2 rekvizīti, kas piešķir dokumentam juridisku spēku. Dokumenta juridiskais spēks. Elektroniskā dokumenta juridiskais spēks un tā obligātie atribūti
viens?. Jēdziens "dokumenta juridiskais spēks", tā nostiprināšana valsts standartā.
GOST 51141-98 “Biroja darbs un arhivēšana. Noteikumi un definīcijas". Juridiskais spēks dokuments ir oficiāla dokumenta īpašums, kas tam paziņots saskaņā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem, tā izdevējas iestādes kompetenci un noteikto reģistrācijas kārtību.
2?. Informācija par dokumenta formu. Dokumenta saturs, tā saistošais raksturs. Dokumentu sertifikāta sastāvs: apstiprinājums, paraksts, zīmogs.
Lai dokuments būtu derīgs, tam jābūt:
Pareizi ierāmēts;
Neesiet pretrunā ar spēkā esošās likumdošanas saturu;
Jāpublicē organizācija, kurai ir tiesības to darīt.
Nepieciešamo rekvizītu neesamība vai to nepareiza noformēšana var novest pie tā, ka dokumentam nebūs juridiska spēka (piemēram, nav paraksta vai datuma). Ja tajā nav teksta nosaukuma vai piezīmes par mākslinieku, tas tikai radīs zināmas grūtības darbā ar dokumentu, bet neietekmēs tā juridisko nozīmi.
Dokumenta juridisko spēku nodrošina katram dokumenta veidam noteikta rekvizītu kopa - obligātie oficiāla dokumenta noformēšanas elementi. Galvenais dokuments, kas nosaka detaļu sastāvu un prasības to izpildei, ir GOST R 6.30-2003 "Vienotas dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības dokumentu noformēšanai". Obligātie rekvizīti, kas nodrošina dokumentu juridisko spēku, ir:
Organizācijas nosaukums (amatpersona) - dokumenta autors;
dokumenta veida nosaukums;
Dokumenta datums;
Dokumenta apstiprinājuma zīmogs;
Paraksts;
Arī saskaņā ar dažiem avotiem: apstiprinājuma vīza, atzīme uz kopijas apliecības, atsauces dati par organizāciju.
Paraksts ir jebkura dokumenta obligāts rekvizīts; amatpersona, parakstot dokumentu, uzņemas atbildību par dokumenta īstumu un par visu iespējamās sekas dokumentu noformēšana.
Dokumenta datums- viena no svarīgākajām dokumenta detaļām. Datuma neesamība dokumentā padara to nederīgu.
Ronis- juridiski nozīmīgs rekvizīts, ko izmanto, lai apliecinātu amatpersonas parakstu uz svarīgākajiem (vai finanšu) dokumentiem.
Apstiprinājuma zīmogs- daži dokumenti iegūst juridisku spēku tikai no brīža, kad tos apstiprina vadītājs vai augstāka iestāde.
Reģistrācijas numurs ir papildu garantija dokumenta autentiskumam. Tas norāda, ka dokuments ir izgājis visus apstrādes posmus, ir reģistrēts un tādējādi ir uzņēmuma oficiāls dokuments.
Personāla lietvedības likumdošanas un normatīvais regulējums
Personāla dokumentu pārvaldības likumdošanas un normatīvā regulējuma struktūra:
1. Likumi Krievijas Federācija.
2. Krievijas Federācijas prezidenta dekrēti, Krievijas Federācijas valdības rezolūcijas; Organizāciju, vietējo izpildinstitūciju metodiskie dokumenti par personāla lietvedību.
3. Krievijas Federācijas valsts standarta normatīvie akti, ministrijas, departamenti, federālās izpildvaras iestādes.
Darba un pensiju likumdošana par pienākumu dokumentēt darbu ar personālu.
· Darba kodekss RF. Tas ir pamatlikums, pēc kura būtu jāvadās personāla speciālista darbā jebkurā organizācijā. Darba kodeksa normas regulē darbinieku pieņemšanas darbā un atlaišanas kārtību, viņu darba un atpūtas laika organizēšanu, darba samaksas izmaksas nosacījumus, dažādu pabalstu un kompensāciju nodrošināšanu darbiniekiem.
· Vadītāju, speciālistu un citu darbinieku amatu kvalifikāciju saraksts (Apstiprināts ar Krievijas Darba ministrijas 1998. gada 21. augusta dekrētu Nr. 37 (ar grozījumiem, kas izdarīti 2001. gada 20. aprīlī): viens no oficiālos pienākumus personāla daļas vadītājam ir jānodrošina pensiju apdrošināšanas dokumentu sagatavošana, kā arī to iesniegšana sociālās apdrošināšanas iestādē. Noteikumi par pieteikšanos pensijai, pensijas piešķiršanu un pensijas apmēra pārrēķinu, pāreju no vienas pensijas uz citu saskaņā ar federālajiem likumiem "Par darba pensijām Krievijas Federācijā" (2001. gada 17. decembris Nr. 173-FZ ) un "Par valsts pensiju nodrošināšanu Krievijas Federācijā" " likumu( datēts ar 2001. gada 15. decembri Nr. 166-FZ) (apstiprināts ar Krievijas Darba ministrijas dekrētu un pensijas fonds RF 2002. gada 27. februārī Nr. 17/19pb; reģistrēts Krievijas Tieslietu ministrijā 2002.gada 31.maijā (reģistrācijas numurs 3491); publicēts "Rossiyskaya Gazeta" 05.06.2002.).
Personāla dokumentācijas iesniegšana uzraudzības un kontroles darbību laikā, ko veic Federālās darba inspekcijas, citas federālās un valsts iestādēm uzraudzība un kontrole; prokuratūras iestādes.
・Saskaņā ar noteikumiem Krievijas Federācijas Darba kodekss, Valsts darba inspekcija ir pilnvarota uzraudzīt un kontrolēt, kā darba devēji ievēro darba likumus. Valsts darba inspektoriem ir plašas tiesības uzraudzības un kontroles īstenošanā, ir tiesības brīvi apmeklēt visu organizatorisko un juridisko formu un īpašuma formu organizācijas, kā arī darba devējus - personām, pieprasīt no darba devējiem un to pārstāvjiem uzraudzības un kontroles funkciju veikšanai nepieciešamos dokumentus, paskaidrojumus, informāciju.
· Krievijas Federācijas 2006. gada 27. jūlija federālais likums Nr.149-FZ "Par informāciju, informācijas tehnoloģijām un informācijas aizsardzību". Pamatojoties uz šo likumu, tiek veidots viss personāla dienesta darbs ar darbinieku personas datiem. Piemēram, tiek lemts jautājums, kā tiks apstrādāta un kur tiks glabāta informācija, kas saņemta no darbinieka, stājoties darbā.
· Krievijas Federācijas 2004.gada 29.jūlija likums Nr.98-FZ "Par komercnoslēpumiem". Tas nosaka informācijas sarakstu, kas var būt organizācijas komercnoslēpums, darbinieku sarakstu, kuriem tai ir piekļuve, kārtību, kādā iepazīstas ar slepenajiem datiem, un atbildību par konfidenciālas informācijas izplatīšanu.
