Jurnalul de circulație a foilor de parcurs. Foarte de transport. Descărcați scrisoarea de parcurs. Descărcați registrul scrisorii de parcurs

Jurnal de bord borderouri sunt obligați să conducă toate organizațiile care utilizează vehicule în implementarea activităților lor. Legislația impune cerințe speciale pentru menținerea și completarea acestui jurnal. Vă vom spune mai multe mai târziu în articolul nostru.

Revista este formată din mai multe părți.

Pagina titlu:

• Denumirea juridică a întreprinderii.
• Detalii despre organizație (OKPO).
• Perioada de înregistrare.

Parte tabelară cu informații:

• Numărul foii de parcurs și data efectivă a eliberării către șofer.
• Informații despre șofer (numele complet și numărul personalului).
• Numărul de garaj al mașinii.
• Semnăturile persoanelor autorizate și ale persoanelor responsabile (șofer, dispecer, contabil).

Jurnalul de înregistrare și emitere a foilor de parcurs are așa-numita numerotare continuă și trebuie păstrat în ordine cronologică. De îndată ce registrul contabil este completat, acesta trebuie să fie flashat și vizat cu sigiliul întreprinderii și semnătura proprietarului întreprinderii.

Practic, la întreprinderi, un contabil pentru documentația primară sau un alt angajat autorizat al organizației completează jurnalul de contabilitate, în contract de muncă care este înregistrată. În cazuri individuale, obligația de a ține și înregistra contabilitatea foilor de transport este atribuită unei organizații terțe (dacă contabilitatea este externalizată). În acest caz, între părți se semnează un acord cu termenii de cooperare, drepturi și obligații reciproce. Această opțiune este permisă de legislația Federației Ruse. În plus, documentul poate fi depus electronic.

Dacă trebuie să faceți corecții la registrul scrisorilor de parcurs, trebuie să vă ghidați după reglementările legislative. Corecții în revistă, ca și în rest documente primare, ar trebui să se facă prin tăierea cu ușurință a datelor incorecte și efectuarea unei noi înscrieri cu data și avizul cu semnătură și sigiliu.

O mostră de completare a unui jurnal poate fi descărcată gratuit.

La nivel legislativ, fiecare organizație care utilizează vehicule pentru afaceri sau producție este obligată să țină un registru de scrisori de parcurs. Acestea trebuie completate în conformitate cu standardul în conformitate cu formularul nr. 8. Acest document este considerat documentație primară, care confirmă de fapt costurile combustibilului și lubrifianților, vă permite să planificați costurile și să reduceți plățile fiscale. În plus, un registru este necesar pentru acumularea șoferilor.

Registrul scrisorilor de parcurs este un formular unificat standard nr. 8 utilizat de companiile care au vehicule (TC) pentru a monitoriza funcționarea parcului de vehicule și costurile cu combustibilul. Cum este utilizat acest document de înregistrare, dacă formularul standard este obligatoriu pentru utilizare și dacă este posibilă o alternativă, această publicație va spune.

Jurnalul de înregistrare a circulației foilor de parcurs: ce fel de document este acesta

Formularul nr. 8 a fost aprobat de Comitetul de Stat de Statistică în 1997 și până în 2013 a fost obligatoriu pentru întreprinderile care au vehicule în bilanţ. De la începutul anului 2013, a încetat să mai fie obligatoriu, dar asta nu înseamnă deloc că nu este nevoie să ținem un jurnal acum. Doar că legiuitorii au permis companiilor să dezvolte forme mai convenabile ale documentului, păstrând, totuși, un set complet de detalii obligatorii. Rețineți că majoritatea companiilor folosesc în continuare registrul scrisorilor de transport. , prin adăugarea coloanelor necesare (importante pentru companie).

O formă tipică sau modificată a jurnalului este introdusă în fluxul de lucru cu un semn în politica contabilă sau o ordine separată a capului. De obicei, jurnalul este actualizat anual, însă, în marile întreprinderi de transport cu motor, se stabilește adesea un ciclu lunar, care este menționat și în politica contabilă a companiei. Ca document contabil primar, regula generala jurnalul este păstrat în întreprindere sau arhivă timp de cel puțin cinci ani.

