta organisatsiooni ilmub, ettevõtte esindaja õigust viibida isiklikult kontrollimise juures, kuidas organisatsioon saab vaidlustada kontrolli mitterahuldavaid tulemusi. ülevaatus.

Dokument on teabe kandja. Iga juhtimisdokument on teabekandja, mida kasutatakse selle kogumiseks, analüüsimiseks, väljatöötamiseks ja juhtimisotsuse vastuvõtmiseks, selle edastamiseks otsestele täitjatele, huvitatud organisatsioonidele või kodanikele. Peamine nõue haldusdokumentidele on formaalsus, usaldusväärsus, objektiivsus. Seda nõuet rakendatakse, kui dokumendil on juriidiline jõud, st tingimus, mille korral saab dokumendi teavet kasutada juhtimisvaldkonnas, kahtlemata selle usaldusväärsuses mis tahes toimingute teostamisel. Dokumendi vaieldamatust ja siduvust määrab praegu ka mõiste "dokumendi õiguslik jõud".

Juhtimistegevuse jaoks on dokumentide juriidiline jõud ülimalt oluline, kuna need on nendes sisalduva teabe tõendamise viisiks ja on üks seaduse väljendusvorme. Dokumendi juriidilise jõu all mõistetakse õigusaktidest tulenevat vaieldamatust ja autoriteeti. Dokumendi õiguslik jõud eeldab selle kohustust neile, kellele see on adresseeritud, või juhtkonnas osalejate ringile (valitsusorganid, nende struktuuriüksused, ühiskondlikud organisatsioonid, ametnikud, riigiteenistujad ja kodanikud), kes juhinduvad käesolevast dokumendist ja oma tegevust sellele tuginema või neist hoiduma.

Mõned dokumendid, näiteks föderaalesindus- ja täitevvõimuorganite õigusaktid, kohtu-, prokuratuuri-, notari- ja vahekohtuaktid, lepingulised dokumendid, täidavad algselt juriidilist funktsiooni, mis kehtestab, koondab ja muudab õigusnorme ja õigussuhteid või lõpetab neid. Teistel dokumentidel on juriidiline funktsioon, kui neid kasutatakse tõenditena kohtus, uurimis- ja prokuratuuriorganites, notarites, vahekohtus jne. Juhtimistegevuses tagab dokumendi juriidiline jõud selle ametlikkuse töötajatele antud juhtimissüsteemina ning kõik muud struktuurid, millega see on omavahel seotud.

Dokumendi õiguslik jõud- see on vara, mis on talle edastatud kehtivate õigusaktide, selle väljastanud asutuse pädevuse ja registreerimiskorraga.

Sellest määratlusest tuleneb, et dokumendi väljastav juhtorgan või ametnik on kohustatud:

Koostamisel järgima kehtivaid õigusakte;

Avalda dokumente ainult oma pädevuse piires;

Järgima teatud ajal kehtivaid siseriiklikke dokumentide koostamise ja vormistamise eeskirju.

Seega määrab dokumendi juriidilise jõu nii dokumendi sisu kui ka vorm. Teatud tüüpi dokumentide jaoks on kehtivate registreerimiseeskirjadega välja töötatud nõuded detailidele, mis tõendavad nende juriidilist jõudu.

Dokumendile legaalseks andmiseks jõude on vaja. rekvisiidid:

Dokumendi liigi nimetus;

Dokumendi kuupäev;

Reg. dokumendi number;

Allkiri;

Heakskiidu tempel;

Heakskiidu allkiri;

Elektrooniliste dokumentide tõendamise korda määravad õigustloovad aktid .

Seega antakse elektroonilisele dokumendile õiguslik jõud:

Kohustuslikud andmed;

Looja volituste kinnitamine;

Kohustuslike detailide koosseis on kehtestatud järgmiste määrustega:

Föderaalseadused:

FZ "Teabe, informatiseerimise ja teabe kaitse kohta". See mitte ainult ei anna definitsioone teabevaldkonna kõige olulisematest mõistetest, vaid määratleb ka inf-iooni kaitse eesmärgid, samuti inf-siooni ohu. See seadus määratleb dokumendi teabe teabe lisamise eeldusena. ressursse. Seadusega kooskõlas seaduslik automaatse masina abil salvestatud, töödeldud ja edastatud dokumendi võimsus. teavet ja telekommunikatsioon. süsteemid, saab kinnitada elektriga. allkiri.

AT Vene Föderatsiooni seadus "Side kohta"Osaliselt on kajastatud elektroonilise dokumenteerimise ja elektrooniliste dokumentidega töökorralduse küsimused. Seadus ütleb, et stabiilse ja kvaliteetse side arendamine ja hoidmine on ühiskonna arengu ja riigi tegevuse kõige olulisem tingimus. Sidevahendid koos arvutitehnoloogia vahenditega moodustavad tehnilise aluse teabe kogumise, töötlemise, kogumise ja levitamise protsessi tagamiseks.

Vene Föderatsiooni seadus "On olek salajane "võtis kasutusele veel 2 selle teema problemaatikaga seotud mõiste definitsiooni: salajase teabe kaitsmise meetodid ja vahendid; riiklikud programmid ja meetmed riigisaladuse kaitse valdkonnas.

Seadus reguleerib teabekaitse alamsüsteemi sisaldavate integreeritud automatiseeritud kontorisüsteemide (IASD) levitamise teenuseid pakkuvate organisatsioonide tegevust. Litsents nende tööde tegemiseks väljastatakse organisatsiooni ja riigi erieksami tulemuste alusel. teabe kaitse eest vastutavate juhtide sertifitseerimine ning organisatsioon peab täitma mitmeid nõudeid.