· Krievijas Federācijas 1999.gada 17.jūlija likums Nr.181-FZ "Par darba aizsardzības pamatiem Krievijas Federācijā". Šī dokumenta noteikumi ļauj kompetenti izveidot darba aizsardzības sistēmu organizācijā. Ja tiek atklāts darba aizsardzības un drošības noteikumu pārkāpums, darba inspektors vainīgās amatpersonas sauc pie administratīvās atbildības.
· Krievijas Federācijas 2001.gada 8.augusta likums Nr.134-FZ "Par juridisko personu un individuālo uzņēmēju tiesību aizsardzību valsts kontroles (uzraudzības) gaitā". Likums sniedz priekšstatu par darba devēja tiesībām un pienākumiem, veicot dažādas pārbaudes organizācijā. Piemēram, likumā ir minēti dokumenti, kurus darba devējam ir tiesības pieprasīt no inspektora, kad viņš parādās organizācijā, uzņēmuma pārstāvja tiesības personīgi būt klāt pārbaudes laikā, kā organizācija var pārsūdzēt neapmierinošos inspektora rezultātus. pārbaudi.
Dokuments ir informācijas nesējs. Katrs vadības dokuments ir informācijas nesējs, ko izmanto tā apkopošanai, analīzei, izstrādei un vadības lēmuma pieņemšanai, tā paziņošanai tiešajiem izpildītājiem, ieinteresētajām organizācijām vai iedzīvotājiem. Galvenā prasība administratīvajiem dokumentiem ir formalitāte, uzticamība, objektivitāte. Šī prasība tiek īstenota, ja dokumentam ir juridisks spēks, t.i., nosacījums, ar kuru dokumenta informāciju var izmantot vadības jomā, neapšaubot tās uzticamību jebkādu darbību veikšanai. Šobrīd dokumenta neapstrīdamību un saistošo raksturu nosaka arī jēdziens "dokumenta juridiskais spēks".
Pārvaldības darbībām ārkārtīgi svarīgs ir dokumentu juridiskais spēks, jo tie kalpo kā tajos esošās informācijas pierādīšanas veids un ir viens no tiesību izpausmes veidiem. Ar dokumenta juridisko spēku saprot tiesību aktos balstītu neapstrīdamību un autoritāti. Dokumenta juridiskais spēks nozīmē tā pienākumu tiem, kam tas ir adresēts, vai vadības dalībnieku lokam (valdības struktūrām, to struktūrvienībām, sabiedriskajām organizācijām, amatpersonām, ierēdņiem un pilsoņiem), kuri vadās pēc šī dokumenta un uz to balstīt savas darbības vai atturēties no tām.
Dažiem dokumentiem, piemēram, federālo pārstāvju un izpildinstitūciju tiesību aktiem, tiesu, prokuratūras, notariālajiem un šķīrējtiesas aktiem, līguma dokumentācijai, sākotnēji ir juridiska funkcija, kas nosaka, konsolidē un maina tiesību normas un tiesiskās attiecības vai izbeidz to darbību. Citiem dokumentiem tiek piešķirta juridiska funkcija, ja tie tiek izmantoti kā pierādījumi tiesā, izmeklēšanas un prokuratūras iestādēs, notāros, šķīrējtiesās u.c. Vadības darbībā dokumenta juridiskais spēks nodrošina tā oficialitāti darbiniekiem kā noteiktai vadības sistēmai, visas pārējās struktūras, ar kurām tā ir savstarpēji saistīta.
Dokumenta juridiskais spēks- tas ir īpašums, kas viņam paziņots saskaņā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem, to izdevušās iestādes kompetenci un noteikto reģistrācijas kārtību.
No šīs definīcijas izriet, ka pārvaldes institūcijai vai amatpersonai, kas izdod dokumentu, ir pienākums:
Sagatavošanā ievērot spēkā esošos tiesību aktus;
Publicēt dokumentus tikai savas kompetences ietvaros;
Ievērot noteiktā laikā spēkā esošos valsts noteikumus par dokumentu sagatavošanu un noformēšanu.
Tādējādi dokumenta juridisko spēku nosaka gan dokumenta saturs, gan forma. Atsevišķiem dokumentu veidiem spēkā esošajos reģistrācijas noteikumos ir izstrādātas prasības detaļām, kas apliecina to juridisko spēku.
Dot dokumentam juridisku nepieciešami spēki. rekvizīti:
dokumenta veida nosaukums;
Dokumenta datums;
Reg. dokumenta numurs;
Paraksts;
Apstiprinājuma zīmogs;
Apstiprinājuma paraksts;
Tiesību akti, kas nosaka elektronisko dokumentu sertificēšanas kārtību .
Tātad elektroniskajam dokumentam tiek piešķirts juridiskais spēks:
Obligātie dati;
Radītāja pilnvaru apstiprinājums;
Obligāto rekvizītu sastāvu nosaka šādi noteikumi:
Federālie likumi:
FZ "Par informāciju, informatizāciju un informācijas aizsardzību". Tas ne tikai sniedz svarīgāko jēdzienu definīcijas informācijas jomā, bet arī nosaka inf-cijas aizsardzības mērķus, kā arī inf-cijas draudus. Šis likums nosaka dokumentu kā priekšnoteikumu informācijas iekļaušanai informācijā. resursus. Saskaņā ar likumu, likumīgi ar automātiskās iekārtas palīdzību uzglabāta, apstrādāta un pārsūtīta dokumenta jauda. informāciju un telekomunikācijas. sistēmas, var apstiprināt ar elektr. parakstu.
AT Krievijas Federācijas likums "Par sakariem"Daļēji ir atspoguļoti jautājumi par elektronisko dokumentāciju un darba organizēšanu ar elektroniskajiem dokumentiem. Likumā teikts, ka stabilu un kvalitatīvu sakaru attīstība un uzturēšana ir svarīgākais nosacījums sabiedrības attīstībai un valsts darbībai. Saskaņā ar Sakaru līdzekļi kopā ar datortehnoloģiju līdzekļiem veido tehnisko bāzi informācijas vākšanas, apstrādes, uzkrāšanas un izplatīšanas procesa nodrošināšanai.
Krievijas Federācijas likums "Par Valsts noslēpums "ieviesa definīciju vēl 2 jēdzieniem, kas saistīti ar šīs tēmas problemātiku: par slepenās informācijas aizsardzības metodēm un līdzekļiem; par valsts programmām un pasākumiem valsts noslēpuma aizsardzības jomā.
Likums regulē to organizāciju darbību, kuras sniedz pakalpojumus integrēto automatizēto biroja sistēmu (IASD) izplatīšanai, kas ietver informācijas aizsardzības apakšsistēmu. Licence šo darbu veikšanai tiek izsniegta, pamatojoties uz organizācijas un valsts speciālās ekspertīzes rezultātiem. par informācijas aizsardzību atbildīgo vadītāju sertifikācija, un organizācijai ir jāizpilda vairākas prasības.
Federālais likums "Par arhīvu lietām Krievijas Federācijā" saka, ka elektr. Doc-you var attiecināt uz Arkh. Krievijas Federācijas fonds. Tomēr noteikumi ar-x. nodaļas tikai vispārīgākā izteiksmē attiecas uz elektronu pieņemšanas glabāšanai, saglabāšanas, uzskaites un aprakstīšanas jautājumiem. doc-in. Elektronisko dokumentu veidošanas un lietošanas jautājumus dažas citas nodaļas risina patstāvīgi.