Jurnalul de mișcare a scrisorii de transport: cum se aplică

Legea obligă firmele și antreprenorii care utilizează vehicule de diferite categorii în activitățile lor să elibereze șoferilor foi de parcurs (PL) - documente care dă dreptul de a le exploata. Înregistrează informații despre traseu, bilanțul și mișcarea combustibilului, citirile vitezometrului, caracteristicile procesului de lucru (de exemplu, numărul de ridicări de marfă), timpul necesar pentru a merge la serviciu și a ajunge la garaj. Întreprinderile mari și de transport cu motor practică emiterea zilnică de borderouri. Micile organizații ale căror activități nu sunt legate de transportul auto pot emite o scrisoare de parcurs pentru șoferi pe o perioadă de până la 1 lună. Insa, indiferent de frecventa emiterii bonurilor, acestea trebuie consemnate in registrul PL-urilor.

Cerințe pentru completarea jurnalului

Formularul nr. 8 este o revistă, pe pagina de titlu a căreia sunt indicate denumirea companiei, statutul acesteia și perioada de acoperire. Jurnalul în sine este un tabel în care sunt introduse informații despre toate borderourile emise de companie. Chiar dacă oricare dintre ele este completat incorect și stricat, acesta este atașat jurnalului cu marca „Distrus”, iar numărul acestuia trebuie introdus în ordinea cronologică generală în jurnal.

Ca multe cărți de înregistrare, jurnalul are numerotarea continuă a foilor, este cusut, certificat prin semnătura capului și sigiliul organizației (dacă există). Responsabilitatea pentru completarea documentului și acuratețea informațiilor din acesta revine angajatului desemnat să efectueze această activitate prin ordinul conducerii sau în conformitate cu atributii oficiale. Registrul foilor de parcurs, formularul 8, poate fi descărcat mai jos. Arata cam asa:

Toate coloanele acestui formular sunt obligatorii. Acestea reflectă în ordine cronologică informații despre numărul submarinului, data emiterii, numele complet al șoferului căruia i-a fost eliberat și semnătura sa de confirmare. La returnarea foii de parcurs, se face o notă la data returnării acesteia și se confirmă prin semnătura expeditorului, care acceptă foaia și o transferă contabilului pentru prelucrare. Contabilul confirmă și transferul de bonuri prin chitanță manuală.

Registrul scrisorii de transport: umplere eșantion

	Data emiterii p/l	Conducător auto		Număr garaj TS				Notă
					șofer în primire p/l	dispecer și data recepției p/l și documente de la șofer	contabil și data acceptării p/l
		Sergheev Anton Mihailovici			pictura șoferului	semnătura dispecerului	13.01.2017 semnătura contabilului	completat cu particularitățile traseului etc.
		Pershin Andrey Viktorovich			pictura șoferului	semnătura dispecerului	13.01.2017 semnătura contabilului

Întreprinderile și oamenii de afaceri au dreptul să completeze tabelul cu coloane cu diferite informații pe care le consideră necesare. Deci, multe companii introduc informații despre traseul vehiculului, mărfurile livrate, kilometrajul vehiculului, consumul de combustibil etc.

Importanța acestui document contabil este determinată și de faptul că este una dintre confirmările de funcționare a vehiculelor companiei, și, în consecință, a costurilor cu combustibilul, care fac posibilă reducerea bazei de impozitare prin reducerea plăților corespunzătoare. În plus, jurnalul, care fixează ieșirile șoferilor pe linie și informații despre timpul de lucru, servește drept bază pentru calcularea salariilor pentru șoferii companiei.

Foaia de parcurs al unui camion este documentul principal de contabilitate primară, care, împreună cu scrisoarea de însoțire pentru transportul mărfurilor, determină indicatorii pentru contabilizarea activității materialului rulant și a șoferului, precum și pentru calcularea salariului de șoferul și efectuarea plăților pentru transportul mărfurilor.
Pentru vehiculele de transport de marfă, Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 N 78 a aprobat două forme de borderouri - formularul N 4-c și formularul N 4-p.

* Formularul N 4-c (la bucată) se utilizează la efectuarea transportului de mărfuri, cu condiția plății autoturismului la tarife la bucată.
* Formularul N 4-p (pe bază de timp) este utilizat cu condiția plății pentru munca mașinii la un tarif bazat pe timp și este conceput pentru transportul simultan de mărfuri la doi clienți în spinii unei zile lucrătoare (schimb) a șoferului.