Föderaalseadus "Arhiiviasjade kohta Vene Föderatsioonis"ütleb, et elekter. Doc-you võib omistada Arkhile. Vene Föderatsiooni fond. Kuid määrused ar-x. osakonnad puudutavad ainult kõige üldisemalt elektronide ladustamiseks vastuvõtmise, säilitamise, arvestuse ja kirjeldamise küsimusi. dok-in. Elektrooniliste dokumentide loomise ja kasutamise küsimusi lahendavad mõned teised osakonnad iseseisvalt.

Elektroni loomine. valitsused on tegelikult föderaalse sihtprogrammi „Electron. Venemaa”, millega seoses on mõned programmi sätted pühendatud elektroonilise dokumendihalduse korraldamisele.

Föderaalvõimude ja GOSTide määrused:

Venemaa Goskomstat, 01.05.2004 N 1 "Tööjõu ja selle maksmise arvestuse esmase raamatupidamisdokumentatsiooni ühtsete vormide kinnitamise kohta";

GOST R 6.30-2003"Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded paberimajandusele", mille kohaselt vormistatakse dokumente.

Elektrooniliste dokumentide jaoks GOST 6.10.4-84 "Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Masinakandjal dokumentidele ja arvutitehnika abil loodud mahhinogrammile juriidilise jõu andmine. Põhisätted". Käesolev standard kehtestab nõuded elektroonilisele dokumendile õigusjõu andvate detailide koostisele ja sisule ning kehtestab ka nendes muudatuste tegemise korra.

Elektrooniliste sõnumite jaoks - GOST R 53898-2010 “Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid. Dokumendihaldussüsteemide koostoime. E-posti nõuded. Standard määrab ära elektroonilise sõnumi vormi, koostise ja sisu.

Elektrooniline dokument peab sisaldama:

Registreerimisnumber;

Registreerimiskuupäev;

Dokumendi koostamise õigsuse eest vastutava või dokumendi kinnitanud isiku allkiri (kood);

Organisatsiooni nimi – dokumendi koostaja;

Organisatsiooni asukoht – dokumendi või postiaadressi koostaja.

Võimalik on kasutada lisadetaile, peaasi, et kohustuslikud on üheselt tuvastatavad.

Autentsus ja autentsus

Elektroonilise dokumendi autentsust on kõige lihtsam tagada elektroonilise digitaalallkirja (ES) abil. Kohus võtab elektroonilise dokumendi tõendusjõu hindamisel arvesse eelkõige vormistamise, säilitamise, edastamise ja autori tuvastamise viiside usaldusväärsust. Selleks on lisaks ES-le oluline usaldusväärne süsteem elektrooniliste dokumentide töötlemiseks (usaldusväärne salvestusruum).

Dokumendi nimi:
Dokumendi number:	6.10.4-84
Dokumendi tüüp:	GOST
Hostkeha:	NSV Liidu riiklik standard
Olek:	praegune
Avaldatud:	ametlik väljaanne
Vastuvõtmise kuupäev:	09. oktoober 1984
Kehtiv alguskuupäev:	01. juuli 1987
Läbivaatamise kuupäev:	01. aprill 2001

GOST 6.10.4-84 Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Masinakandjal dokumentidele ja arvutitehnika abil loodud mahhinogrammile juriidilise jõu andmine. Võtmepunktid

GOST 6.10.4-84

Rühm T54

RIIKIDEVAHELINE STANDARD

Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid

MASINAMEEDIALE ESITATUD DOKUMENTIDELE ÕIGUSLIKU KEHTIVUSE ANDMINE
JA VAHENDITEGA LOODUD MASINAGRAMM
ARVUTUSTEHNIKA

Võtmepunktid

ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Ülesandeks
õiguslik jõud tarkvara ja mahhinogrammi dokumentidele
loodud arvutite poolt. Kindral

NSVL Riikliku Standardikomitee 9. oktoobri 1984. a määrusega N 3549 määrati kasutuselevõtuperioodiks alates 07.01.87.

KORDUSVÄLJAANDMINE

Käesolev standard kehtestab nõuded masinkandjal dokumentidele juriidilise jõu andvate detailide koostisele ja sisule ning arvutitehnoloogia abil loodud mahhinogrammile, samuti nendes dokumentides muudatuste tegemise korra.

See standard on kohustuslik kõigile ettevõtetele, organisatsioonidele ja asutustele (edaspidi organisatsioonid), mis teostavad dokumentide teabevahetust masinkandjal ja mahhinogrammidel.

Selle standardi alusel saab välja töötada tööstusstandardid ja ettevõtete standardid, võttes arvesse masinkandjal ja masinprogrammil olevate dokumentide kasutamise iseärasusi nii organisatsioonide vahel kui ka organisatsioonis vahetult kasutamisel.

1. ÜLDSÄTTED

1. ÜLDSÄTTED

1.1. Masinkandjal olev dokument tuleb salvestada, toota ja märgistada vastavalt GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86 nõuetele, GOST 25465-95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88 ja teave on kodeeritud vastavalt üleliidulisele. tehnilise ja majandusliku teabe klassifikaatorid. Vajaliku teabe puudumisel üleliidulistes klassifikaatorites on lubatud kasutada registreeritud valdkondadevaheliste ja valdkondlike klassifikaatorite koode.
______________
* Kaotatud jõud Vene Föderatsiooni territooriumil.

1.2. Masinagramm tuleb koostada nõudeid arvestades osariigi standardidühtsete dokumentatsioonisüsteemide kohta.

1.3. Masinkandjal dokumenti ja masingrammi tuleks kasutada ainult siis, kui on olemas vastavad ministeeriumide ja osakondade otsused.

1.4. Masinkandjal oleva dokumendi ja mahhinogrammi transportimine (ülekanne, edasisaatmine jne) peab toimuma vastavalt standardile GOST 6.38-90 * koostatud kaaskirjaga. Kaaskirja näidis on lisatud.
______________
GOST R 6.30-97** (edaspidi).

** Vene Föderatsiooni territooriumil kehtib GOST R 6.30-2003. - Märkus "CODE".

1.5. Masinkandjal olev dokument ja masinloetav dokument muutuvad õigusjõuliseks pärast käesoleva standardi nõuete täitmist ja kaaskirja allkirjastamist.