Elektrona radīšana. valdības faktiski ir galvenais mērķis federālajā mērķprogrammā “Electron. Krievija”, saistībā ar kuru daži programmas noteikumi ir veltīti elektronisko dokumentu pārvaldības organizēšanai.
Federālo izpildvaras iestāžu dekrēti un GOST:
Krievijas Goskomstat, datēts ar 01.05.2004. N 1 "Par vienotu primārās grāmatvedības dokumentācijas formu apstiprināšanu darbaspēka uzskaitei un tā samaksai";
GOST R 6.30-2003"Vienotās dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības papīriem", saskaņā ar kuru tiek noformēti dokumenti.
Elektroniskajiem dokumentiem GOST 6.10.4-84 "Vienotas dokumentācijas sistēmas. Juridiskā spēka piešķiršana dokumentiem uz mašīnu nesēja un datortehnoloģiju radītai mahinogrammai. Pamatnoteikumi". Šis standarts nosaka prasības to rekvizītu sastāvam un saturam, kas piešķir elektroniskajam dokumentam juridisku spēku, kā arī nosaka to izmaiņu veikšanas kārtību.
Elektroniskām ziņām - GOST R 53898-2010 “Elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas. Dokumentu vadības sistēmu mijiedarbība. E-pasta prasības. Standarts nosaka elektroniskā ziņojuma formātu, sastāvu un saturu.
Elektroniskajā dokumentā jāiekļauj:
Reģistrācijas numurs;
Reģistrācijas datums;
Par dokumenta sagatavošanas pareizību atbildīgās personas vai dokumenta apstiprinātāja paraksts (kods);
Organizācijas nosaukums - dokumenta veidotājs;
Organizācijas atrašanās vieta - dokumenta veidotājs vai pasta adrese.
Ir iespējams izmantot papildu detaļas, galvenais, lai obligātās var nepārprotami identificēt.
Autentiskums un autentiskums
Vienkāršākais veids, kā nodrošināt elektroniskā dokumenta autentiskumu, ir ar elektroniskā ciparparaksta (ES) palīdzību. Izvērtējot elektroniskā dokumenta pierādījuma spēku, tiesa, pirmkārt, ņem vērā formēšanas, glabāšanas, pārsūtīšanas un autora identifikācijas metožu uzticamību. Šim nolūkam papildus ES ir svarīga uzticama sistēma elektronisko dokumentu apstrādei (uzticama glabāšana).
| Dokumenta nosaukums: | |
| Dokumenta numurs: | 6.10.4-84 |
| Dokumenta veids: | GOST |
| Uzņēmēja korpuss: | PSRS valsts standarts |
| Statuss: | strāva |
| Publicēts: | oficiālā publikācija |
| Pieņemšanas datums: | 1984. gada 09. oktobris |
| Spēkā stāšanās datums: | 1987. gada 01. jūlijs |
| Pārskatīšanas datums: | 2001. gada 1. aprīlis |
GOST 6.10.4-84 Vienotas dokumentācijas sistēmas. Juridiskā spēka piešķiršana dokumentiem uz mašīnu nesēja un datortehnoloģiju radītai mahinogrammai. Galvenie punkti
GOST 6.10.4-84
Grupa T54
STARPVALSTU STANDARTS
Vienotas dokumentācijas sistēmas
JURIDISKĀ SPĒKĀ PIEŠĶIRŠANA DOKUMENTIEM MAŠĪNAS APLIECINĀJUMIEM
UN AR LĪDZEKĻIEM IZVEIDOTĀ MAŠĪNA GRAMMA
DATORNIECĪBAS
Galvenie punkti
vienotas dokumentācijas sistēmas. Konference no
juridiskais spēks programmatūras un mahinogrammas dokumentiem
ko radījuši datori. Ģenerālis
Ar PSRS Valsts standartu komitejas 1984. gada 9. oktobra dekrētu N 3549 ieviešanas periods tika noteikts no 01.07.87.
ATKĀRTOTI IZDOT
Šis standarts nosaka prasības to rekvizītu sastāvam un saturam, kas piešķir juridisku spēku dokumentiem uz mašīnnesēja un datortehnoloģijas veidotai mahinogrammai, kā arī šo dokumentu izmaiņu veikšanas kārtību.
Šis standarts ir obligāts visiem uzņēmumiem, organizācijām un iestādēm (turpmāk – organizācijas), kas veic dokumentu un mahinogrammu informācijas apmaiņu.
Pamatojoties uz šo standartu, var izstrādāt nozares standartus un uzņēmumu standartus, ņemot vērā dokumentu izmantošanas īpatnības uz mašīnas datu nesēja un mašīnprogrammas gan starp organizācijām, gan tad, ja tos izmanto tieši organizācijā.
1. VISPĀRĪGI NOTEIKUMI
1. VISPĀRĪGI NOTEIKUMI
1.1. Dokuments uz mašīnas datu nesēja jāieraksta, jāizgatavo un jāmarķē saskaņā ar GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86 prasībām, GOST 25465-95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88, un informācija ir kodēta saskaņā ar Vissavienības tehniskās un ekonomiskās informācijas klasifikatori. Ja Vissavienības klasifikatoros nav nepieciešamās informācijas, ir atļauts izmantot reģistrēto starpnozaru un nozaru klasifikatoru kodus.
______________
* Pazaudēts spēks Krievijas Federācijas teritorijā.
1.2. Mahinogramma jāveido, ņemot vērā prasības valsts standarti par vienotām dokumentācijas sistēmām.
1.3. Dokumentu uz mašīnvides un mašīngrammu drīkst izmantot tikai tad, ja ir attiecīgi ministriju un resoru lēmumi.
1.4. Dokumenta transportēšana (pārsūtīšana, pārsūtīšana utt.) uz mašīnas datu nesēja un mahinogrammas jāveic ar pavadvēstuli, kas sastādīta saskaņā ar GOST 6.38-90 *. Pievienots pavadvēstules paraugs.
______________
GOST R 6.30-97** (turpmāk).
** Krievijas Federācijas teritorijā ir spēkā GOST R 6.30-2003. - Piezīme "KODS".
1.5. Dokuments uz mašīnlasīšanas un mašīnlasāms dokuments stājas spēkā pēc šī standarta prasību izpildes un pavadvēstules parakstīšanas.
1.6. Dokumenta ierakstīšanai uz mašīnvides un mahinogrammas izveides jābalstās uz datiem, kas ierakstīti oriģinālajos (primārajos) dokumentos, kas saņemti pa sakaru kanāliem no automātiskajām ierakstīšanas ierīcēm vai automatizētas problēmu risināšanas procesā.
1.7. Pēc lietotāju organizācijas pieprasījuma uz mašīnvides veidota dokumenta vizuālai kontrolei tas tiek pārveidots cilvēkiem lasāmā formā ar dažādām tehniskajiem līdzekļiem datu displejs (displeji, drukas ierīces utt.).
2. PRASĪBAS ATTIECĪBĀ UZ DOKUMENTU ZIŅĀM UZ MAŠĪNANESĒTĀJA UN MAŠĪNAS GRAMMĀM, KAS RADĪTAS AR DATORIEKĀRTU
2.1. Dokumentā uz mašīnas datu nesēja vai mašīnrakstā jābūt šādai obligātai informācijai:
organizācijas nosaukums - dokumenta veidotājs;
organizācijas atrašanās vieta - dokumenta veidotājs vai pasta adrese;
dokumenta nosaukums;
dokumenta izgatavošanas datums;
tās personas kods, kura ir atbildīga par dokumenta izgatavošanas pareizību uz mašīnvides vai mahinogrammas, vai, parasti, tās personas kods, kura apstiprinājusi dokumentu.