Cupoanele de ruptură ale foii de transport sunt completate de client și servesc drept bază pentru ca organizația-proprietar al vehiculului să prezinte o factură către client.
Cuponul de rupere corespunzător este atașat contului. Foaia de parcurs rămâne în organizația care deține vehiculul, repetă înregistrări identice despre timpul în care mașina a fost operată de către client și servește drept bază pentru contabilizarea funcționării vehiculului în timpul zilei de lucru.

În cazul în care articolele de inventar vor fi transportate cu plata în timp pentru funcționarea mașinii, în scrisoarea de parcurs se înscriu numerele de documente de transport al mărfurilor și se anexează o copie a acestor documente de transport al mărfurilor, drept urmare se indică numărul de tone de marfă transportate şi alţi indicatori care reflectă munca.autoturism şi şofer.
Completarea foii de parcurs înainte de a o elibera șoferului se efectuează de către dispecerul organizației sau de o persoană autorizată în acest sens. Restul datelor sunt completate de angajații organizației care deține vehiculul și de clienți. De reținut că participarea la completarea foii de parcurs nu este permisă, cu excepția semnăturilor care atestă acceptarea (la plecare) și livrarea (la returnarea mașinii).
Scrisorile de trăsură în formularele N 4-c și N 4-p se eliberează șoferului împotriva semnăturii de către o persoană împuternicită doar pentru o zi lucrătoare (tur), cu condiția ca șoferul să fi predat scrisoarea de parcurs din ziua anterioară de muncă.

Completarea foii de parcurs se efectuează în următoarea secvență:

1. Sub denumirea documentului se consemnează data emiterii acestuia (zi, lună, an), care trebuie să corespundă cu data înregistrării în jurnal a foii de parcurs emisă.

2. În linia „Modul de funcționare” este scris un cod corespunzător modului de funcționare (lucru în zilele lucrătoare, călătorie de afaceri, contabilitate rezumată a orelor de lucru, contabilitate zilnică a orelor de lucru, lucru în weekend sau vacanță, lucru în program sau în afara programului etc.), în conformitate cu care se calculează salariile conducătorului auto.

3. În rândurile „Coloană”, „Brigada” se înregistrează numerele coloanei și brigăzii, care includ o mașină și un șofer.

4. În rândurile dedicate vehiculului notați marca, numărul de stat, precum și numărul de garaj al acestuia.

5. În rândurile dedicate conducătorului auto se consemnează numele de familie, parafa, numărul de personal atribuit salariatului în organizația de transport, numărul certificatului și clasa șoferului care lucrează pe această scrisoare de parcurs.

6. Rândurile dedicate cardului de licență indică informații despre tipul acestuia (standard, limitat), număr de înregistrareși serii.

7. În rândurile „Remorci” se înregistrează mărcile, numerele de stat și de garaj ale remorcilor și semiremorcilor produse pe linia cu autoturismul. Numerele de remorci de schimb și semiremorci se înregistrează pe aceste linii în locurile de retrasare a acestora.

8. În rândul „Persoane însoțitoare” se înregistrează numele și inițialele persoanelor care însoțesc autoturismul pentru îndeplinirea sarcinii (încărcătoare, expeditori de marfă, stagiar etc.).

9. În secțiunea „Munca șoferului și a mașinii” - informații despre plecarea și întoarcerea mașinii conform programului.

10. În secțiunea „Atribuirea șoferului”:

În coloana 18 „La dispoziția căruia” pe baza cererii sau a unei singure comenzi a clientului se consemnează numele clientului, la a cărui dispoziția trebuie să ajungă mașina pentru a finaliza sarcina.

Coloana 19 „Ora sosirii” înregistrează timpul (în ore și minute) de sosire a mașinii la client în funcție de cererea acestuia, de o singură comandă sau de programul mașinii conform termenilor contractului.

Coloanele 20-21 (adresele punctelor de încărcare și descărcare) indică de unde se preia marfa și unde se livrează conform aplicației, unei singure comenzi a clientului sau în condițiile contractului.

În coloana 22 „Denumirea mărfii” numele mărfii prezentate pentru transport este înregistrată pe baza unei cereri sau a unei singure comenzi a clientului.

În coloana 23 „Număr de curse încărcate”, pe baza unei cereri sau a unei comenzi unice, se înregistrează numărul de curse încărcate necesare pentru îndeplinirea sarcinii.

În coloana 24 „Distanța” se înregistrează distanțele de transport de mărfuri, determinate conform datelor autorităților rutiere, sau conform hărții zonei (planul orașului) cu ajutorul unui curvimetru, sau conform listei de distanțe întocmite pe baza rapoarte de măsurare sau în funcție de vitezometrul mașinii (la transport sezonier), act fix al organizației de transport și al clientului.