1.6. Dokumendi salvestamine masinkandjale ja mahhinogrammi loomine peaks põhinema automaatsetelt salvestusseadmetelt sidekanalite kaudu saadud või automatiseeritud probleemide lahendamise protsessis algsetes (esmastes) dokumentides salvestatud andmetel.

1.7. Masinkandjale loodud dokumendi visuaalseks juhtimiseks muudetakse kasutajaorganisatsiooni nõudmisel see inimloetavale kujule erinevate tehnilisi vahendeid andmete kuvamine (kuvarid, trükiseadmed jne).

2. NÕUDED MASINAKANDJAS OLEVATE DOKUMENTIDE JA ARVUTISEADMETE POOLT LOODUD MASINAGRAMMIDE ANDMED

2.1. Masinkandjal või masinakirjas olev dokument peab sisaldama järgmisi kohustuslikke andmeid:

organisatsiooni nimi - dokumendi koostaja;

organisatsiooni asukoht - dokumendi koostaja või postiaadress;

Dokumendi pealkiri;

dokumendi valmistamise kuupäev;

dokumendi valmistamise õigsuse eest vastutava isiku kood masinkandjal või mahhinogrammil või reeglina dokumendi kinnitanud isiku kood.

Märge. Ministeeriumide ja osakondade otsusel on lubatud kasutada masinakandjal üksikute dokumentide ja masinakirja lisarekvisiite (telefoninumber, teletüüp, masinakandjale kantud dokumendi kinnitamise õigust omava isiku ametikoht ja perekonnanimi ja masingramm jne), mis kajastavad nende dokumentide loomise, kasutamise ja edastamise spetsiifikat.

2.2. Dokumendi kohustuslikud andmed masinakandjal tuleks paigutada viisil, mis võimaldab üksikasju üheselt tuvastada.

2.3. Masinakirja kohustuslikud üksikasjad tuleks trükkida ja paigutada ühtsete dokumentatsioonisüsteemide riiklike standardite nõuete kohaselt.

2.4. Rekvisiit "Organisatsiooni nimi – dokumendi koostaja" tuleb kirjutada järgmisel kujul: identifitseerimiskood vastavalt üleliidulisele ettevõtete ja organisatsioonide klassifikaatorile (OKPO) * ja organisatsiooni nimi. Võib kasutada kehtestatud lühendeid.
__________________
* See atribuut peab olema seotud GOST 6.38-90 nõuetega.


Organisatsioonide puhul, millel ei ole juriidilise isiku õigusi, tuleks märkida selle organisatsiooni OKPO kood, millele nad alluvad.

2.5. Nõue "Organisatsiooni asukoht - dokumendi koostaja" tuleb kirjutada järgmisel kujul: tunnuskood vastavalt üleliidulisele klassifikaatorile "NSVL ja liiduvabariikide haldusterritoriaalse jaotuse objektide tähistamise süsteem, samuti asulad" (SOATO) ja selle asula nimi, kus organisatsioon asub .

2.6. Nõutav "Dokumendi nimi" tuleb kirjutada järgmisel kujul: identifitseerimiskood ja dokumendi vormi nimetus vastavalt üleliidulisele juhtimisdokumentide klassifikaatorile (OKUD) * üleliidulise eesmärgiga või valdkondliku (osakondliku) dokumentide puhul. ), vabariiklik juhtimisdokumentatsiooni klassifikaator - valdkondlike (osakondade), vabariiklike blankettide dokumentidele.
______________
* Vene Föderatsiooni territooriumil kehtib OK 011-93.

2.7. Atribuut "Dokumendi valmistamise kuupäev" tuleb registreerida vastavalt GOST 6.38-90 nõuetele ja näidata dokumendi salvestamise aeg, mis võimaldab seda tuvastada masina protokolliga.

2.8. Rekvisiit "Dokumendi korrektse valmistamise eest vastutava isiku kood masinkandjale või masinprogrammile" või "Dokumendi kinnitanud isiku kood" tuleb kirjutada järgmisel kujul: isikukood ja ametikoht, isiku perekonnanimi. isik, kes vastutab dokumendi korrektse valmistamise eest masinkandjal või masinprogrammis, või isik, kes dokumendi kinnitas. Koodi omandiõigus konkreetsele isikule tuleb registreerida organisatsioonis, kes lõi dokumendi masinkandjal või tootnud masinprogrammi, ning luua tehnilised, tarkvaralised tööriistad ja organisatsioonilised tingimused, mis välistavad võõra koodide kasutamise võimaluse.

2.9. Organisatsioonid, kelle suhtes kohaldatakse erisätteid, peavad esitama lõigetes sätestatud üksikasjad. 2,4; 2.5 vastavalt käesolevate sätete reeglitele.

2.10. Masinkandjal dokumentide ja mahhinogrammide valimise, säilitamiseks vastuvõtmise ja tarbijatele väljastamise, nende tühistamise ja hävitamise korra kehtestavad ministeeriumid ja osakonnad.

3. MASINMEDIAALSELT JA MASINAGRAMMIDEL OLEVA DOKUMENDI ORIGINAAL, DUPLAADID, KOopiad

3.1. Selle arvutikompleksi standardtarkvaraga vastuvõetud dokumendi originaalid, duplikaadid ja koopiad masinkandjal ning mahhinogrammid omavad sama juriidilist jõudu, kui need on koostatud käesoleva standardi nõuete kohaselt.

3.2. Masinkandjal oleva dokumendi originaal on dokumendi esimene kirje masinkandjal ja sisaldab viidet, et see dokument on originaal.

Masinakirja originaal on dokumendi esimene koopia, mis on trükitud arvutitehnoloogia abil paberile ja mis sisaldab viidet selle dokumendi originaaliks.