Piezīme. Ar ministriju un resoru lēmumu atsevišķiem dokumentiem uz mašīnnesēja un mašīnrakstā atļauts izmantot papildu rekvizītus (tālruņa numurs, teletips, amats un uzvārds personai, kurai ir tiesības apliecināt uz mašīnu nesēja ierakstītu dokumentu un mašīngramma utt.), kas atspoguļo šo dokumentu izveides, izmantošanas un pārsūtīšanas specifiku.
2.2. Obligātie dokumenta dati uz mašīnas datu nesēja jānovieto tā, lai jūs varētu unikāli identificēt detaļas.
2.3. Mašīnraksta obligātās detaļas jādrukā un jānovieto saskaņā ar valsts standartu prasībām vienotajām dokumentācijas sistēmām.
2.4. Rekvizīts "Organizācijas nosaukums - dokumenta veidotājs" jāraksta šādā formā: identifikācijas kods atbilstoši Vissavienības uzņēmumu un organizāciju klasifikatoram (OKPO) * un organizācijas nosaukums. Var izmantot noteiktos saīsinājumus.
__________________
* Šim atribūtam jābūt saistītam ar GOST 6.38-90 prasībām.
Organizācijām, kurām nav juridiskas personas tiesību, jānorāda tās organizācijas OKPO kods, kurai tās ir pakļautas.
2.5. Rekvizīts "Organizācijas atrašanās vieta - dokumenta veidotājs" jāraksta šādā formā: identifikācijas kods pēc Vissavienības klasifikatora "PSRS un Savienības republiku administratīvi teritoriālā iedalījuma objektu apzīmējumu sistēma, kā arī apdzīvotās vietas" (SOATO) un tās apdzīvotās vietas nosaukums, kurā atrodas organizācija .
2.6. Rekvizīts "Dokumenta nosaukums" jāraksta šādā formā: identifikācijas kods un dokumenta formas nosaukums atbilstoši Vissavienības vadības dokumentu klasifikatoram (OKUD) * vissavienības nozīmes vai nozaru (resoru) dokumentiem. ), vadības dokumentācijas republikas klasifikators - nozaru (nodaļu), republikas veidlapu dokumentiem.
______________
* Krievijas Federācijas teritorijā ir spēkā OK 011-93.
2.7. Atribūts "Dokumenta izgatavošanas datums" ir jāreģistrē saskaņā ar GOST 6.38-90 prasībām un jānorāda dokumenta ierakstīšanas laiks, ļaujot to identificēt ar mašīnas protokolu.
2.8. Rekvizīts "Par pareizu dokumenta izgatavošanu atbildīgās personas kods uz mašīnas datu nesēja vai mašīnprogrammas" vai "Personas, kura apstiprinājusi dokumentu" jāraksta šādā formā: identifikācijas kods un amats, uzvārds. persona, kas atbild par pareizu dokumenta izgatavošanu uz mašīnas datu nesēja vai mašīnprogrammas, vai persona, kas apstiprinājusi dokumentu. Konkrētas personas īpašumtiesības uz kodu ir jāreģistrē organizācijā, kas izveidoja dokumentu uz mašīnas datu nesēja vai ražoja mašīnas programmu, un jāizveido tehniskie, programmatūras rīki un organizatoriskie nosacījumi, kas izslēdz iespēju izmantot citu personu kodus.
2.9. Organizācijām, uz kurām attiecas īpaši noteikumi, jānorāda punktos paredzētā informācija. 2,4; 2.5 saskaņā ar šo noteikumu noteikumiem.
2.10. Mašīnvides dokumentu un mahinogrammu atlases, pieņemšanas glabāšanā un patērētājiem izsniegšanas, anulēšanas un iznīcināšanas kārtību nosaka ministrijas un departamenti.
3. DOKUMENTA ORIĢINĀLS, DUBLIKĀTI, KOPIJAS MAŠĪNAS MEDITĪVĀ UN MAŠĪNAS GRAMMĀS
3.1. Dokumenta oriģināliem, dublikātiem un kopijām uz mašīnvides un mahinogrammām, ko saņem šī datorkompleksa standarta programmatūra, ir vienāds juridiskais spēks, ja tie noformēti atbilstoši šī standarta prasībām.
3.2. Dokumenta oriģināls uz mašīnas datu nesēja ir pirmais dokumenta ieraksts uz mašīnas datu nesēja un satur norādi, ka šis dokuments ir oriģināls.
Mašīnraksta oriģināls ir pirmā dokumenta kopija, kas izdrukāta ar datortehnoloģiju uz papīra un satur norādi, ka šis dokuments ir oriģināls.
3.3. Dokumenta dublikāti uz mašīnnesēja ir visi vēlāki, autentiski dokumenta satura ierakstos uz mašīnvides un satur norādi, ka šie dokumenti ir dublikāti.
Mašīnraksta dublikāti visi ir vēlāki, autentiski satura izdrukās uz papīra, kas satur norādi, ka tie ir dublikāti.
3.4. Dokumenta kopijas uz mašīnnesēja vai mašīnrakstā ir dokumenti, kas pārrakstīti no oriģināla vai dokumenta dublikāta uz mašīnnesēja vai rakstāmmašīnas uz citu datu nesēju, pēc satura autentiski un satur norādi, ka šie dokumenti ir kopijas.
Dublikātos un kopijās jāietver obligāta informācija, kas ietverta oriģinālajā dokumentā uz mašīnas datu nesēja vai mašīnas programmas.
Uz rakstāmmašīnas, kas ir dokumenta kopija uz mašīnnesēja, papildus jābūt tās organizācijas zīmogam vai zīmogam, kas dokumentu pārveidojusi cilvēkam lasāmā formā, apliecinājuma uzrakstam un atbilstošiem parakstiem.
4. PROCEDŪRA, KAS IEVĒROTAS IZMAIŅAS DOKUMENTĀ UZ MAŠĪNAS PĀRVARĒTĀJA UN CARRIER GRAMM
4.1. Dokumenta oriģinālu uz mašīnnesēja var mainīt tikai organizācija - dokumenta veidotājs, obligāti reģistrējot izmaiņu saturu un iemeslu, un par veiktajām izmaiņām atbildīgā persona.
Izmaiņu reģistrāciju veic organizācija - dokumenta ieraksta veidotājs.
4.2. Ja tiek veiktas izmaiņas oriģinālajā mašīngrammā, tajā jānorāda izmaiņu iemesli, to ieviešanas datums un laiks, izmaiņas veikušās amatpersonas amats un paraksts, kā arī tās atšifrējums.
4.3. Organizācijai - dokumenta oriģināla sastādītājam uz mašīnvides vai mahinogrammas ir pienākums paziņot organizācijām - dokumenta lietotājiem par visām izmaiņām, nosūtot pavadvēstuli, kurā ir iekļauta informācija par izmaiņām un tajā, kā arī norāde par pieprasītās ziņas saskaņā ar 2.1. punktu, šādu informāciju:
norāde par izmaiņu iemeslu;
izmaiņu laiks;
amatpersonas paraksts.