Coloana 25 „Tone de transport” înregistrează cantitatea de marfă care trebuie transportată pentru client.
Dreptul de a schimba sarcina specificată în secțiunea „Atribuirea șoferului” are doar o organizație de transport cu motor. Doar în cazuri excepționale, clientul poate, de comun acord cu organizația de transport, să schimbe sarcina.

11. Pe partea din față a foii de parcurs, la rândul „Emite combustibil”, cantitatea de combustibil necesară emiterii pentru finalizarea sarcinii este scrisă cu cuvinte, ținând cont de combustibilul rămas din ziua anterioară de muncă.

La rândul „Semnătura dispecerului” dispeceratul certifică cu semnătura sa că detaliile foii de parcurs completate de acesta sunt corecte și că conducătorul auto are permis de conducere.

Completarea scrisorii de transport înainte de a părăsi garajul se efectuează în următoarea secvență:

1. În secțiunea „Mișcarea combustibilului” din coloanele 9, 10 și 11 și în rândurile corespunzătoare, cisternul, tehnicianul carburanți și lubrifianți (POL) sau o persoană autorizată înregistrează cantitatea de combustibil emisă.

2. Pe partea din față, o persoană autorizată de organizația de transport să efectueze un control medical premergător călătoriei atestă cu semnătura sa starea de sănătate a șoferului și posibilitatea de a-i permite acestuia să conducă un autoturism.

3. În secțiunea „Munca șoferului și a mașinii” din coloana 5 „Citirile vitezometrului”, mecanicul punctului de control (punct de control) sau departamentului de control tehnic (OTC) înregistrează citirea vitezometrului atunci când mașina părăsește linia, iar în coloana 6 ștampila „Ora reală” - ceasul notează ora efectivă de plecare a mașinii din garaj. În cazul unei defecțiuni sau absența ștampilei ceasului, ora este înregistrată manual în următoarea secvență: zi, lună, ore, minute.

4. În secțiunea „Mișcarea combustibilului” din coloana 12 „Soldul la plecare”, mecanicul punctului de control sau departamentului de control al calității notează cantitatea de combustibil din rezervoarele mașinii la ieșire și certifică corectitudinea tuturor înregistrări făcute cu semnătură în această coloană.

5. În rândurile dedicate exploatării tehnice a mașinii, mecanicul punctului de control sau departamentului control calitate certifică cu semnătura sa transferul mașinii către șofer în stare tehnică sănătoasă și permisiunea de a părăsi garajul. În rândurile care definesc șoferul care a acceptat mașina, șoferul certifică prin semnătură că mașina a fost acceptată în stare tehnică bună și că a primit sarcina.

Completarea foii de parcurs pe linie se efectuează în următoarea secvență:

1. În secțiunea „Secvența sarcinii” formularul N 4-c:

1.1. În coloana 27, numărul călătoriilor finalizate este înregistrat secvenţial. Înregistrarea este destinată afișării documentelor de expediere atașate pentru călătorii.

1.2. În coloanele 36-38 „Numerele documentelor de transport marfă anexate (TTD)” expeditorul înregistrează toate numerele documentelor de transport mărfuri aferente acestei călătorii.

1.3. În coloanele 28-30 „Sosire” data și ora (ore și minute) prezentării de către șofer a foii de parcurs către expeditor sau destinatar la poarta de intrare sau la punctul de control la punctele de încărcare sau descărcare (cu excepția stațiilor). căi ferate). În lipsa unei porți de intrare sau a unui punct de control, coloana indicată nu este completată, în scrisoarea de însoțire (THN) se înscrie ora sosirii la punctul de încărcare sau descărcare.

1.4. În coloanele 39 și 40 se indică numele expeditorului, expeditorul semnează și ștampilă, confirmând corectitudinea detaliilor foii de parcurs completate de acesta.

2. În secțiunea „Timp de nefuncționare pe linie”, angajatul serviciului de asistență tehnică sau o persoană autorizată în coloanele corespunzătoare notează motivul timpului de nefuncționare, data și ora începerii și încheierii perioadei de nefuncționare și certifică aceste mențiuni cu semnătura lor.