3.3. Masinkandjal oleva dokumendi duplikaadid on ajaliselt hilisemad, masinkandjal oleva dokumendi sisukirjetes autentsed ja sisaldavad viidet, et need dokumendid on duplikaadid.

Masinakirja duplikaadid on kõik ajas hilisemad, sisu väljatrükkidel paberil autentsed, sisaldades viidet, et tegemist on duplikaatidega.

3.4. Masinkandjal või masinakirjas oleva dokumendi koopiad on dokumendid, mis on ümber kirjutatud originaalist või dokumendi duplikaadist masinkandjal või kirjutusmasinal teisele andmekandjale, mis on sisult autentsed ja sisaldavad viidet, et need dokumendid on koopiad.

Duplikaadid ja koopiad peavad sisaldama originaaldokumendis sisalduvaid kohustuslikke üksikasju masinakandjal või masinprogrammis.

Kirjutusmasinal, mis on masinkandjal oleva dokumendi koopia, peab lisaks olema dokumendi inimloetavasse vormi muutnud organisatsiooni tempel või pitser, kinnituskiri ja vastavad allkirjad.

4. MASINAKANDJA JA KANDJAGRAMMI DOKUMENTI MUUDATUSTE SISSEJUHTAMISE KORD

4.1. Masinkandjal olevat originaaldokumenti saab muuta ainult organisatsioon - dokumendi koostaja koos muudatuste sisu ja põhjuse kohustusliku registreerimisega ning tehtud muudatuste eest vastutav isik.

Muudatuste registreerimist teostab organisatsioon - dokumendikirje koostaja.

4.2. Kui algses masingrammis tehakse muudatusi, tuleb sellel näidata muudatuste põhjused, nende sisseviimise kuupäev ja kellaaeg, muudatuse teinud ametniku ametikoht ja allkiri ning selle ärakiri.

4.3. Organisatsioon - masinkandjal või mahhinogrammil oleva originaaldokumendi koostaja on kohustatud teavitama organisatsioone - dokumendi kasutajaid kõigist muudatustest, saates saatekirja, mis sisaldab teavet muudatuste kohta ja sisaldab koos viidetega punkti 2.1 kohased nõutavad üksikasjad järgmised andmed:

märge muudatuse põhjuse kohta;

muutmise aeg;

ametniku allkiri.

Vajadusel võib kaaskiri sisaldada originaaldokumendi koostanud organisatsiooni templit või pitsatit masinakandjal või masinprogrammil.

4.4. Masinkandjal oleva dokumendi duplikaadi (koopia) või kasutaja valduses oleva mashinogrammi muutmine toimub ainult masinkandjale või mašinogrammile dokumendi koostanud organisatsiooni teate alusel.

4.5. Muudetud originaaldokument, samuti muudetud dokumendi duplikaat ja koopiad jäävad juriidiliselt kehtima, kui muudatused on tehtud käesoleva standardi nõuete kohaselt.

LISA (viide). KAASKIRJA NÄIDIS

LISA
Viide

Organisatsiooni rekvisiidid - dokumendi looja masinkandjal või mahhinogrammil		Dokumendi juurdepääsupiirangu riba
Teksti pealkiri

Vastavalt 25. detsembril 1984 sõlmitud lepingule saadan teile masinkandjal dokumendid, mis sisaldavad järgmist teavet:

	Tehase number magnetlint	Köite seerianumber
			Väljund
			Rakendamine
			Transport

Kasutamine: magnetlint - 3.

Märge. Kaaskiri koostatakse organisatsiooni kirjaplangil vastavalt GOST 6.38-90 nõuetele.

Dokumendi teksti kontrollivad:
ametlik väljaanne
Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid: Sat.GOSTov. -
M.: IPK standardite kirjastus, 2001

GOST 6.10.4-84 Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Masinakandjal dokumentidele ja arvutitehnika abil loodud mahhinogrammile juriidilise jõu andmine. Võtmepunktid

Dokumendi nimi:
Dokumendi number:	6.10.4-84
Dokumendi tüüp:	GOST
Hostkeha:	NSV Liidu riiklik standard
Olek:	praegune
Avaldatud:	ametlik väljaanne Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid: Sat.GOSTov. - M.: IPK standardite kirjastus, 2001
Vastuvõtmise kuupäev:	09. oktoober 1984
Kehtiv alguskuupäev:	01. juuli 1987
Läbivaatamise kuupäev:	01. aprill 2001

GOST 6.10.4-84 Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Masinakandjal dokumentidele ja arvutitehnika abil loodud mahhinogrammile juriidilise jõu andmine. Võtmepunktid

Organisatsioonides peavad töötajad tootmisprotsessi osana omavahel sisemist kirjavahetust. Nad kirjutavad avaldusi, teavitavad üksteist teadetega tehtud töö edenemisest või sellest, kuidas seda teha tuleks. Sageli on sellised dokumendid suure tähtsusega ja seetõttu peavad neil olema juriidiline jõud.

Dokumendile juriidilise jõu andmiseks tuleb järgida järgmisi reegleid:

tööandja peab ettevõttesisese kirjavahetuse dokumendi koostamisel järgima kehtivaid õigusnorme;

töötaja saab dokumendi väljastada ainult oma pädevuse piires;

tööandja on kohustatud järgima dokumentide koostamise ja vormistamise, samuti töötajate sellega (vajadusel) tutvustamise eeskirju.

Rekvisiidid, mis annavad dokumendile juriidilise jõu

Detailide kohustuslik koosseis, mis annab loodud dokumentidele juriidilise jõu:

1. Dokumendi autor (organisatsiooni, asutuse, ettevõtte nimi, mis näitab osakondlikku kuuluvust või juriidilist vormi). Teine võimalus on printida dokument kirjaplangile. Mõned dokumendid näitavad lisaks linna, kus see dokument avaldati.