Ja nepieciešams, pavadvēstulē var būt tās organizācijas zīmogs vai zīmogs, kura izveidojusi oriģinālo dokumentu uz mašīnas datu nesēja vai mašīnprogrammas.
4.4. Izmaiņas dokumenta dublikātā (kopijā) uz mašīnvides vai mašinogrammas, kas atrodas lietotāja rīcībā, tiek veiktas, tikai pamatojoties uz tās organizācijas paziņojumu, kura izveidojusi dokumentu uz mašīnvides vai mašinogrammas.
4.5. Grozītais dokumenta oriģināls, kā arī grozītā dokumenta dublikāts un kopijas paliek juridiski spēkā, ja izmaiņas tiek veiktas atbilstoši šī standarta prasībām.
PIELIKUMS (atsauce). PĀRVĒSTULES PARAUGS
PIELIKUMS
Atsauce
Organizācijas rekvizīti - dokumenta veidotājs uz mašīnvides vai mahinogrammas | Dokumentu piekļuves ierobežojumu josla |
|
Teksta virsraksts |
Saskaņā ar līgumu, kas noslēgts 1984. gada 25. decembrī, es nosūtu jums dokumentus uz mašīnas datu nesējiem, tostarp šādu informāciju:
Rūpnīcas numurs | Sējuma sērijas numurs | ||
Izvade |
|||
Īstenošana |
|||
Transports |
Pielietojums: magnētiskā lente - 3.
Piezīme. Pavadvēstule ir sastādīta uz organizācijas veidlapas saskaņā ar GOST 6.38-90 prasībām.
Dokumenta tekstu pārbauda:
oficiālā publikācija
Vienotās dokumentācijas sistēmas: Sat.GOSTov. -
M.: IPK Standartu izdevniecība, 2001
GOST 6.10.4-84 Vienotas dokumentācijas sistēmas. Juridiskā spēka piešķiršana dokumentiem uz mašīnu nesēja un datortehnoloģiju radītai mahinogrammai. Galvenie punkti
| Dokumenta nosaukums: | |
| Dokumenta numurs: | 6.10.4-84 |
| Dokumenta veids: | GOST |
| Uzņēmēja korpuss: | PSRS valsts standarts |
| Statuss: | strāva |
| Publicēts: | oficiālā publikācija Vienotās dokumentācijas sistēmas: Sat.GOSTov. - M.: IPK Standartu izdevniecība, 2001 |
| Pieņemšanas datums: | 1984. gada 09. oktobris |
| Spēkā stāšanās datums: | 1987. gada 01. jūlijs |
| Pārskatīšanas datums: | 2001. gada 1. aprīlis |
GOST 6.10.4-84 Vienotas dokumentācijas sistēmas. Juridiskā spēka piešķiršana dokumentiem uz mašīnu nesēja un datortehnoloģiju radītai mahinogrammai. Galvenie punkti
Organizācijās kā daļu no ražošanas procesa darbinieki veic iekšēju saraksti savā starpā. Viņi raksta paziņojumus, informē viens otru ar paziņojumiem par paveiktā darba gaitu vai par to, kā tas būtu jādara. Bieži vien šādiem dokumentiem ir liela nozīme, un tāpēc tiem ir jābūt juridiskam spēkam.
Lai dokumentam piešķirtu juridisku spēku, jāievēro šādi noteikumi:
darba devējam, veidojot iekšējās korespondences dokumentu, ir jāievēro spēkā esošās likumdošanas normas;
darbinieks var izsniegt dokumentu tikai savas kompetences ietvaros;
darba devējam ir pienākums ievērot noteikumus par dokumentu sagatavošanu un noformēšanu, kā arī darbinieku iepazīstināšanu ar to (ja nepieciešams).
Rekvizīti, kas piešķir dokumentam juridisku spēku
Rekvizītu obligātais sastāvs, kas piešķir izveidotajiem dokumentiem juridisku spēku:
1. Dokumenta autors (organizācijas, iestādes, uzņēmuma nosaukums, norādot departamenta piederību vai juridisko formu). Alternatīva varētu būt dokumenta drukāšana uz veidlapas. Dažos dokumentos papildus norādīta pilsēta, kurā šis dokuments publicēts.
2. Dokumenta nosaukums (rīkojums, nolikums utt.).
3. Dokumenta izveidošanas, apstiprināšanas, spēkā stāšanās datums.
4. Šī dokumenta reģistrācijas indekss (numurs) saskaņā ar uzņēmumā pieņemto reģistrācijas sistēmu.
6. Organizācijas vadītāja vai viņa pilnvarotas atbildīgās personas paraksts. Galvas parakstu var piestiprināt vairākos veidos, jo īpaši:
6.1. Tiešais paraksts (kā saskaņā ar rīkojumiem vienotās formās - norādot atrašanās vietu, paraksta dekodēšanu un pašu parakstu).
6.2. Tiešs apstiprinājuma zīmogs, ko parakstījis šīs organizācijas vadītājs (vai pilnvarota amatpersona). Apstiprinājuma zīmogs tiek uzspiests dokumenta augšējā galvenē labajā pusē.
6.3. Netiešs apstiprinājuma zīmogs, ar starpniecību, piemēram, ar apstiprinājumu ar rīkojumu. Šāds zīmogs parasti tiek iespiests arī dokumenta augšējā virsraksta labajā pusē (kā vienotajā formā T-3 - Personāls).
6.4. Vadītāja rezolūcijas veidā, piemēram, uz darbinieka paziņojuma. Rezolūcijā jāsatur četras sastāvdaļas: rezolūcijas saņēmējs, pati administratīvā darbība vai instrukcija, vadītāja paraksts un rezolūcijas izdošanas datums. Izšķirtspēja parasti tiek piestiprināta ar roku jebkurā brīvā dokumenta vietā, bet parasti tā augšējā daļā.
7. Vīzu apstiprināšana tiem dokumentu veidiem, kuriem bez šādām vīzām nebūs pilna juridiskā spēka. Piemēram, vīzu apstiprināšana ar arodbiedrības primāro struktūru, ņemot vērā pārstāvniecības viedokli, vienošanās ar juristu, ar galveno grāmatvedi utt. Dokumentus, kuriem nepieciešams apstiprinājums, nosaka spēkā esošo tiesību aktu prasības, vienotās formas un pašas organizācijas iekšējie vietējie noteikumi, jo īpaši biroja darba instrukcijas vai departamentu noteikumi utt. (ja tādi ir). Apstiprinājuma vīza var būt šādās formās:
7.1. Norāde uz dokumentu, kas apstiprina apstiprinājumu (vienotā forma T-7). Apstiprinājuma zīmogs parasti tiek uzspiests dizaina apakšējā daļā kreisajā pusē.
7.2. Norāde par vienošanos apliecinošo formulējumu, personas vai personu, ar kurām noslēgts līgums, amats, paraksts/paraksti, to atšifrējumi un vienošanās datumi. Apstiprinājuma vīza parasti tiek piestiprināta dokumenta noformējošās daļas apakšā vai jebkurā brīvā vietā.