3. La rândurile „Marcă specială” din față se înscriu informații care nu sunt prevăzute sub formă de scrisoare de parcurs (semne de la poliția rutieră, clienți la refuzul încărcării autoturismului, diverse servicii rutiere etc.) .

La returnarea mașinii la garaj, scrisoarea de transport este completată în următoarea secvență:

1. În secțiunea „Rezultatele lucrărilor mașinii și remorcilor” sunt indicate consumul de combustibil, timpul în ordine, numărul de curse și curse, kilometrajul (în funcție de vitezometru), volumele de transport.

2. În secțiunea „Mișcarea combustibilului”, mecanicul punctului de control sau departamentului de control al calității completează coloana 13 „Sold la returnare” și semnează sub aceasta. În aceeași secțiune, cisternul, tehnicianul combustibil sau persoana autorizată, la predarea combustibilului și lubrifianților de către șofer, completează coloana 14 „Predată” și semnează sub ea.

3. La rândul „Trecut de șofer”, șoferul atestă cu semnătura că autoturismul a fost predat mecanicului punctului de control sau departamentului de control al calității în stare tehnică bună (defectuoasă). Mecanicul punctului de control sau departamentului de control al calității din linia „Acceptat” prin semnătura sa certifică primirea mașinii de la șofer în stare tehnică bună (defectuoasă).

După ce șoferul depune scrisoarea de transport, dispecerul sau altă persoană autorizată o completează în următoarea secvență:

1. În secțiunea „Munca șoferului și a vehiculului” din coloana 6 „Kilometraj zero”, conform tabelului de distanțe, dispeceratul înregistrează distanța de la garaj până la primul punct de încărcare și de la ultimul punct de descărcare până la garaj. .

2. În secțiunea „Mișcarea combustibilului” din coloana 15 „Factor de modificare a ratei”, dispeceratul notează un coeficient general de modificare a ratei consumului de combustibil pentru întreaga zi de funcționare a vehiculului, asociat cu funcționarea vehiculului la un rata crescută a consumului de combustibil, în coloana 16 „Timp de funcționare a echipamentelor speciale” și în coloana 17 „Timp de funcționare a motorului”, pe baza înregistrărilor relevante din TTL atașat bordeiului, respectiv, înregistrează timpul de funcționare a echipamentelor speciale și a motorului suplimentar. timpul de funcționare în condiții speciale de funcționare (funcționarea motorului mecanisme rotative de încărcare și descărcare etc.). Aceste detalii sunt necesare pentru a determina rata suplimentară de consum de combustibil. Corectitudinea completarii acestor detalii atestă dispeceratul cu o semnătură sub coloanele corespunzătoare.

3. În secțiunea „Secvența executării sarcinii”, dispeceratul în coloana 27 notează numărul total de călătorii (celula „total”, iar în rândul „TGD în cantitate” - numărul total de documente de expediere livrate. Pentru numărul total de documente de expediere livrate și acceptate pe care șoferul semnează la rândul „Trecut de șofer”, iar dispecerul - la rândul „Acceptat de dispecer”.

Completarea formularului N 4-p se caracterizează prin următoarele caracteristici:

1. În secțiunea „Atribuirea șoferului” din coloana 18 „La dispoziția căruia...” pe baza cererii sau a unei singure comenzi a clientului, dispeceratul înregistrează numele și adresa clientului, la a cărui dispoziția mașina trebuie să ajungă pentru a finaliza sarcina, în coloanele 19 și 20 - ora planificată de sosire și plecare, în coloana 21 - numărul planificat de ore de lucru și în coloana 22 - numărul de călătorii conform planului.

2. Cuponul de rupere al clientului, care sta la baza pentru prezentarea unei facturi de plată a serviciilor de transport de către firma de automobile și care este atașat acesteia, se completează de către client. În ea, clientul:

2.1. Pe baza foii de parcurs prezentate de sofer, acesta completeaza randurile corespunzatoare cu numarul si data emiterii foii de parcurs, denumirea societatii auto pe al carei material rulant se transporta marfa, marcile si numerele de stat ale au sosit masina si remorci.

2.2. În rândul „Client” scrie numele organizației, prenumele și parafa oficialului responsabil cu utilizarea mașinii.

2.3. În rândurile „Sosire...” și „Plecare...” se indică ora de sosire și de plecare a mașinii de la client.

2.4. În rândurile „TGD atașat” el introduce numerele de TGD, o copie a cărora este atașată la scrisoarea de parcurs și indică numărul lor total.