2. Dokumendi nimetus (korraldus, määrus vms).

3. Dokumendi loomise, kinnitamise, jõustumise kuupäev.

4. Käesoleva dokumendi registreerimisindeks (number) vastavalt ettevõtte poolt vastu võetud registreerimissüsteemile.

6. Organisatsiooni juhi või tema volitatud vastutava isiku allkiri. Pea allkirja saab kinnitada mitmel kujul, eelkõige:

6.1. Otsene allkiri (nagu ühtsete vormide korralduste all - asukoha märkimine, allkirja dekodeerimine ja allkiri ise).

6.2. Selle organisatsiooni juhi (või volitatud ametniku) allkirjastatud otsene kinnitustempel. Heakskiidu tempel on kinnitatud dokumendi ülemisse päisesse paremale küljele.

6.3. Kaudne heakskiidutempel, vahendatud näiteks korraldusega kinnitamise kaudu. Selline tempel lüüakse reeglina ka dokumendi ülemisele päisele paremale küljele (nagu ühtsel kujul T-3 - Personal).

6.4. Juhi resolutsiooni kujul, näiteks töötaja avaldusel. Otsus peab sisaldama nelja komponenti: otsuse saaja, haldustoiming või korraldus ise, juhataja allkiri ja otsuse tegemise kuupäev. Resolutsioon kinnitatakse reeglina käsitsi dokumendi mis tahes vabasse kohta, kuid tavaliselt selle ülemisse ossa.

7. Viisade kinnitamine seda tüüpi dokumentidele, millel ilma sellise viisata ei ole täielikku juriidilist jõudu. Näiteks kooskõlastusviisad esmase ametiühinguorganiga, esinduskogu arvamusega arvestamine, kokkulepe juristiga, pearaamatupidajaga jne. Heakskiitmist vajavad dokumendid määratakse kindlaks kehtivate õigusaktide, ühtsete vormide ja organisatsiooni enda kohalike kohalike eeskirjade nõuetega, eelkõige kontoritöö juhistega või osakondade eeskirjadega jne (kui need on olemas). Kinnitusviisa võib olla järgmistes vormides:

7.1. Nõustamist kinnitava dokumendi märge (ühtne vorm T-7). Heakskiidu tempel kantakse reeglina kujunduse alumisse ossa vasakule küljele.

7.2. Märgitakse kokkulepet kinnitav sõnastus, isiku või isikute seisukoht, kellega leping sõlmiti, allkiri/allkirjad, nende ärakirjad ja kokkuleppe kuupäevad. Heakskiitmisviisa kleebitakse reeglina dokumendi vormistamisosa alla või mis tahes vabasse kohta.

8. Tutvumisviisad peavad olema kõikide personalikorralduste ja muude dokumentide all, mis sisuliselt tuleb edastada teatud töötajate ringile. See rekvisiit sisaldab ka käsitsi kirjutatud kuupäeva, mil töötajad allkirjastatud dokumendi all tutvuvad. Tutvumisviisa on kinnitatud dokumendi allserva keskele või vasakule küljele.

Riigi Statistikakomitee väljatöötatud ühtsed vormid on üles ehitatud dokumentidele juriidilise jõu andmist arvestades ja sisaldavad kõiki täpsustatud andmeid (ehkki on ka erandeid, näiteks töötaja isikukaart – ühtsel vormil T-2 ei ole registreerimisnumbrit , kuna neid dokumente ei säilitata mitte kronoloogilises, vaid tähestikulises järjekorras).

Näide kõigist ühtsel vormil täpsustatud üksikasjadest on toodud allpool, kasutades näitena ühtset vormi T-6 - puhkuse tellimus.

Sisekirjavahetuse dokumentidele juriidilise jõu andmine

Organisatsiooni sisemine kirjavahetus lahendab järgmisi ülesandeid:

1. Avaldab ja dokumenteerib kirjalikult ühe poole, tööandja või töötaja arvamust, soovi, ettepanekut või on teise poole teavitamise iseloomuga.

2. On lahutamatu lüli lõpetamismenetluses tööleping, töötajate üleviimine, puhkuse registreerimine ja muud personaliprotseduurid.

3. Toimib vajaliku dokumentaalse tõendusmaterjalina töövaidluse arutamisel.

Selleks, et sisemine kirjavahetus saaks täita kõiki ülaltoodud ülesandeid, peavad olema täidetud järgmised tingimused:

1. Dokument peab olema korrektselt vormistatud koos kõigi selle jaoks vajalike andmetega.

2. Dokumendil peab olema sissetuleva ja väljamineva dokumentatsiooni registri järgne registreerimisnumber.

3. Vastuvõttev pool peab sellele dokumendile ametlikult vastama. Näiteks resolutsiooni kujul.

4. Dokument tuleb säilitada arvestades kehtestatud arhiivinõudeid.

Kõige sagedamini peab töötaja sisemist kirjavahetust avalduste, ametlike ja memode abil ning tööandja - teatiste vormis. Sisekirjavahetuse dokumente ei vormistata mitte ainult siis, kui on vaja vahetada ametlikke teateid töötajate vahel, vaid ka osakonnajuhatajate ja töötajate, ühe osakonna juhatajate ja teiste vahel jne.

Praegu enamik see kirjavahetus toimub aastal elektroonilisel kujul, sõnumite teel meili teel . Selliste sõnumitega on äärmiselt raske tõestada, et selle elektroonilise dokumendi on loonud see konkreetne töötaja (isegi paroolide määramisel peate tõestama, et keegi peale selle konkreetse töötaja ei teadnud konkreetsele e-kirjale juurdepääsu parooli). Seetõttu on konflikti või võimaliku konflikti tekkimisel soovitatav vormistada oma allkirjaga tõendavad dokumendid paberkandjal ning registreerida end ametniku kaudu dokumendi registreerimise eest vastutavas ettevõttes.