8. Iepazīšanās vīzām jābūt zem visiem personāla rīkojumiem un citiem dokumentiem, kas pēc būtības ir jānodod noteiktam darbinieku lokam. Šis rekvizīts ietver arī ar roku rakstītu datumu, kad darbinieki ir iepazinušies zem parakstītā dokumenta. Iepazīšanās vīza ir piestiprināta dokumenta apakšā centrā vai kreisajā pusē.
Valsts statistikas komitejas izstrādātās vienotās veidlapas ir veidotas, ņemot vērā dokumentiem juridisku spēku piešķiršanu un satur visus norādītos rekvizītus (lai gan ir izņēmumi, piemēram, darbinieka personas karte - vienotajā veidlapā T-2 nav reģistrācijas numura , jo šie dokumenti netiek glabāti hronoloģiski, bet gan alfabētiskā secībā).
Visu norādīto detaļu piemērs vienotā veidlapā ir sniegts zemāk, izmantojot vienoto veidlapu T-6 kā piemēru - atvaļinājuma pasūtījumu.
Juridiskā spēka piešķiršana iekšējās sarakstes dokumentiem
Iekšējā sarakste organizācijā risina šādus uzdevumus:
1. Rakstiski izsaka un dokumentē vienas puses, darba devēja vai darbinieka viedokli, pieprasījumu, priekšlikumu vai ir otras puses informēšanas raksturs.
2. Ir neatņemama saikne izbeigšanas procedūrā darba līgums, darbinieku pārcelšana, atvaļinājuma uzskaite un citas personāla procedūras.
3. Kalpo kā nepieciešams dokumentārs pierādījums, izskatot darba strīdu.
Lai iekšējā sarakste varētu veikt visus iepriekš minētos uzdevumus, ir jāievēro šādi nosacījumi:
1. Dokumentam jābūt pareizi noformētam, ar visiem tam nepieciešamajiem rekvizītiem.
2. Dokumentam jābūt ar reģistrācijas numuru atbilstoši ienākošās un izejošās dokumentācijas reģistram.
3. Saņēmējai pusei ir oficiāli jāatbild uz šo dokumentu. Piemēram, rezolūcijas veidā.
4. Dokuments jāuzglabā, ņemot vērā noteiktās arhīva prasības.
Visbiežāk darbinieks veic iekšējo korespondenci, izmantojot paziņojumus, amatpersonas un piezīmes, bet darba devējs - paziņojumu veidā. Iekšējās korespondences dokumenti tiek noformēti ne tikai tad, ja nepieciešams oficiālu ziņojumu apmaiņa starp darbiniekiem, bet arī starp nodaļu vadītājiem un darbiniekiem, vienas nodaļas vadītājiem un citiem utt.
Šobrīd Lielākā daļašī sarakste tiek veikta elektroniskā formātā, izmantojot ziņapmaiņu pa e-pastu . Ar šādiem ziņojumiem ir ārkārtīgi grūti pierādīt, ka šo elektronisko dokumentu ir izveidojis šis konkrētais darbinieks (pat iestatot paroles, jums būs jāpierāda, ka neviens, izņemot šo konkrēto darbinieku, nezināja paroli, lai piekļūtu konkrētam e-pastam). Tāpēc konflikta vai iespējamā konflikta gadījumā dokumentus ieteicams noformēt papīra formā, apliecinot ar savu parakstu, un reģistrēties ar amatpersonas starpniecību uzņēmumā, kas atbild par dokumenta reģistrēšanu.
Juridisku spēku šādai sarakstei iespējams piešķirt, ja darbinieks elektroniskās ziņas izdrukā un amatpersona tos reģistrē. Turklāt uzņēmuma iekšējos dokumentos (iekšējos vietējos noteikumos) kā komunikācijas darba mehānisms ir jānosaka tieši šāda informācijas apmaiņas metode, kā arī ziņojumu pārbaudes biežums.
Apsveriet visparīgie principi juridiskā spēka piešķiršana iekšējās sarakstes dokumentiem - izziņām un paziņojumiem. Šie dokumenti bieži vien ir galvenais pierādījums darba strīdos, tāpēc kompetents darbs ar tiem ir ārkārtīgi svarīgs, lai aizsargātu darba devēja intereses.
Reģistrācijas iezīmes un juridiskā spēka piešķiršana paziņojumiem
Darba devēja interesēs ir, lai darbinieku personiskās izziņas tiktu aizpildītas ar roku. Parasti organizācijas izmanto veidlapu veidnes, kurās ar roku jāaizpilda vismaz darbinieka paraksts un pieteikuma parakstīšanas datums. Bieži vien šāda izteikumu izpilde tiek interpretēta tiesu konfliktā kā spiediena izdarīšanas fakts uz darbinieku.
Iesniegumu principā var izveidot arī automātiski, bet tomēr pēc tam to izdrukā un paraksta šī iesnieguma sastādītājs.
Vēlams, lai pieteikumā, ņemot vērā iepriekš minēto procedūru dokumentiem juridiskā spēka piešķiršanai, būtu iekļauta šāda informācija:
1. Dokumenta nosaukums ir "Pieteikums".
2. Adresāts - kam nosūtīts pieteikums, norādot amatu konkrētajā organizācijā, pilnu vārdu. ierēdnis.
3. Sastādītājs - no kā tas tiek nosūtīts, norādot amatu un pilnu vārdu. strādnieks.
4. Paziņojuma teksts.
5. Iesnieguma autora paraksts.
6. Pieteikuma datums.
7. Saskaņojuma paraksti (visbiežāk ar struktūrvienības vadītāju - ja nepieciešams). Šis rekvizīts nav obligāts. Tāpēc tā klātbūtni nosaka principi darbam ar šādiem dokumentiem konkrētā organizācijā.
8. Iesnieguma reģistrācijas numurs. Numuru dokumentam piešķir atbilstoši ienākošās dokumentācijas žurnālam (vai citam žurnālam, atkarībā no reģistrācijas sistēmas uzbūves konkrētajā organizācijā), norādot numuru, dokumenta pieņemšanas datumu un atbildīgās personas parakstu. (piemēram, sekretārs). Par šo dokumentu saņemšanu atbildīgā persona norāda numuru.
9. Personas, kurai adresēts iesniegums vai kura ir pilnvarota risināt konkrētu jautājumu, noregulējums. Rezolūcijā jābūt ar roku rakstītam parakstam, datumam un administratīvajam lēmumam par iesnieguma izsniegšanu, norādot konkrēto amatpersonu (viņa uzvārdu vai vienkārši departamentu), kurai šis rīkojums nosūtīts, un (ja nepieciešams) datumu, līdz kuram rīkojums ir izdots. ir jāizpilda rezolūcijā norādītais.
10. Pēc tam, kad uz šī iesnieguma pamata ir veiktas personāla procedūras, tajā var izdarīt atzīmes par vadītāja rīkojuma izpildi (skat. 8. piemēru). Tie parasti tiek piestiprināti dokumenta noformējuma daļas apakšā pa kreisi vai jebkurā brīvā vietā.
11. Var būt atzīmes uz lietas numuru, uz kuru nosūtīts šis pieteikums.
Šeit ir lietojumprogrammas piemērs ar visu nepieciešamo informāciju.