2.5. În rândul „Număr de curse” se introduce numărul total de curse efectuate.

2.6. În rândul „Semnătura și ștampila clientului” semnează și pune o ștampilă, confirmând corectitudinea completării detaliilor rândurilor corespunzătoare ale foii de parcurs.
Șefii organizației, precum și persoanele responsabile cu operarea camioanelor și care participă la completarea documentului, sunt responsabile pentru completarea corectă a foii de parcurs.
Conturile de transport sunt stocate în organizație împreună cu documentele de expediere, făcând posibilă verificarea simultană a acestora.

Da, poti. Formularele unificate sunt obligatorii doar pentru organizațiile de transport auto. Alte companii au dreptul de a dezvolta în mod independent forme de borderouri. Înregistrați în contabilitate foile de parcurs nestandard

Documentul elaborat de companie trebuie să îndeplinească cerințele pentru documentele primare. În plus, formularul „propriu” al foii de parcurs trebuie să includă toate detaliile obligatorii prevăzute de ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 18 septembrie 2008 nr. 152. În special, acestea sunt informații despre șofer și date despre vehiculul.

Adăugăm că, pentru a evita disputele cu autoritățile fiscale, este mai sigur să scrieți o rută - indicați o anumită destinație și locul de plecare.

Ce documente privind combustibilul și lubrifianții (cu excepția foii de parcurs) va solicita Serviciul Fiscal Federal?

Inspectorii pot cere documente conform cărora compania raționalizează costurile. Șeful companiei, prin ordinul său, trebuie să aprobe separat ratele de consum de combustibil de vară și de iarnă. Pentru a face acest lucru, se efectuează curse de control ale mașinilor (în condiții date). Rezultatul lor este întocmit printr-un act de sosire de control sub orice formă.

De asemenea, o comisie este numită printr-un ordin separat, care va efectua în mod constant măsurători de control ale consumului de combustibil în transport.

Este necesar un jurnal de călătorie?

Nu, nu este necesar. Dar dacă compania dumneavoastră are o mulțime de vehicule oficiale, este mai bine să păstrați un astfel de document. Acest lucru vă va permite să controlați mișcarea foilor de parcurs și livrarea lor către departamentul de contabilitate. Formularul standard al jurnalului contabil (formularul nr. 8) a fost aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78. Dar compania își poate dezvolta propria formă.

Există documente care pot înlocui borderourile?

Costul combustibilului și al lubrifianților poate fi confirmat nu numai prin borderouri, ci și prin orice alte documente care vă permit să determinați în mod fiabil traseul parcurs cu transportul. De exemplu, lucrări completate pe baza datelor de la dispozitivele de măsurare și control pentru circulația mașinilor. Un astfel de dispozitiv poate fi echipament cu sistem de navigație prin satelit încorporat (scrisoare din 16 iunie 2011 nr. 03-03-06/1/354).

De ce trebuie să țin cont de TVA când cumpăr benzină în numerar?

Pentru a deduce TVA, veți avea nevoie de o chitanță de numerar și o factură. Totodată, benzinăria va emite o factură doar dacă contabilul (angajatul care cumpără combustibil) are împuternicire pentru a primi bunuri și materiale. Atunci când nu există împuternicire, factura nu va fi emisă. În acest caz, vezi dacă TVA este menționat pe chitanță. Dacă nu, combustibilul poate fi contabilizat la prețul de achiziție. Adică, anulați întreaga sumă care se reflectă în cec drept cheltuieli. Dacă este indicat TVA, atunci este mai bine să nu deduceți această taxă și să nu o atribuiți cheltuielilor. Aceasta este cea mai sigură opțiune.

Jurnalul de bord pentru circulația foilor de parcurs este un formular standard care este utilizat la întreprinderile care au vehicule în bilanţ. În articol, vom analiza dacă Jurnalul este obligatoriu pentru întreținere, cum se completează corect documentul, cine este responsabil de întreținerea lui.

De ce aveți nevoie de un registru de scrisori de parcurs

Conform legislației în vigoare, toate entitățile activitate economică, pe soldul cărora sunt amplasate autovehiculele, sunt obligate să țină evidența consumului de combustibil pe baza înscrierilor în foile de parcurs. Această obligație este atribuită atât organizațiilor și întreprinderilor, cât și indiviziiînregistrată sub formă de IP.