Sellisele kirjavahetusele on võimalik anda juriidiline jõud, kui töötaja prindib elektroonilised teated välja ja ametnik need registreerib. Lisaks peavad ettevõtte sisedokumendid (kohalikud siseeeskirjad) fikseerima just sellise teabevahetuse meetodi, aga ka sõnumite kontrollimise sageduse, kui suhtlusmehhanismi.

Kaaluge üldised põhimõtted sisemise kirjavahetuse dokumentidele - avaldustele ja teatistele juriidilise jõu andmine. Need dokumendid on sageli töövaidlustes peamised tõendid, mistõttu on pädev töö nendega tööandja huvide kaitseks äärmiselt oluline.

Registreerimise tunnused ja avaldustele juriidilise jõu andmine

Tööandja huvides on töötajate isiklikud avaldused käsitsi täidetud. Tavaliselt kasutavad organisatsioonid näidisvorme, milles tuleb käsitsi täita vähemalt töötaja allkiri ja avalduse allkirjastamise kuupäev. Sageli tõlgendatakse sellist avalduste vormistamist kohtukonfliktis kui töötajale avaldatavat survet.

Põhimõtteliselt saab avalduse koostada ka automaatselt, kuid siiski prinditakse see välja ja allkirjastatakse selle avalduse koostaja poolt.

Võttes arvesse ülaltoodud dokumentidele juriidilise jõu andmise korda, on taotluses soovitav lisada järgmised andmed:

1. Dokumendi nimi on "Avaldus".

2. Adressaat - kellele avaldus saadetakse, märkides ametikoha konkreetses organisatsioonis, täisnimi. ametnik.

3. Koostaja - kellelt see saadetakse, märkides ametikoha ja täisnime. töötaja.

4. Avalduse tekst.

5. Taotluse koostaja allkiri.

6. Taotluse esitamise kuupäev.

7. Kooskõlastusallkirjad (kõige sagedamini koos struktuuriüksuse juhiga - vajadusel). See rekvisiit on valikuline. Seetõttu määravad selle olemasolu konkreetses organisatsioonis selliste dokumentidega töötamise põhimõtted.

8. Taotluse registreerimisnumber. Dokumendile määratakse number vastavalt sissetulevate dokumentide ajakirjale (või mõnele muule ajakirjale, olenevalt registreerimissüsteemi ülesehitusest konkreetses organisatsioonis), märkides numbri, dokumendi vastuvõtmise kuupäeva ja vastutava isiku allkirja. (näiteks sekretär). Nende dokumentide saamise eest vastutav isik paneb numbri üles.

9. Isiku otsus, kellele taotlus oli suunatud või kes on volitatud konkreetset küsimust lahendama. Otsus peab sisaldama omakäelist allkirja, kuupäeva ja taotluse väljastamise kohta tehtud haldusotsust, milles on märgitud konkreetne ametnik (tema perekonnanimi või lihtsalt osakond), kellele see korraldus saadetakse, ja (vajadusel) kuupäev, milleks korraldus saadetakse. resolutsioonis märgitud tuleb täita.

10. Pärast selle avalduse alusel personaliprotseduuride läbiviimist saab sellele teha märke pealiku käsu täitmise kohta (vt näide 8). Need kinnitatakse reeglina dokumendi kujundusosa allserva vasakule või mis tahes vabasse kohta.

11. Selle juhtumi numbril, millele käesolev avaldus saadeti, võivad olla märgid.

Siin on näide rakendusest koos kõigi vajalike üksikasjadega.

Registreerimise omadused ja teadetele juriidilise jõu andmine

Tööandja kirjutab teateid selleks, et töötajat millestki teavitada. Näiteks hoiatada teda kavandatava personali vähendamise eest (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 180), eelseisva korralise iga-aastase puhkuse eest vastavalt ettevõtte puhkusegraafikule (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 123) , eelseisva töölepingu tingimuste muudatuse kohta (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 74), töötajaga tähtajalise töölepingu lühendamise kohta (Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikkel 79). Vene Föderatsioon) jne.

Ametlikud teated tööseadusandluses sätestatud korra järgimiseks tuleb vormistada ainult paberkandjal, kuna need dokumendid kinnitavad kehtestatud korrast kinnipidamist ning töötaja kinnitab selle teate kättesaamist reeglina dokument ise.

Allpool on väljavõtted tööseadustikust, mis kinnitavad kirjaliku teatamise nõuet teatud juhtudel tööseadusandluse nõuete täitmisest.

Dokumendi fragment

Vene Föderatsiooni töökoodeks Artikkel 74 (...) Tööandja on kohustatud teavitama töötajat poolte määratud töölepingu tingimuste eelseisvatest muudatustest, samuti põhjustest, mis tingisid muudatuste tegemise. kirjutamine hiljemalt kahe kuu jooksul, kui käesolevas koodeksis ei ole sätestatud teisiti. Kui töötaja ei ole nõus uutes tingimustes töötama, on tööandja kohustatud seda tegema kirjutamine pakkuda talle teist tööandjale kättesaadavat tööd (nii vaba ametikohta või töötaja kvalifikatsioonile vastavat töökohta kui ka vaba madalamat ametikohta või madalamapalgalist tööd), mida töötaja saab oma terviseseisundit arvestades täita. Artikkel 79. Tähtajalise töölepingu lõpetamine Tähtajaline tööleping lõpetatakse selle kehtivusaja möödumisel. Töölepingu lõppemisest selle lõppemise tõttu tuleb töötajat kirjalikult teavitada vähemalt kolm kalendripäeva enne ülesütlemist, välja arvatud juhud, kui tööülesannete täitmise ajaks sõlmitud tähtajalise töölepingu tähtaeg. puuduv töötaja aegub. Artikkel 123 Tasuliste puhkuste andmise järjekord määratakse igal aastal vastavalt puhkuse ajakavale (…). Töötajale tuleb teatada puhkuse algusaeg. maalimise all hiljemalt kaks nädalat enne selle algust. Artikkel 180 (...) Töötajaid hoiatab tööandja isiklikult ja maalimise all vähemalt kaks kuud enne lõpetamist.