Reģistrācijas iezīmes un juridiska spēka piešķiršana paziņojumiem
Darba devējs raksta paziņojumus, lai informētu darbinieku par kaut ko. Piemēram, brīdināt viņu par plānoto darbinieku skaita samazināšanu (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 180. pants), par gaidāmo kārtējo ikgadējo atvaļinājumu saskaņā ar uzņēmuma atvaļinājumu grafiku (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 123. pants) , par gaidāmajām izmaiņām darba līguma noteikumos (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 74. pants), par to, ka tiek samazināts noteikta laika darba līgums ar darbinieku (Darba kodeksa 79. pants). Krievijas Federācija) utt.
Oficiālie paziņojumi par darba likumdošanā paredzētās kārtības ievērošanu jāsastāda tikai papīra formā, jo šie dokumenti būs apstiprinājums par atbilstību noteiktajai kārtībai, un darbinieks apstiprina šī paziņojuma saņemšanu, kā likums, uz pats dokuments.
Zemāk ir izvilkumi no Darba kodeksa, kas apstiprina prasību par rakstisku paziņojumu atsevišķos gadījumos par atbilstību darba likumdošanas prasībām.
Dokumenta fragments
|
Krievijas Federācijas Darba kodekss 74. pants (...) Darba devējam ir pienākums paziņot darbiniekam par gaidāmajām pušu noteiktajām izmaiņām darba līguma noteikumos, kā arī par iemesliem, kuru dēļ šādas izmaiņas bija nepieciešamas. rakstīšana ne vēlāk kā divus mēnešus, ja vien šajā kodeksā nav noteikts citādi. Ja darbinieks nepiekrīt strādāt jaunajos apstākļos, darba devējam ir pienākums rakstīšana piedāvāt viņam citu darba devējam pieejamu darbu (gan vakantu vai darbinieka kvalifikācijai atbilstošu darbu, gan vakantu zemāku amatu vai mazāk atalgotu darbu), kuru darbinieks var veikt, ņemot vērā savu veselības stāvokli. 79. pants. Darba līguma uz noteiktu laiku izbeigšana Darba līgums uz noteiktu laiku tiek izbeigts, beidzoties tā darbības termiņam. Par darba līguma izbeigšanu sakarā ar tā izbeigšanos darbinieks rakstiski jāpaziņo vismaz trīs kalendārās dienas pirms atlaišanas, izņemot gadījumus, kad uz noteiktu laiku noslēgtā darba līguma termiņš ir noslēgts uz darba pienākumu pildīšanas laiku. prombūtnē esošajam darbiniekam beidzas termiņš. 123. pants Apmaksāto atvaļinājumu piešķiršanas kārtību nosaka katru gadu saskaņā ar atvaļinājumu grafiku (…). Darbiniekam jāpaziņo par atvaļinājuma sākuma laiku. zem krāsošanas ne vēlāk kā divas nedēļas pirms tā uzsākšanas. 180. pants (...) Darbiniekus darba devējs brīdina personīgi un zem krāsošanas vismaz divus mēnešus pirms izbeigšanas. |
Paziņojumā ir visa tā pati informācija, kādai jābūt jebkurā personāla dokumentā.
Dokumentu reģistrācijas sistēma iekšējai sarakstei
Darba devējam būs vieglāk sevi aizstāvēt darba konflikta (arī tiesas) gadījumā, ja organizācijā būs kompetenti izveidota dokumentu reģistrācijas sistēma. Reģistrācijas sistēma uzņēmumā ir nepieciešama, lai:
dokumentu pieejamības reģistrēšana un to kustības izsekošana;
juridiskā spēka piešķiršana uzņēmuma dokumentiem;
optimāla iekšējās dokumentu plūsmas organizācija uzņēmumā;
darba devēja interešu aizsardzība tiesu konflikta gadījumā. AT Šis gadījumsžurnālu reģistrācijas sistēma apstiprinās dokumenta izveidošanas faktu noteiktā datumā.
Žurnālu (grāmatvedības grāmatu) skaits, kas jāuztur, ir tieši atkarīgs no organizācijas darbības īpašībām. Lai grāmatvedības žurnāli (grāmatas) pildītu ne tikai dokumentu reģistrēšanas funkciju, bet arī kalpotu kā pierādījums konflikta gadījumā, ka dokuments ir faktiski izveidots noteiktā laika periodā un to nevarēja ievadīt vēlāk, šo žurnālu reģistrēšanai ieteicams ievērot šādus noteikumus.
Žurnāliem jābūt:
ir ar cietu vāku (lai ievērotu glabāšanas laiku);
ir līmes iesējums (lai pierādītu, ka nav iespējams vai grūti noņemt lapu vai pievienot lapu esošam žurnālam);
ir numurētas lapas no sākuma līdz beigām;
būt sašūtam;
jāapliecina ar juridiskās personas zīmogu un organizācijas vadītāja parakstu (izņemot pirmās divas darba grāmatiņu uzskaites grāmatas, kurām jābūt apliecinātām ar vaska zīmogu vai zīmogu (dekrēta 41. punkts). Krievijas Federācijas valdības 2003. gada 16. aprīļa Nr. 225 "Par darba grāmatām").
Žurnālu iekšējo skatu, kurā iespējams reģistrēt iekšējās korespondences dokumentus, izstrādā pašas organizācijas, jo nav vienotu žurnālu formu. Zemāk ir to formas piemērs.
Kopijas un dublikāti
Nereti iekšējās korespondences dokumenti amatpersonām tiek nodoti kopiju vai dublikātu veidā, īpaši, ja dokumenta oriģināls tiek nosūtīts augstākai amatpersonai vai iekļauts lietas materiālos, taču ar dokumentu ir jāveic dažas turpmākas darbības.
Kopēt Dokuments var būt fakss vai bezmaksas. Faksa kopija pilnībā atveido dokumenta saturu un visu tā saturu ārējās pazīmes- oriģinālā ietvertās ziņas (tostarp paraksts un zīmogs) vai to daļa, jo īpaši to atrašanās vieta. bezmaksas kopija izveidots uz rakstāmmašīnām, satur visas dokumenta detaļas, bet ne vienmēr atkārto tā formu.
Par dokumentiem atbildīgais darbinieks apliecina kopijas. Kopiju apliecināšana tiek noformēta, uzliekot vārdu "Patiesa" vai "Kopija ir pareiza" un norādot atbildīgās personas parakstu, tā atšifrējumu un datumu. Parasti dokumenta formālās daļas apakšā jebkurā brīvā vietā tiek piestiprināta apliecinājuma piezīme.
Ja dokuments tiek iesniegts citām organizācijām, uz dokumentu kopijām (izrakstiem no tiem) noteikti apzīmogojiet .
Dublikāts - oficiāla dokumenta dublikāts, kuram ir oriģināla juridiskais spēks.
* * *
Tātad iekšējās korespondences dokumentus nevar novērtēt par zemu - bieži vien no viņu pareizs dizains un apstrāde ir atkarīga no procedūras likumības atzīšanas. Bet tieši ar šiem dokumentiem darba devēji visbiežāk nezina, kā rīkoties. Šādi papīri netiek reģistrēti, netiek ņemti vērā, nesaskaņoti, kas negatīvi ietekmē ne tikai dokumenta juridisko spēku, bet arī uzņēmumā veiktās vadības procedūras. Bieži vien tādēļ darba devējs nevar pierādīt konkrētā darbinieka vainu un nevar piemērot tiesiskas metodes disciplinārsoda piemērošanai vai darba līguma ar darbinieku uzteikšanai. Daudzi uzņēmumi sāk veidot sistēmu darbam ar dokumentiem jau pēc savām kļūdām, taču labāk to novērst Negatīvās sekas nekā tikt galā ar to rezultātu.