Pentru sistematizarea fluxului de lucru în ceea ce privește compilarea și procesarea foilor de parcurs, se utilizează un document special - Jurnalul de înregistrare a mișcării foilor de parcurs. Este conceput pentru a controla momentul transferului foilor de parcurs către dispecer și transmiterea ulterioară a acestora către departamentul de contabilitate pentru anularea costurilor cu combustibilul.

Este necesar să se țină un registru de scrisori de parcurs?

De la introducerea Jurnalului în 1997, documentul a fost obligatoriu pentru organizații și întreprinderi, indiferent de proprietate și de structura organizatorică și juridică. Societatea, în bilanțul căruia erau listate vehicule, trebuia să țină fără greșeală un registru al circulației foilor de parcurs.

În 2013 a intrat în vigoare modificări legislative, în conformitate cu care a fost desființată obligația de a menține Jurnalul pentru organizații și antreprenori. Astfel, din perioada specificată, decizia privind necesitatea utilizării Jurnalului la contabilizarea mișcării foilor de transport este luată de fiecare entitate comercială în mod individual, în funcție de nevoile de producție.

Conform practicii curente, Jurnalul utilizează în prezent companii mari, precum și companii de transport și logistică care dețin o flotă mare de vehicule.

Forma Jurnalului de contabilitate pentru circulația foilor de parcurs

Jurnalul de bord pentru circulația foilor de parcurs (formularul nr. 8) este completat pe un formular unificat aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse nr. 78 din 28 noiembrie 1997. Spre deosebire de formularul de scrisoare de parcurs, care, datorită inovaţiilor legislative în anul trecut a suferit unele modificări, formularul nr. 8 al Jurnalului de înregistrare a circulației foilor de parcurs a rămas neschimbat de la introducerea documentului în 1997.

Din 1997 până în 2013, întreprinderile și organizațiile au completat documentul exclusiv în conformitate cu formularul aprobat. Din 2013 (adică de la desființarea obligațiilor de menținere a Jurnalului), formularul nr. 8 are caracter consultativ. Cu alte cuvinte, entitățile comerciale au dreptul de a modifica formularul, adăugând noi coloane la acesta și excluzându-le pe cele inutile, pe baza specificului activităților unei anumite organizații.

Daca firma decide ca este necesara tinerea unui Jurnal, atunci acest fapt trebuie consemnat in politica contabila, impreuna cu forma aleasa a documentului (standard sau modificat).

Responsabil cu menținerea Jurnalului

Actele legislative actuale nu stabilesc obligația de a ține un registru al circulației foilor de parcurs pentru o anumită funcție (diviziune etc.). Astfel, întreprinderile au dreptul de a alege în mod independent un angajat care va fi responsabil cu menținerea Jurnalului. De regulă, un astfel de angajat este dispecerul departamentului de transport, care acceptă borderourile de la șoferi și le transferă unui contabil pentru a anula costurile cu combustibilul în conformitate cu standardele stabilite.

Responsabilul pentru menținerea Jurnalului de circulație a foilor de parcurs trebuie să fie înregistrat în politica contabilă. În general, documentul indică funcția angajatului ale cărui atribuții sunt însărcinate cu completarea Jurnalului.

Cum să faci jurnalul corect

În prezent, legislația nu propune nicio cerință clară cu privire la menținerea Jurnalului și, prin urmare, procedura de emitere a unui document rămâne la latitudinea întreprinderii. Mai jos este un algoritm de acțiuni pentru compilarea și completarea Jurnalului, întocmit ținând cont de recomandările generale de reglementare:

Pasul 1. Selectarea formei Jurnalului

Pe etapa pregătitoare societatea decide asupra formularului în conformitate cu care se va întocmi Jurnalul de înregistrare a circulaţiei foilor de parcurs. Firma are dreptul:

• utilizați formularul unificat nr. 8, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 78 din 28 noiembrie 1997;
• s-a modificat formularul nr. 8, completându-l cu noi coloane și ștergând pozițiile inutile;
• dezvolta absolut formă nouă document în conformitate cu particularitățile fluxului de documente interne al companiei.

Pasul 2. Alegerea persoanei responsabile

Înainte de a trece la aprobarea formularului documentului, conducerea întreprinderii ar trebui să selecteze un angajat care va completa Jurnalul. Acesta poate fi un angajat ale cărui activități sunt direct legate de întocmirea foilor de parcurs (dispecer sau șef departament transport, unul dintre șoferi etc.), și un angajat al altui departament (director de afaceri, lucrător arhivă etc.).