Kõigil neil juhtudel peab tööandja kinnitama töötaja teavitamise fakti teatud aja jooksul, mis vastab tööseadusandluse nõuetele. Seetõttu antakse sellised teated töötajale isikliku allkirja all. Ja teatise edastamisel pole kõige olulisem mitte niivõrd töötaja allkirjastamine, vaid sellise teate kättesaamise kuupäeva märkimine.

Teatises on kõik samad üksikasjad, mis peaksid olema igal personalidokumendil.

Sisekirjavahetuse dokumentide registreerimise süsteem

Tööandjal on lihtsam end kaitsta töökonflikti (sh kohtuliku) korral, kui organisatsioonil on pädevalt ehitatud dokumentide registreerimissüsteem. Ettevõttes registreerimissüsteem on vajalik:

dokumentide saadavuse fikseerimine ja nende liikumise jälgimine;

ettevõtte dokumentidele õigusliku jõu andmine;

ettevõttesisese dokumendivoo optimaalne korraldamine;

tööandja huvide kaitsmine kohtuliku konflikti korral. AT sel juhul päeviku registreerimise süsteem kinnitab dokumendi loomise fakti teatud kuupäeval.

Ajakirjade (raamatupidamisraamatute) arv, mida tuleb pidada, sõltub otseselt organisatsiooni tegevuse omadustest. Selleks, et raamatupidamispäevikud (raamatud) ei täidaks mitte ainult dokumentide registreerimise funktsiooni, vaid oleksid konflikti korral ka tõendiks selle kohta, et dokument loodi tegelikult teatud aja jooksul ja seda ei saanud hiljem sisestada, nende ajakirjade registreerimisel on soovitatav järgida järgmisi reegleid.

Ajakirjad peavad:

olema kõva kattega (säilivusaja järgimiseks);

omama liimköidet (tõestamaks lehe eemaldamise või olemasoleva ajakirja lisamise võimatust või keerukust);

olema nummerdatud leheküljed algusest lõpuni;

olema õmmeldud;

olema kinnitatud juriidilise isiku pitseriga ja organisatsiooni juhi allkirjaga (välja arvatud kaks esimest tööraamatute arvestusraamatut, mis peavad olema kinnitatud vahapitsati või pitseriga (määruse punkt 41). Vene Föderatsiooni valitsus 16. aprillist 2003 nr 225 "Tööraamatute kohta").

Ajakirjade sisevaade, milles on võimalik sisekirjavahetuse dokumente registreerida, töötavad välja organisatsioonid ise, kuna puuduvad ajakirjade ühtsed vormid. Allpool on näide nende vormist.

Koopiad ja duplikaadid

Sageli edastatakse sisekirjavahetuse dokumendid ametnikele koopiate või duplikaatidena, eriti kui originaaldokument saadetakse kõrgemale ametnikule või kantakse toimikusse, kuid dokumendiga tuleb teha täiendavaid toiminguid.

Kopeeri Dokument võib olla faksimiil või tasuta. Faksi koopia taasesitab täielikult dokumendi sisu ja kogu selle väliseid märke- originaalis sisalduvad andmed (sealhulgas allkiri ja pitser) või nende osa, eelkõige nende asukoht. tasuta koopia kirjutusmasinal loodud, sisaldab kõiki dokumendi üksikasju, kuid ei pruugi selle vormi korrata.

Dokumentide eest vastutav töötaja kinnitab koopiad. Koopiate tõestamine toimub, kinnitades sellele sõna "Tõene" või "Koopia on õige" ning märkides allkirja, selle ärakirja ja vastutava isiku kuupäeva. Tõend kinnitatakse reeglina dokumendi formaalse osa allossa suvalisele vabale kohale.

Kui dokument esitatakse teistele organisatsioonidele, siis dokumentide koopiatel (väljavõtted neist) tembeldage kindlasti .

Duplikaat - ametliku dokumendi koopia, millel on originaali juriidiline jõud.

* * *

Seega ei saa alahinnata sisemise kirjavahetuse dokumente - sageli nende oma õige disain ja töötlemine sõltub menetluse seaduslikkuse tunnustamisest. Kuid just nende dokumentidega tööandjad enamasti ei tea, kuidas käituda. Selliseid pabereid ei registreerita, ei võeta arvesse, ei lepita kokku, mis mõjutab negatiivselt mitte ainult dokumendi juriidilist jõudu, vaid ka ettevõttes läbiviidavaid juhtimisprotseduure. Tihti ei suuda tööandja seetõttu tõendada konkreetse töötaja süüd ega saa rakendada seaduslikke meetodeid distsiplinaarkaristuse kohaldamiseks või töötajaga töölepingu lõpetamiseks. Paljud ettevõtted hakkavad dokumentidega töötamise süsteemi üles ehitama juba oma vigade põhjal, kuid parem on seda ennetada Negatiivsed tagajärjed kui nende tulemusega tegeleda.

1 Käsitsi kirjutatud kuupäev

2 Isiklik kohting

Masinakandjal olev dokument omandab juriidilise jõu tingimusel, et selle täitmise nõuded, mis on loetletud allpool ja vastavad standardile GOST 6.10.4-84, on täidetud.

Masinakandjal olev dokument tuleb salvestada, toota ja märgistada vastavalt standardite GOST 12065-74, GOST 20598-80, GOST 8303-76, GOST 25752-83, GOST 25764-83, GOST 6.10.1- nõuetele. 80, GOST 6.10. 2-83, GOST 6.10.3-83, GOST 2.003-77, GOST 2.301-77 - GOST 2.034-77, GOST 1977-74, GOST 1978-74 ja kogu teave on kodeeritud vastavalt - Liidu tehnilise ja majandusliku teabe klassifikaatorid. Vajaliku info puudumisel üleliidulistes klassifikaatorites on lubatud kasutada registreeritud valdkondadevaheliste klassifikaatorite koode.