1 Ar roku rakstīts datums
2 Personiskais randiņš
Dokuments uz mašīnas datu nesēja iegūst juridisku spēku, ja tiek ievērotas tā izpildes prasības, kas ir uzskaitītas zemāk un atbilst GOST 6.10.4-84.
Dokuments uz mašīnas datu nesēja jāieraksta, jāizgatavo un jāmarķē saskaņā ar GOST 12065-74, GOST 20598-80, GOST 8303-76, GOST 25752-83, GOST 25764-83, GOST 6.10.1- prasībām. 80, GOST 6.10. 2-83, GOST 6.10.3-83, GOST 2.003-77, GOST 2.301-77 - GOST 2.034-77, GOST 1977-74, GOST 1978-74, un visa informācija tiek kodēta saskaņā ar -Savienības tehniskās un ekonomiskās informācijas klasifikatori. Ja Vissavienības klasifikatoros nav nepieciešamās informācijas, ir atļauts izmantot reģistrēto starpnozaru klasifikatoru kodus.
Mašinogramma jāizveido, ņemot vērā valsts standartu prasības vienotajām dokumentācijas sistēmām.
Dokumenta ierakstīšanai uz mašīnvides un mahinogrammas izveides jābalstās uz datiem, kas ierakstīti oriģinālajos (primārajos) dokumentos, kas saņemti pa sakaru kanāliem no automātiskajām ierakstīšanas ierīcēm vai automatizētas problēmu risināšanas procesā.
Dokumentā uz mašīnas datu nesēja vai mašīnrakstā jābūt šādai obligātai informācijai:
Organizācijas nosaukums - dokumenta veidotājs;
Organizācijas atrašanās vieta - dokumenta veidotājs vai pasta adrese;
dokumenta nosaukums;
Dokumenta izgatavošanas datums;
Tās personas kods, kura ir atbildīga par dokumenta izgatavošanas pareizību uz mašīnas datu nesēja vai mahinogrammas, vai, parasti, tās personas kods, kura apstiprinājusi dokumentu.
Obligātie dokumenta dati uz mašīnas datu nesēja jānovieto tā, lai jūs varētu unikāli identificēt detaļas.
Mašīnraksta obligātās detaļas jādrukā un jānovieto saskaņā ar valsts standartu prasībām vienotajām dokumentācijas sistēmām.
Rekvizīts "Organizācijas nosaukums - dokumenta veidotājs" jāraksta šādā formā: identifikācijas kods atbilstoši Vissavienības uzņēmumu un organizāciju klasifikatoram (OKPO) un organizācijas nosaukums. Var izmantot noteiktos saīsinājumus.
Organizācijām, kurām nav juridiskas personas tiesību, jānorāda tās organizācijas OKPO kods, kurai tās ir pakļautas.
Rekvizīts "Organizācijas atrašanās vieta - dokumenta veidotājs" jāraksta šādā formā: identifikācijas kods pēc Vissavienības klasifikatora "PSRS un Savienības administratīvi teritoriālā iedalījuma objektu apzīmēšanas sistēma". republikas, kā arī apdzīvotās vietas" un apdzīvotās vietas nosaukums, kurā organizācija atrodas.
Rekvizīts "Dokumenta nosaukums" jāraksta šādā formā: identifikācijas kods un dokumenta formas nosaukums saskaņā ar Vissavienības Pārvaldības dokumentu klasifikatoru (OKUD) vissavienības vai filiāles dokumentiem ( katedras), republikas vadības dokumentācijas klasifikators - nozaru (nodaļu), republikas dokumentu veidlapas .
Rekvizīts "Dokumenta izgatavošanas datums" ir jāreģistrē saskaņā ar GOST 6.38-72 prasībām un jānorāda dokumenta ierakstīšanas laiks, kas ļauj to identificēt ar mašīnas protokolu.
Rekvizīts "Par pareizu dokumenta izgatavošanu atbildīgās personas kods uz mašīnas datu nesēja un mašīnu diagrammām" vai "Personas, kura apstiprinājusi dokumentu" jāraksta šādā formā: identifikācijas kods un amats, uzvārds. persona, kas atbild par pareizu dokumenta izgatavošanu uz mašīnas datu nesēja un mašīnprogrammām, vai persona, kas apstiprinājusi dokumentu. Konkrētas personas īpašumtiesības uz kodu ir jāreģistrē organizācijā, kas izveidoja dokumentu uz mašīnas datu nesēja vai ražoja mašīnas programmu, kā arī jāizveido tehniskā programmatūra un organizatoriski nosacījumi, kas izslēdz iespēju izmantot svešus kodus.
Dokumenta oriģināliem, dublikātiem un kopijām uz mašīnvides un mahinogrammām, kuras saņem šī datorkompleksa standarta programmatūra, ir vienāds juridiskais spēks, ja tie noformēti atbilstoši šī standarta prasībām.
Dokumenta oriģināls uz mašīnas datu nesēja ir pirmais laika ieraksts dokumentam uz mašīnas datu nesēja, kurā ir norāde, ka šis dokuments ir oriģināls.
Mašīnraksta oriģināls ir pirmā dokumenta kopija, kas izdrukāta ar datortehnoloģiju uz papīra un satur norādi, ka šis dokuments ir oriģināls.
Ir svarīgi atcerēties, ka saskaņā ar GOST R 6.30-97 dokumenta elektroniskās kopijas identifikators ir atzīme (kājene), kas atrodas katras dokumenta lapas apakšējā kreisajā stūrī un satur faila nosaukumu uz dokumenta. mašīnas datu nesējs, datums un citi organizācijā iestatītie meklēšanas dati.
Dokumenta dublikāti uz mašīnnesēja ir visi vēlāki, autentiski dokumenta satura ierakstos uz mašīnvides un satur norādi, ka šie dokumenti ir dublikāti.
Mašīnraksta dublikāti visi ir vēlāki, autentiski satura izdrukās uz papīra, kas satur norādi, ka tie ir dublikāti.
Dokumenta kopijas uz mašīnnesēja vai mašīnrakstā ir dokumenti, kas pārrakstīti no oriģināla vai dublikāta uz mašīnnesēja vai mašīnrakstā uz citu informācijas nesēju, pēc satura autentiski un satur norādi, ka šie dokumenti ir kopijas.
Dublikātos un kopijās jāietver obligāta informācija, kas ietverta oriģinālajā dokumentā uz mašīnas datu nesēja vai mašīnas programmas.
Vairāk par šo tēmu 33.. JURIDISKĀ SPĒKĀ PIEŠĶIRŠANA DOKUMENTIEM, UZ MAŠĪNAS VIDĒJA:
- Datorinformācijas nelikumīgas piekļuves faktu izmeklēšana
- 33.. JURIDISKĀ SPĒKĀ PIEŠĶIRŠANA MAŠĪNAS DOKUMENTIEM
- 17.tēma. Parādu un maksājumu dokumentu piedziņa
- Ārvalstīs noformētu dokumentu pieņemšana pie notāra. Apostiles jēdziens un prasības formai un saturam