Pasul 3. Reflectarea ordinii de completare a Jurnalului în politica contabilă

După alegerea formei Jurnalului și aprobarea persoanei responsabile cu menținerea acestuia, aceste informații se reflectă în politica contabilă sau într-un alt document care reglementează fluxul de documente interne al întreprinderii (de exemplu, Procedura de menținere a fluxului de documente interne). ). Datele privind procedura de menținere a Jurnalului sunt reflectate sub forma unei secțiuni separate, indicând următoarele informații:

• data începerii utilizării Jurnalului (de exemplu, Jurnalul trebuie să fie completat de la 01/01/2018);
• formularul aprobat al Jurnalului (poate fi emis ca anexă la Procedură sau la politica contabilă);
• persoana responsabilă cu menținerea Jurnalului (funcție, unitate structurală);
• caracteristici ale întocmirii Jurnalului (documentul se întocmește pentru 1 an, jumătate de an, trimestru, lună etc.);
• procedura de completare a Jurnalului (termenul de transfer al foilor de parcurs de la șofer la dispecer, de la dispecer la contabil).

Pasul-4. Folosind Jurnalul

După intrarea în vigoare a politicii contabile, Jurnalul trebuie menținut în modul aprobat:

1. Angajatul responsabil (de exemplu, dispecerul departamentului de transport) începe întreținerea Jurnalului, și anume îl semnează (indică perioada și data începerii întreținerii) și numerotează paginile.
2. Șoferii completează zilnic (săptămânal) foi de parcurs, după care le transferă dispecerului, care, la rândul său, fixează livrarea documentelor către Jurnal. La transferul scrisorii de transport către dispecer, șoferul își pune semnătura și data curentă în Jurnal.
3. După ce a primit borderourile de la șoferi, dispeceratul le transferă departamentului de contabilitate. Faptul de transfer al fiecărui document se consemnează prin semnătura contabilului și a dispeceratului, indicând data curentă.
4. După ce a acceptat borderourile de la dispecer, contabilul reflectă costurile de anulare a combustibilului în conformitate cu standardele stabilite.

Transferul foilor de parcurs către dispecer, și ulterior către departamentul de contabilitate, se efectuează în conformitate cu termenele aprobate în politica contabilă. De exemplu, șoferii Magnat LLC sunt obligați să predea borderourile cu o săptămână în avans cel târziu în următoarea zi de luni. În același timp, datoria dispecerului este de a introduce datele în Jurnal și de a transfera borderourile pentru luna de raportare către departamentul de contabilitate cel târziu în data de 5 a lunii următoare.

Pasul-5. Cusătura și depozitarea Jurnalului

La sfârșitul Jurnalului, documentul este capsat și transferat în arhivă pentru stocare. Perioada de păstrare a Jurnalului în ordinea generală este de 5 ani.

Umplere eșantion

Luați în considerare un exemplu. Conform politicii contabile a Flagman LLC, șoferii vehiculului transferă borderourile pentru săptămâna trecută la dispeceratul departamentului de transport cel târziu luni a săptămânii următoare. Expeditorul trimite borderouri pentru perioada cuprinsă între 1 și 15 a lunii de raportare și până în data de 20 a lunii de raportare. Conturile de transport sunt reflectate în Jurnalul de circulație a foilor de transport.

Foarte de transport		Conducător auto		Numărul garajului vehiculului	Șoferul a primit o foaie p/	Dispeceratul a primit de la sofer un p/sheet si documente	Contabilul a primit o fișă p/ de la dispecer
№	data emiterii	Numele complet	Tab. Nu.
14-71	04.06.18	Kulikov S.D.	1233	104	Kulikov 04.06.18	Starova 07.06.18	Bulkin
13-22	04.06.18	Shimanov D.L.	4014	99	Shimanov 04.06.18	Starova 06.06.18	Bulkin
18-33	04.06.18	Skuratov S.V.	3088	86	Skuratov 04.06.18	Starova 11.06.18	Bulkin

Puteți descărca formularul de jurnal de călătorie de aici ⇒ .

Este posibil să se țină un registru al circulației documentelor de parcurs în formă electronică

Conform legislației în vigoare, organizația își păstrează dreptul de a menține Jurnalul în formă electronică. LA acest caz, la fel ordine generală, firma are nevoie in politica contabila de:

• forma Jurnalului;
• persoana responsabila;
• cum se completează documentul.