Mashinogramm tuleb luua, võttes arvesse ühtsete dokumentatsioonisüsteemide riiklike standardite nõudeid.

Dokumendi salvestamine masinkandjale ja mahhinogrammi loomine peaks põhinema automaatsetelt salvestusseadmetelt sidekanalite kaudu saadud või automatiseeritud probleemide lahendamise protsessis algsetes (esmastes) dokumentides salvestatud andmetel.

Masinkandjal või masinakirjas olev dokument peab sisaldama järgmisi kohustuslikke andmeid:

Organisatsiooni nimi – dokumendi koostaja;

Organisatsiooni asukoht - dokumendi või postiaadressi koostaja;

Dokumendi pealkiri;

Dokumendi valmistamise kuupäev;

Masinkandjal või mahhinogrammil dokumendi valmistamise õigsuse eest vastutava isiku kood või reeglina dokumendi kinnitanud isiku kood.

Dokumendi kohustuslikud andmed masinakandjal tuleks paigutada viisil, mis võimaldab üksikasju üheselt tuvastada.

Masinakirja kohustuslikud üksikasjad tuleks trükkida ja paigutada ühtsete dokumentatsioonisüsteemide riiklike standardite nõuete kohaselt.

Rekvisiit "Organisatsiooni nimi – dokumendi koostaja" tuleb kirjutada järgmisel kujul: tunnuskood üleliidulise ettevõtete ja organisatsioonide klassifikaatori (OKPO) järgi ja organisatsiooni nimi. Võib kasutada kehtestatud lühendeid.

Organisatsioonide puhul, millel ei ole juriidilise isiku õigusi, tuleks märkida selle organisatsiooni OKPO kood, millele nad alluvad.

Nõue "Organisatsiooni asukoht - dokumendi koostaja" tuleb kirjutada järgmisel kujul: identifitseerimiskood vastavalt üleliidulisele klassifikaatorile "NSVL ja liidu haldusterritoriaalse jaotuse objektide tähistamise süsteem". vabariigid, samuti asulad" ja asula nimi, kus organisatsioon asub.

Rekvisiit "Dokumendi nimi" tuleb kirjutada järgmisel kujul: identifitseerimiskood ja dokumendi vormi nimetus vastavalt üleliidulisele juhtimisdokumentide klassifikaatorile (OKUD) üleliidulise eesmärgi või filiaali dokumentide puhul ( osakond), vabariiklik juhtimisdokumentatsiooni klassifikaator - filiaalile (osakond), vabariiklikud dokumendivormid .

Rekvisiit "Dokumendi valmistamise kuupäev" tuleb registreerida vastavalt GOST 6.38-72 nõuetele ja näidata dokumendi salvestamise aeg, mis võimaldab tuvastada selle masina protokolliga.

Rekvisiit "Dokumendi korrektse valmistamise eest vastutava isiku kood masinkandjale ja masinskeemidele" või "Dokumendi kinnitanud isiku kood" tuleb kirjutada järgmisel kujul: isikukood ja ametikoht, isiku perekonnanimi. isik, kes vastutab dokumendi korrektse valmistamise eest masinkandjale ja masinprogrammidele või dokumendi kinnitanud isik. Koodi kuuluvus konkreetsele isikule peab olema registreeritud organisatsioonis, kes lõi dokumendi masinkandjal või tootnud masinprogrammi, samuti tuleb luua tehniline tarkvara ja organisatsioonilised tingimused, mis välistavad võõraste koodide kasutamise võimaluse.

Selle arvutikompleksi standardtarkvaraga vastuvõetud dokumendi originaalid, duplikaadid ja koopiad masinkandjal ning mahhinogrammid omavad sama juriidilist jõudu, kui need on koostatud käesoleva standardi nõuete kohaselt.

Masinkandjal oleva dokumendi originaal on masinkandjal oleva dokumendi esimene ajakirje, mis sisaldab viidet sellele, et see dokument on originaal.

Masinakirja originaal on dokumendi esimene koopia, mis on trükitud arvutitehnoloogia abil paberile ja mis sisaldab viidet selle dokumendi originaaliks.

Oluline on meeles pidada, et vastavalt standardile GOST R 6.30-97 on dokumendi elektroonilise koopia identifikaator märgis (jalus), mis asetatakse dokumendi iga lehekülje vasakusse alumisse nurka ja sisaldab dokumendil oleva faili nime. masinkandja, kuupäev ja muud organisatsioonis olevad otsinguandmed.

Masinkandjal oleva dokumendi duplikaadid on ajaliselt hilisemad, masinkandjal oleva dokumendi sisukirjetes autentsed ja sisaldavad viidet, et need dokumendid on duplikaadid.

Masinakirja duplikaadid on kõik ajas hilisemad, sisu väljatrükkidel paberil autentsed, sisaldades viidet, et tegemist on duplikaatidega.

Masinkandjal või masinakirjas oleva dokumendi koopiad on dokumendid, mis on originaalist või masinkandjal olevast duplikaadist või masinakirjast ümber kirjutatud muule teabekandjale, sisult autentsed ja sisaldavad viidet, et need dokumendid on koopiad.

Duplikaadid ja koopiad peavad sisaldama originaaldokumendis sisalduvaid kohustuslikke üksikasju masinakandjal või masinprogrammis.

Teemast lähemalt 33.. MASINAALSE ANDMED DOKUMENTIDE ÕIGUSLIKU KEHTIVUSE ANDMINE:

1. Arvutiteabele ebaseadusliku juurdepääsu faktide uurimine
2. 33.. MASINADOKUMENTIDELE ÕIGUSLIKU KEHTIVUSE ANDMINE
3. Teema 17. Võla- ja maksedokumentide sundtäitmine
4. Välisriigis vormistatud dokumentide vastuvõtmine notari juures. Apostilli vormi ja sisu mõiste ja nõuded